Friday, February 29, 2008

Pengurusan Tanzim

Pengurusan Tanzim

MUQADDIMAH

Mengurus tanzim yang bersifat haraki memerlukan keseriusan, ketepatan, kebijaksanaan dan memenuhi kehendak atau matlamat organisasi.

Islam yang sifatnya syumul memerlukan penganutnya supaya sentiasa berdakwah dan memanggil manusia kepada jalan Allah dengan cara yang bijaksana (hikmah).

Tanggungjawab tersebut memanggil para pendukung harakah ini untuk mengurus tanzimnya dengan penuh munazzamah dan bersifat semasa.

Kertas ini bertujuan untuk membantu ‘amilin untuk meninjau beberapa aspek dari pengurusan untuk mengemaskini dan membaik pulih tanzim supaya sentiasa selari dengan matlamat wadah perjuangan itu sendiri.

PENGURUSAN TANZIM

Jamaah Islam diperingatkan akan kata-kata Saidina Ali Karamallahu Wajhah, bahawa gerkan Islam yang rapuh pengurusannya mudah dilakahkan oleh gerakan musuh (kuffar) yang kemas tanzimnya.

Malah Al-Quran awal-awal lagi telah menekankan bahawa Allah menyukai orang-orang yang berperang di jalanNya dalam barisan yang teratur seakan-akan seperti bangunan yang tersusun kukuh (Al-Saff : 4).

Dalil ini sebenarnya menuntut gerakan Islam supaya menyempurnakan, memperkemaskan dan menjitukan urusan organisasinya.

Kita sering terdengar daripada komen dan muhasabah daripada para pendukung gerakan Islam bahawa jamaah seolah-oleh tidak pandai menyusun atur tenaga pekerjanya, program yang tidak tepat, lembap bekerja, kurang program, tidak berkesan dan yang seumpamanya.

Kalau diamati masalah-masalah tersebut, kita akan bersetuju membuat kesimpulan bahawa ia ada kaitan dengan bagaimana kita mengurus jamaah.

Tuan Guru Haji Abdul Hadi Awang di dalam ucapannya semasa Konvensyen Tarbiyyah PAS pada 1 hb September yang lepas berpendapat, bahawa masalah yang perlu diatasi oleh kita termasuklah manhaj yang tidak sampai ke bawah, bekerja secara bersendirian, keberkesanan dan kelembapan.

Analisis masalah-masalah yang disebutkan oleh Tuan Guru tadi mencerminkan beberapa perkara yang berkait terus dengan pengurusan tanzim.

Mengenai manhaj yang tidak sampai ke bawah, ini mencerminkan bahawa komunikasi kita masih tidak efektif atau usaha untuk menjelaskan manhaj tersebut tidak meluas dalam jamaah.

Mengenai bekerja secara persendirian pula, ia menggambarkan pula bahawa ada lagi di kalangan ahli yang tidak jelas mengenai konsep perjuangan secara jama’i. Manakala mengenai keberkesanan dan kelembapan, ternyata kedua-dua perkara tersebut menjelaskan bahawa kemahiran managerial dan supervision masih ketara kewujudannya.

Tidak hairanlah untuk dinyatakan di sini bahawa banyak perkara mengenai pengurusan tanzim yang perlu kita pelajari dan perlulah jamaah serius melengkapkan anggota jamaah dengan kemahiran dan pengetahuan dalam bidang pengurusan.

ASAS PENGURUSAN YANG MUNAZZAMAH

Sistem pengurusan yang tersusun rapi perlu berasaskan kepada pemikiran kepimpinan yang berstrategik dan mampu memandu ahli kepada matlamat jamaah. Di antara asas-asas pengurusan organisasi berstrategik termasuklah:

1.Menentu dan menjelaskan misi jamaah kepada anggota dan bukan anggota

2.Sentiasa membuat analisis mengenai kekuatan dan kekurangan dalaman jamaah serta menilai peluang-peluang dan ancaman luaran jamaah

3.Menjelaskan objektif yang hendak dicapai

4.Membentuk strategi

5.Pelan tindakan

Sebelum asas-asas di atas dibahas, terdapat beberapa faktor yang perlu dijelaskan kerana ia boleh dianggap sebagai teras kepada pengurusan strategik. Di antaranya:

a) Kefahaman

b) Komunikasi

c) Komitmen

Ketiga-tiga faktor adalah initpati kepada pengurusan strategik. Taerlebih dahulu ahli dan pimpinan jamaah mesti dijelaskan akan keperluan pengurusan berstrategik. Ini adalah penting untuk mengelakkan salah faham dan kurang minat bekerja atau lembap bekerja.

Selagi mereka tidak memahami kenapa kita perlu kepada urusan pentadbiran yang kemas dan mempunyai matlamat tersendiri, selagi itulah kita akan terdengar masalah-masalah yang berkaitan dengannya.

Justeru itu komunikasi adalah penting untuk menyebarkan dan menjelaskan kenapa pengurusan berstrategik diperlukan oleh jamaah. Komunikasi dua hala adalah paling sesuai sekali diamalkan.

Hasil daripada kefahaman kepada pengurusan tersebut, serta dibantu oleh system komunikasi yang berterusan, maka aspek komitmen ahli untuk melaksanakan kerja akan tinggi dan sentiasa terarah kepada matlamat jamaah.

Visi Jamaah

Perhubungan negeri dan dewan perlu jelas mengenai visi parti keseluruhannya. Barangkali perkara ini tidak banyak menimbulkan masalah kerana kesemua ahli memahami bahawa visi dan matlamat jemah adalah untuk mensyariatkan hukum Allah dalam negara kita.

Tetapi perlu diberi peringatan bahawa dalam merealisasikan visi ini banyak perkara yang perlu dilaksanakan. Inilah yang dikatakan sebagai asas-asas pengurusan yang tersusun.

Misi Jemaah

Dengan cara yang mudah, misi bermaksud ‘apakah urusan jamaah sebenarnya’.

Jamaah mesti menjelaskan beberapa elemen antaranya ialah siapakah sasaran, perkara yang disebarkan (produk atau perkhidmatan), di manakah sasaran boleh mendapatkan ‘perkara’ yang hendak disebarkan, imej jamaah kepada masyarakat, keprihatinan jamaah kepada anggota sendiri dan keprihatinan kepada pembangunan organisasi.

Kesemua elemen perlu diperjelaskan kepada para pendukung. Adalah wajar untuk memastikan anggota memahami misi jamaah, maka perlulah ia ditulis dan dihafalkan (jika perlu).

Cuba kita mengingatkan kembali tatkala Al-Syahid Hassan Al-Banna menanamkan semangat jihad di kalangan anggota Ikhwan di mana mereka menghafal slogan mereka, siang dan malam, dengan tujuan untuk sentiasa mengingatkan dan memperbaharui azam supaya matlamat perjuangan sentiasa dihayati.

“Allah Matlamat Kami, Rasul Pemimpin Kami, Al-Quran Perlembagaan Kami, Mati di jalan Allah Cita-cita Tertinggi Kami”. Inilah di antara misi Ikhwan.

Lajnah Tarbiyah mencadangkan agar perkara misi mestilah jelas di kalangan ahli dan pimpinan supaya kita sentiasa terdorong oleh agenda yang mesti kita dibereskan.

Analisis Kekuatan, Kekurangan, Peluang dan Ancaman

Selepas misi dibentuk dan dipersetujui oleh pimpinan, maka seterusnya perlulah dibuat satu analisa mengenai dua faktor penting, faktor dalaman dan faktor luaran.

Yang dimaksudkan dengan faktor dalaman ialah kekuatan dan kekurangan kita dalam jamaah. Di antara perkara yang dimaksudkan kekuatan ialah keupayaan sumber tenaga anggota, kewangan, sumber fizikal dan lebih saingan (competitive advantage). Manakala kekurangan juga perlu dikenalpasti di samping kekuatan dalaman jamaah.

Ini meliputi sumber kewangan, tenaga pekerja yang tidak mencukupi dan lain-lain lagi.Kedua-dua aspek ini sungguh kritikal bagi tanzim kerana dripada sini jamaah akan dapat menentukan sejauh manakah kemampuan dan kapasiti organisasi dan juga pada masa yang sama perkara-perkara yang perlu dibaiki dalam proses mencapai matlamat.

Faktor luaran termasuklah peluang-peluang luaran yang boleh dimanfaatkan dalam mencapai matlamat organisasi. Di samping itu, organisasi juga perlu mengenalpasti ancaman dan ugutan daripada persekitaran yang boleh membantutkan atau melembapkan proses pencapaian matlamat.

Contoh peluang ialah kesedaran masyarakat kepada Islam. Daripada kesedaran ini maka bolehlah organisasi cuba memanfaatkannya dengan mengemukakan kepada masyarakat program-program untuk mereka (strategi).

Objektif

Kesilapan selama ini dalam mengurus tanzim ialah:

1. Tiada objektif yang jelas

2. Objektif yang susah hendak dinilai akan keberkesanan pencapaiannya

3. Tiada jangka waktu dalam proses mencapai objektif

4. Objektif yang tidak terurus kepada organisasi keseluruhannya

5. Keliru di antara matlamat dengan objektif

Masalah yang ketara dalam jamaah ialah sikap ahli yang tidak mahu menyediakan objektif tanzim, sama ada untuk jangka masa pendek atau jangka masa panjang.

Hasilnya ialah perlaksanaan program yang bersifat ‘impromptu’, ad-hoc dan mengikut trend. Perlaksanaan program seumpama ini selalunya tidak menjurus kepada matlamat organisasi keseluruhannya. Perlaksanaan program hanyalah bersifat untuk memenuhi diari dan bukan dari perancangan menyeluruh.

Apabila ditanya oleh pimpinan bahawa adakah mereka sudah melaksanakan program, maka dirasakan boleh menjawab dengan ‘selamat’ bahawa mereka ada berbuat sesuatu. Sama ada program itu adalah sebahagian daripada strategi menyeluruh, ia masih lagi boleh dipertikaikan.

Pembentukan objektif yang jelas adalah perlu untuk:

1. Mengukur atau menilai prestasi kerja tanzim

2. Kesepaduan tindakan daripada pimpinan dan ahli

3. Tindakan yang terarah

4. Sentiasa memperingatkan akan matlamat akhir tanzim

Pembentukan objektif perlu dinyatakan jangka masanya, samada objektif tahunan atau onjektif jangka masa panjang. Dalam konteks organisasi kita adalah perlu dinyatakan objektif jangka masa panjang selama 4 atau 5 tahun kerana ia bersesuaian dengan keperluan pilihanraya.

Contoh objektif jangka masa panjang:

Dalam tahun 2000, PAS Sabah dapat menambahkan bilangan kawasannya sebanyak 40 kawasan baru.

Contoh objektif tahunan

Dalam tahun 1997, PAS Sabah dapat menambahkan bilangan kawasannya sebanyak 10 kawasan baru.

Dengan pembentukan objektif seumpama ini baharulah dapat dinilai sejauhmana gerakerja organisasi. Adakah ia berjaya atau gagal menambahkan bilangan kawasannya.

Objektif ini dapat membantu mendorong ahli dan pimpinan untuk bekerja dengan bermatlamat dan terarah. Selalunya pembentukan strategi berdasarkan kepada analisis kekuatan, kekurangan, peluang dan ancaman yang telah dikenalpasti oleh qiadah (pimpinan).

Ada beberapa cara untuk membentuk strategi organisasi antaranya ialah dengan memanfaatkan kekuatan dalaman digandingkan dengan peluang yang ada dipersekitaran.

Strategi yang baik adalah strategi yang menjurus kepada objektif yang telah ditentukan oleh qiadah.

Terdapat beberapa faktor yang boleh menilai strategi: a) ‘Consistent’; ia memberi makna bahawa strategi yang hendak dilaksanakan perlu menjurus kepada matlamat organisasi. Ini juga bermakna jika perlaksanaan strategi mendatangkan kebaikan satu pihak (dewan, lajnah atau jabatan) tetapi merugikan satu pihak yang lain, maka ini dianggap tidak konsisten.

b) ‘Feasible’; ia memberi makna bahawa strategi tersebut perlulah berdasarkan keupayaan dengan sumber-sumber tanzim, seperti tenaga kerja, kewangan dan fizikal. Ianya juga perlulah tidak memberatkan kapasiti yang ada dalam jamaah.

c) ‘Advantage’; ia bermakna bahawa tanzim perlulah memanfaatkan lebih saingan yang ada dalam organisasi. Ini termasuklah kemahiran, sumber-sumber dan kedudukan. Ia bertujuan supaya strategi yang hendak dilaksanakan adalah berdasarkan ketrampilan organisasi dalam masyarakat.

Pelan tindakan

Ini merupakan tahap yang paling sukar kerana ia mempengaruhi banyak perkara. Secara mudahnya ia bermakna bahawa bagi sesuatu tindakan yang hendak dilaksanakan perlu ada:

• Aktiviti (perkara)

• Ketua

• Tarikh bermula

• Tarikh dijangka tamat

Sepintas lalu, ia agak mudah tetapi realitinya tahap ini adalah rumit. Banyak perkara terlibat dalam tahap ini antaranya ialah budaya kerja tanzim yang sedia ada (membantu atau membantut), struktur organisasi, motivasi, iltizam, penyelarasan, kepimpinan dan pengawasan.

Faktor-faktor ini boleh melicinkan pelan tindakan dengan andaian perkara-perkara tersebut tidak banyak mendatangkan banyak masalah kepada tanzim. Di sinilah perlunya peringatan daripada pimpinan dan dorongan daripada ayat-ayat Allah akan tuntutan berjihad dan berjamaah.

PENUTUP

Kertas ini dengan ringkas cuba untuk menjelaskan peri pentingnya pengurusan tanzim yang sistematik dan berstrategik. Ia memerlukan komitmen daripada kesemua anggota ahli organisasi untuk sama-sama melaksanakan tugas yang telah diamanahkan. Insya’ Allah program daurah ini dapat merumuskan sesuatu yang positif pada jamaah kita.

PENGURUSAN PROJEK

E3008/UNIT 10/

PENGURUSAN PROJEK

UNIT10 PENGURUSAN PROJEK

Objektif Am

Memahami keperluan pengurusan projek

Membuat laporan dan taklimat

10.0 PENGENALAN

Unit ini akan membincangkan secara lebih terperinci mengenai elemen-elemen pengurusan projek yang berikut :-

    1. Perancangan dan kitar kawalan dalam pengurusan projek
    2. Pembangunan pelan projek
    3. Perlaksanaan pelan projek
    4. Pemantauan kemajuan projek
    5. Kawalan projek
    6. Integrasi kos
    7. Penjadualan maklumat dan nilai dapatan
    8. Membuat laporan dan taklimat

10.1 PERANCANGAN DAN KITAR KAWALAN

Tujuan perancangan projek adalah untuk menentukan kaedah yang akan digunakan untuk merancang sesuatu projek. Walau bagaimanapun, kejayaan sesuatu perancangan adalah bergantung kepada pengetahuan tentang prosedur yang sedia ada dan kebolehan untuk memilih kaedah yang paling menguntungkan. Untuk memastikan kejayaan sesuatu perancangan, ia bergantung kepada keputusan yang memerlukan pengumpulan sebanyak mungkin maklumat-maklumat tentang bahan, mesin, tenaga manusia, kewangan dan masa.

      1. Bahan

Di antara aspek-aspek yang perlu dititikberatkan ialah :

      1. Kuantiti masa
      2. Penghantaran bahan
      3. Jenis bahan yang digunakan dan menempatkannya
      1. Tenaga manusia ( pekerja )

Dalam pengurusan dan pelaksanaan sesuatu projek, memerlukan tenaga kerja yang mencukupi untuk menyiapkan sesuatu projek. Projek mungkin tidak akan dilaksanakan tanpa tenaga kerja.

      1. Mesin

Mesin atau alat jentera diperlukan dalam melaksanakan sesuatu projek. Ia diperolehi melalui pembelian peralatan atau penyewaan.

      1. Kewangan

Kewangan adalah penting dan perlu diambil kira dalam melaksankan sesuatu projek. Biasanya syarikta yang mempunyai kedudukan kewangan yang kukuh akan diberi mandat untuk menyiapkasan sesutu projek. Kewangan akan melibatkan kos di mana, menilai kos dari mula pembinaan hinggalah selesai seperti kos pembinaan, gaji pekerja, penyewaan mesin dan sebagainya.

      1. Masa

Pemilik biasanya menginginkan tarikh permulaan , tarikh penyiapan dan tarikh penting yang lain yang terdapat di dalam dokumen tawaran. Had masa juga telah ditetapkan untuk menyiapkan sesuatu projek.

    1. PEMBANGUNAN PELAN PROJEK

Proses pembangunan pelan projek bermula daripada penerimaan dokumen-dokumen kontrak dan akan menyediakan senarai-senarai aktiviti yang terdiri daripada aktiviti pengeluaran dan aktiviti perolehan.

      1. Aktiviti Pengeluaran

Dokumen kontrak ini menyatakan butiran yang diperlukan untuk membangunkan sesuatu projek berdasarkan sumber setiap aktiviti. Daripada senarai aktiviti rangkaian pembangunan projek disediakan. Rangkaian ini akan memberikan satu jadual yang dapat berfungsi sebagai pelan asas untuk melaksanakan kerja-kerja projek.

      1. Aktiviti Perolehan

Perancangan dan keseluruhan proses penjadualan mesti dikaitkan dengan kos projek yang memerlukan analisa selanjutnya. Masa perlaksanaan untuk sesuatu pembangunan pelan projek berkait rapat dengan sumber yang diperlukan. Semakin pendek masa untuk perlaksanaan, semakin banyak keperluan sumber. Dengan itu aktiviti yang berkos tinggi mungkin dipanjangkan masa perlaksanaannya dan mengakibatkan pengurangan dari segi kos dan sumber.

    1. PERLAKSANAAN PELAN PROJEK

Perlaksanaan pelan projek merangkumi perkara-perkara berikut :-

    1. Konsep projek

Sesuatu projek boleh dikategorikan sebagai projek besar, sederhana dan kecil. Ia boleh jadi terhad kepada satu sektor yang khusus atau merentasi beberapa sektor. Walau bagaimanapun, semua projek mempunyai beberapa ciri yang sama.

    1. Matlamat yang segera

Sesuatu projek lebih menekankan kepada matlamat yang telah ditetapkan dengan tujuan untuk menyelesaikan masalah yang mendesak dan yang sudah dikenalpasti.

    1. Tidak berulang-ulang

Pelaksanaan projek berbeza dengan pentadbiran biasa yang rutin dalam sesebuah organisasi atau agensi kerajaan. Projek-projek pembangunan biasanya diuruskan oleh badan-badan yang ditubuh khas untuk mengendalikan aktiviti-aktiviti projek yang tertentu supaya tiada pertindihan.

    1. Ketidakpastian

Walaupun sesuatu projek kelihatan jelas dari segi objektif dan perlaksanaannya, sebenarnya semua projek mengalami masalah ketidakpastian. Masalah ini berkaitan dengan adanya kemungkinan penyesuaian perlarasan yang perlu dibuat ke atas rekabentuk teknikal, ekonomi atau pengurusannya.

    1. PEMANTAUAN KEMAJUAN PROJEK

Pemantauan projek perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran. Pemantauan sesuatu projek dibuat dengan maklumat sasaran dan keluaran dicatat untuk dibuat perbandingan. Selepas itu satu pembetulan rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana dan sebagainya.

      1. Pemantauan kemajuan

Sebaik sahaja maklumbalas dari tapak didapati, penilaian data perlu dibuat untuk mengekalkan tempoh masa sasaran. Kejayaan sesuatu kerja bergantung kepada keputusan yang dibuat dan kepakaran dalam membuat penjadualan. Penilaian dibuat berdasarkan keluaran hasil kerja berbanding dengan sasaran, seterusnya peratus pencapaian dibuat berdasarkan perkara ini.

      1. Tindakan pembetulan

Selepas tindakan penilaian dibuat ke atas sesuatu projek, suatu rancangan pembetulan perlu dibuat bagi mencapai matlamat sasaran sepenuhnya. Pembetulan dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana alam dan sebagainya. Satu jadual perancangan dan sasaran kerja perlu disediakan semula sekiranya berlakuperubahan pada penjadualan.

10.1 Perancangan dan kitar kawalan merupakan suatu proses untuk ______

    1. Nyatakan DUA aktiviti yang terlibat di dalam proses pembangunan pelan projek.
    1. Terangkan EMPAT perkara penting yang perlu diambil kira dalam perlaksanaan pelan projek.
    1. Bagimanakah pemantauan kemajuan projek dilaksanakan?

1. Perancangan dan kitar kawalan merupakan suatu proses untuk menentukan kaedah yang akan digunakan untuk merancang sesuatu projek

2. Pengeluaran dan perolehan

10.3 i. Konsep projek

    1. Matlamat yang segera
    2. Tidak berulang-ulang
    3. Ketidakpastian

10.4 Pemantauan sesuatu projek membuat perbandingan di antara maklumat sasaran dan keluaran. Selepas itu satu pembetulan rancangan perlu dibuat ke atas kesilapan kerja yang tidak diduga seperti kelewatan akibat bencana dan sebagainya.

    1. KAWALAN PROJEK

Sesuatu projek tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika tiada pengawalan yang sistematik. Kawalan merupakan proses untuk mengawal sesuatu perlaksanaan sesuatu projek. Pengawalan yang terancang boleh dilaksanakan dengan cara yang ekonomi, mengenalpasti had masa penjadualan dan mengambil kira sumber-sumber yang boleh diperolehi.

Kawalan yang baik dan terancang perlu mencerminkan kerja yang tepat dan dapat dilaksanakan bersesuaian dengan perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan. Ini membolehkan sebarang perubahan kerja dari penjadualan dapat dikesan, dinilai dan dikawal.

Di antara aspek pengawalan projek yang perlu diambilkira ialah :-

      1. Tahap Kawalan
      2. Ciri-ciri tahap kawalan
      3. Menyediakan jadual sasaran
      4. Mengawasi projek
      5. Penilaian dan peramalan
      6. Tempoh kawalan pengemasakinian
      7. Tempoh masa pengemaskinian
    1. INTEGRASI KOS

Kos yang terlibat di dalam pelaksanaan projek boleh dibahagikan kepada beberapa kategori seperti bekalan tenaga fizikal, penggunaan tenaga buruh, pembelian atau penyewaan tanah yang melibatkan pembayaran cukai dan sebagainya. Kos-kos tersebut perlulah dinilai dengan masa yang akan menentukan pendapatan yang sewajarnya diperolehi.

Penentuan kos adalah penting dalam melaksanakan sesuatu projek. Kos yang tidak mencukupi akan mempengaruhi perjalanan sesuatu projek yang mungkin akan mengakibatkan projek terbengkalai. Perancangan kos yang teliti perlu bagi mengelakkan kerugian kepada syarikat. Di antara perkara-perkara yang penting semasa membuat perancangan kos ialah :-

    1. Kos bahan mentah, gaji pekerja, pengangkutan barang-barang, penyewaan mesin atau pembelian mesin, tapak pembinaan dan sebagainya.
    1. Kesan perubahan jangkamasa di mana pengusaha-pengusaha diperlukan.
    1. Memikirkan risiko atau keuntungan untuk mengelakkan daripada berlakunya kerugian atau risiko-risiko lain.
    1. Membuat jadual anggaran kasar ke atas kos yang perlu dalam melaksanakan sesuatu projek.
    1. Tempoh penyiapan juga diperlukan kerana akan mempengaruhi jumlah kos jika berlaku pertambahan tempoh yang melibatkan kos pembayaran gaji pekerja dan sebagainya.
    1. PENJADUALAN MAKLUMAT DAN NILAI DAPATAN

Setelah menerima maklumbalas dari tapak, pihak penjadualan akan menilai data dan menentukan apa yang perlu dilakukan untuk mengekalkan tempoh yang telah ditetapkan. Kepakaran penjadualan adalah penting kerana kejayaan akan bergantung kepada keptusan yang akan dibuat. Kebanyakan daripada keputusan akan dibuat oleh pihak penjadualan, tetapi kebiasannya sesetengah maklumat tersebut perlu diberi kepada pihak pengurusan peringkat yang lebih tinggi untuk dinilai.

Proses penilaian biasanya dimulai dengan penghasilan jadual-jadual daripada maklumat yang telah diperolehi. Penjadual akan memeriksa output yang diperolehi daripada komputer ataupun pejabat. Sebarang kelewatan output akan dibuat perbandingan tarikh mula dan tamat yang baru dengan tarikh mula dan tamat yang telah ditetapkan.

    1. MEMBUAT LAPORAN DAN TAKLIMAT

Laporan terperinci tentang projek yang siap akan dibentangkan dalam bentuk yang lebih menraik dengan mengguanakan gambarajah, carta bar atau gambarajah skala-masa.

    1. Gambarajah

Digunakan untuk menyesuaikan pengguna dengan tarikh yang dijadualkan. Sesuai digunakan untuk kegunaan pejabat kerana membenarkan kemasukan nilai keseluruhan projek yang dijadualkan serta kesannya ke atas perancangan. Kelemahannya ialah ia tidak menunjukkan julat masa yang nyata apabila aktiviti dijalankan. Keadaan ini akan mengakibatkan kesilapan taksiran terutama sekali apabila satu rantaian aktiviti mempunyai bilangan item yang lebih daripada rantaian yang lain.

    1. Carta Bar

Carta bar biasa digunakan untuk asas penyediaan dan analisis sumber manusia , peralatan dan jadual kewangan. Ia sesuai digunakan pada tahap organisasi yang lebih rendsah tetapi tidak sesuai bagi peringkat atasan kerana kemungkinan pertindahan carta akan berlaku.

iii. Gambarajah Skala-Masa

Gambarajah Skala-Masa biasanya berkait rapat dengan persembahan carta bar. Ramai perancang lebih gemar menggunakan persembahan ini kerana ia dapat menunjukkan perhubungan di antara aktiviti dan masa pelaksanaannya.

Pasukan projek merupakan sekumpulan individu dari organisasi atau dari luar organisasi yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang berkaitan dengan sesuatu projek. Ahli-ahlinya terdiri daripada pengurus dan staf yang mahir dalam bidang tertentu seperti buruh dan jurutera yang diperlukan dalam projek pembinaan.

10.5 Nyatakan tujuan kawalan dalam pengurusan projek dan kepentingannya.

    1. Bagaimana kos boleh mempengaruhi pelaksanaan sesuatu projek.
    2. Penjadualan maklumat dan nilai dapatan penting kerana __________

· Kawalan merupakan proses untuk mengawal pelaksanaan sesuatu projek.

· Kos yang tidak mencukupi akan mepengaruhi perjalanan sesuatu projek yang mungkin akan mengakibatkan projek terbengkalai.

Perancagan kos yang teliti perlu bagi mengelakkan kerugian kepada syarikat.

    1. Penjadualan maklumat dan nilai dapatan penting bagi memastikan projek dapat disiapkan dalam tempoh yang telah ditetapkan.

SOALAN

Anda dikehendaki membuat tinjauan suatu projek yang sedang dijalankan. Dapatkan maklumat-maklumat yang berkaitan seperti :

    1. perancangan dan kitar kawalan
    2. pembangunan pelan projek
    3. pelaksanaan pelan projek
    4. pemantauan kemajuan projek
    5. kawalan projek
    6. integrasi kos
    7. penjadualan maklumat dan nilai dapatan
    8. laporan dan taklimat

Bentangkan hasil dapatan anda.

PENGENALAN KONSEP PEMASARAN

PENGENALAN KONSEP PEMASARAN

DALAM SEKTOR AWAM

Pengenalan

Secara tradisinya pemasaran sering dilihat sebagai aktiviti eksklusif sektor swasta. Di dalam sektor awam, perkhidmatan lazimnya disediakan secara monopolistik dan ramai menganggap bahawa ia menghadkan sebarang notion mengenai pilihan pengguna serta mengurangkan kepentingan konsep-konsep seperti kepuasan atau perhatian kepada pengguna. Sebenarnya, keadaan ini telah pun berubah. Oleh kerana wujudnya batasan-batasan kewangan dan persaingan dari sumber-sumber alternatif yang menyediakan perkhidmatan ini, sektor awam mendapati perlu meningkatkan mutu perkhidmatannya sama ada untuk mengurangkan kos atau pun memenuhi tuntutan-tuntutan dari segi 3E's iaitu economy, efficiency dan effectiveness. Untuk tujuan ini, sektor awam sewajarnya menggunakan konsep pemasaran sebagai alat atau salah satu strategi untuk meningkatkan kualiti dan kuantiti perkhidmatan serta meningkatkan kesediaan orang awam untuk mengguna (atau membayar, sekiranya di perlukan) perkhidmatan/ produk yang disediakan.

Definisi

Pemasaran adalah satu proses yang menyatukan (brings together) kemampuan sesebuah organisasi dengan permintaan-permintaan pelanggan atau pengguna. Ia mementingkan proses perhubungan dengan pelanggan dan mempunyai kesan terhadap setiap aspek organisasi dari penyelidikan perkhidmatan/produk sehinggalah kepada perkhidmatan sokongan selepas jualan. Proses ini boleh diringkaskan dengan merujuk kepada Tigasegi Perkhidmatan (Services Triangle) seperti berikut:



Hubungan utama:

1. Menghubungkan strategi perkhidmatan kepada pelanggan;

2. Menghubungkan strategi perkhidmatan kepada anggota;

3. Memastikan strategi perkhidmatan consistent dengan sistem operasi;

4 Memastikan sistem operasi memudahkan pengalaman pelanggan;

5. Memastikan sistem operasi tidak menjadi halangan kepada usaha-usaha perkhidmatan pelanggan; dan

6. Memaksimakan interaksi kualiti antara pelanggan dengan anggota.

Aktiviti-aktiviti Penting Dalam Pemasaran

Teknik-teknik pemasaran sektor swasta masakini didapati telah menjadi bertambah penting kegunaannya dalam membantu organisasi sektor awam mencapai tujuan-tujuan berikut:

• Untuk menjelaskan (define) strategi dan dasar-dasar korporat (iaitu bagi menyokong proses pengurusan strategik);

• Untuk memastikan program dan perkhidmatan memenuhi pelbagai permintaan orang ramai (iaitu perancangan perkhidmatan sokongan dan pemberian perkhidmatan); dan

• Untuk meningkatkan kesedaran orang awam mengenai perkhidmatan yang disediakan (iaitu perkhidmatan sokongan bagi menentukan organisasi terus mampan (sustainable).

Aspek-aspek dalam aktiviti pemasaran yang biasanya menjadi perhatian di dalam pemasaran sektor swasta yang sesuai diadaptasikan ke dalam kaedah pemasaran sektor awam adalah seperti berikut:

Pembangunan Strategi: Untuk membantu proses penentuan objektif, matlamat dan sumber-sumber serta aktiviti yang diperlukan demi memenuhi objektif-objektif organisasi (Analisis Pasaran atau Market Analysis);

Pembangunan Perkhidmatan: Untuk menjamin bahawa perkhidmatan organisasi dibangunkan dan diperbaikki selaras dengan kehendak pelanggan yang pelbagai dan berubah-ubah (Pembangunan Produk atau Product Development);

Penyelidikan Pelanggan: Untuk mengenalpasti kesedaran pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberi termasuk sikap, penggunaan dan tahap kepuasan dengan perkhidmatan masakini dan keperluan pada masa hadapan (Penyelidikan Pasaran atau Market Research);

• Kempen-kempen Penggalakan: Untuk meningkatkan kesedaran orang awam mengenai perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan melalui berbagai teknik penggalakkan (Promosi atau Promotion);

• Pembentukan Imej Korporat: Untuk meningkatkan pengiktirafan pelanggan terhadap peranan organisasi di dalam memperbaikki kualiti hidup dan juga untuk mengujudkan imej sebagai penyedia perkhidmatan yang konsisten (Perhubungan Awam atau Public Relations); dan

• Latihan Kakitangan: Untuk meningkatkan pemahaman kakitangan mengenai perhatian kepada pelanggan (customer-orientation) dan cara-cara bagaimanana perkhidmatan dapat dirancang, dibangun dan dipromosikan secara teratur dan berkesan.

Kunci utama di dalam semua aspek yang digariskan di atas adalah bagaimana pasaran dapat digunakan oleh organisasi dalam merancang, merekabentuk dan menyediakan perkhidmatan. Proses ini memerlukan analisis terperinci mengenai sifat sesebuah organisasi dan persekitaran/pasarannya dalam perspektif yang lebih luas. Ia penting bagi menentukan struktur yang optima dan peraturan serta prosedur yang sesuai. Pengurusan strategik ini akan menyediakan framework di mana organisasi berupaya menyesuaikan diri kepada pasaran yang lebih luas. Kebelakangan ini didapati falsafah pemikiran secara strategik ini telah berubah dari memberi perhatian kepada perbelanjaan dan kawalan semata-mata kepada perancangan dan forecasting bersifat jangka panjang. Tambahan pula, pada masa kini penekanan dalam pemikiran strategik adalah ke arah memahami kehendak-kehendak pengguna, inovasi dan organisasi pembelajaran (learning organisation).

Ciri-ciri Pemasaran Perkhidmatan

Mereka yang terlibat dalam pemasaran perkhidmatan perlu memberi perhatian utama kepada ciri-ciri perkhidmatan itu sendiri. Ini berbeza dari pemasaran produk konvensional di mana lebih tumpuan diberi kepada penghasilan produk sahaja. Ramai bersetuju bahawa pemasaran perkhidmatan sama ada awam atau swasta memerlukan perhatian yang istimewa kerana ciri-ciri tertentu yang mana boleh diringkaskan seperti berikut:

  • Intangibility - Perkhidmatan tidak dapat dilihat sebelum digunakan dan tidak pula boleh dipamerkan di dalam sesuatu shelf seperti produk fizikal. Ini bermakna adalah sukar bagi pengguna untuk melihat atau memeriksa kualiti sesuatu perkhidmatan sebelum secara aktif mengguna atau mengalaminya. Dengan itu, usaha bagi mempromosikan sesuatu perkhidmatan itu mungkin lebih penting berbanding dengan sesuatu produk.
  • Inseparability – Di dalam sesuatu perkhidmatan aspek pengeluaran dan penggunaan tidak dapat dipisahkan. Ia digunakan pada masa yang sama ianya dikeluarkan. Dengan itu, kualiti perkhidmatan menjadi sebahagian daripada proses penghasilannya.
  • Heterogeneity - Wujud kepelbagaian output perkhidmatan dari pelbagai interaksi di antara penyedia perkhidmatan dengan pengguna/pelanggan. Lazimnya, tidak ada dua pengalaman yang serupa dilalui apabila perkhidmatan yang sama disampaikan. Contohnya, dua orang pesakit yang menerima perkhidmatan yang sama dari sebuah klinik kerajaan mungkin mempunyai persepsi yang berbeza terhadap perkhidmatan yang disediakan atau pengalaman yang mereka lalui.
  • Perishability - Sesuatu perkhidmatan yang diberi kepada seseorang pengguna atau sekumpulan pengguna tidaklah boleh disimpan untuk digunakan kemudian seperti lazimnya pada barangan fizikal. Sesuatu perkhidmatan hendaklah disediakan pada satu masa tertentu dan kegagalan mematuhinya bererti pembatalan temujanji dan seterusnya akan menyebabkan kehilangan hasil. Masalah ini ditambah lagi kerana kewujudan sifat permintaan perkhidmatan itu yang dicirikan oleh waktu atau musim permintaan yakni tinggi atau pun rendah. Sebagai contoh, orang ramai cenderung menggunakan perkhidmatan bank pada waktu rehat tengahari yang menyebabkan bank terpaksa meletakkan ramai petugas di kaunter. Kemudahan-kemudahan rekreasi atau bilik-bilik penginapan untuk percutian biasanya lebih diperlukan pada waktu cuti dan hujung minggu. Implikasi kepada penyedia perkhidmatan ini adalah untuk memahami masa yang paling sesuai dan selesa dalam menyediakan perkhidmatan dan seterusnya menggunakan teknik-teknik promosi serta harga (pricing) untuk menggalakkan permintaan pada waktu atau musim tertentu.

Penutup

Pemasaran pada asasnya adalah berkaitan dengan memadankan (matching) berbagai perkhidmatan/produk yang disediakan oleh sesebuah organisasi dengan kehendak-kehendak pelanggan bagi mencapai objektif-objektif utama organisasi. Aktiviti-aktiviti yang digariskan di bawah konsep pemasaran seharusnya menjadi panduan untuk membangunkan keupayaan dalaman (internal capacity building) organisasi dari segi pembentukan misi dan visi serta objektif, di samping pembaikan struktur, peningkatan kompetensi di kalangan anggota, proses kerja dan standards, sistem pengurusan kewangan dan pengurusan budaya kerja organisasi. Strategi-strategi pemasaran yang dirangka dalam menyampaikan perkhidmatan perlulah memberi perhatian kepada ciri-ciri atau sifat kualiti perkhidmatan.

Rujukan:

1. Norman, R. 1984. Service Management: Strategy and Leadership in Service Business. New York: John Wiley and Sons.

2. Titman, I. 1995. Marketing in The New Public Sector. London: Pitman Publishing.

3. Walsh, K. 1989. Marketing in Local Government. Longman Group UK Ltd.

Disediakan oleh:

Md Alias b. Hj Khalil, KPP(PP)6

Samb: 5408 / e-mel: alias@jpa.gov.my

Pendekatan Pengurusan Strategik

Pendekatan Pengurusan Strategik

Pengurusan strategik menjadi sebagai satu rangka kerja yang tersusun dan sistematik. Ia perlu diterapkan dalam set minda pada setiap ahli organisasi.Organisasi tidak dapat meramal dengan tepat tentang masa hadapan.Walau bagaimanapun, pengurusan strategik dapat dijadikan sebagai satu alat percubaan untuk memahami tentang tekanan-tekanan dan perubahan-perubahan pada persekitaran masa depan secara sistematik dan strategik. Pengurusan strategik akan menjadikan organisasi bertindak secara aktif bagi menghadapi sebarang perubahan dan seterusnya pula memimpin perubahan tersebut,bukannya sebagai pengikut dalam perubahan tersebut.

Pengurusan strategik menjadikan seseorang itu sebagai pemimpin yang cemerlang; melakukan sesuatu yang betul, dengan betul, pada orang yang betul, pada tempat yang betul, pada masa yang betul dan dalam belanjawan yang betul. Pengurusan dan perancangan strategik berkaitan membuat keputusan. Keputusan yang dibuat pada hari ini, amat penting untuk hari esok dan masa depan.

Sebagai contoh: dari kisah sejarah bagaimana keputusan yang diambil oleh Saidina Omar Al-Khattab,khalifah kerajaan Islam di Madinah yang kedua telah mengambil keputusan untuk mendokumenkan Al-Quran secara sistematik. Pendokumentasian Al-Quran sebelum ini tidak dilakukan oleh Rasulullah S.A.W.Oleh itu terdapat tentangan tentang idea tersebut, tetapi oleh kerana beliau mempunyai pemikiran yang strategik, yang melihat perubahan persekitaran di mana ramai para hafiz telah syahid dalam peperangan, maka keputusan mendokumenkan Al-Quran itu amat penting. Ianya menjadikan peraturan hidup berkekalan dan tetap terpelihara. Begitu jugalah dengan usaha Imam Bukhari yang mendokumenkan hadith.

Jadi proses perancangan strategik itu ialah proses mendokumenkan secara sistematik apa yang akan dilakukan, siapa yang akan melakukan,siapakah pelanggan yang menerima perkhidmatan kita,dan bagaimanakah cara kita memenuhinya di samping menjadikannya sebagai satu rujukan untuk mengambil tindakan pencegahan, pemulihan dan penambahbaikan.Hakcipta GuruBashid

Topik 1: Pendekatan Pengurusan Strategik

Pengenalan

Pengurusan strategik mempunyai ciri yang tersendiri. Sebelum sistem pengurusan strategik dilaksana, adalah penting mengenal pasti tentang kedudukan ciri-ciri yang sedia wujud dalam alam sesuatu organisasi. Pengurusan strategik ditakrifkan sebagai satu proses pengurusan dan upaya membuat keputusan yang menentukan struktur jangka panjang dan aktiviti organisasi (Constable, 1980).

Rajah 12 dapat menunjukkan secara grafik aliran tujuan korporat dan kaitannya dengan nilai, sumber serta alam persekitaran dengan tindakan yang perlu di sesuaikan dalam perlaksanaan tindakan jangka panjang.

Proses pengurusan. Proses pengurusan berkait rapat dengan cara strategi diterap dalam semua aspek gerak kerja di dalam sesuatu organisasi. Pengurus wajar dapat menjangka secara intuisi perubahan muktahir seperti kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (2KPA) yang wujud di dalam organisasinya.

Keupayaan membuat keputusan pengurusan. Seorang pengurus yang cekap wajar boleh membuat keputusan yang baik. Seorang pengurus juga wajar berani membuat keputusan bagi kepentingan organisasinya. Malomat menjadi bahan penting dan sumber kritikal seorang pengurus memilih keputusan yang paling sesuai dan menguntungkan organsasinya.

Dimensi jangka masa. Pengurusan strategik memberi tumpuan komitmen terhadap demensi jangka masa dalam penentuan perlaksanaan aktiviti organisasi. Oleh itu, pengurus wajar perihatin dan sentiasa berwaspada tentang elemen 2KPA dalam organisasinya kerana aras jangka masa strategik berbeza antara satu bahagian dengan satu bahagian yang lain walaupun dalam satu organisasi.

Struktur Organisasi. Pergerakkan organisasi yang baik sangat bergantung kepada susunan struktur organisasinya. Dalam organisasi yang effisien, kuasa untuk membuat keputusan terserlah dan teratur susunannya. Penurunan kuasa boleh dilakukan dan tanggungjawab boleh meningkatkan harga diri pengurus di samping mengoptimumkan kepantasan membuat keputusan. Dalam keadaan demikian, penurunan kuasa juga merupakan satu cara strategik bagi peningkatan hasil produktiviti.

Aktiviti Organisasi. Pelbagai aktiviti boleh bergerak dalam sesuatu organisasi. Dalam alam pendidikan, keutamaan diberi kepada pemegang amanahnya seperti kerajaan, ibu bapa dan juga kliennya seperti pelajar dan ibu bapa. Walau apa pilihan keutamaan yang terserlah, aktiviti organisasi tetap bergantung kepada keupayaan perlaksanaannya.

Topik 2

Perlaksanaan Pengurusan Strategik

Pengurusan strategik memerlukan kepemimpinan yang cekap dan berani. Strategi yang melibatkan jangka masa yang panjang akan memerlukan budaya perkongsian dan bekerjasama antara semua pengurus dalam sesuatu organisasi. Seorang ketua eksekutif dalam alam kerja yang demikian perlu mempunyai wawasan untuk menyelaras tugas dan tanggungjawab semua pengurusnya.

Dalam alam pendidikan seperti persekolahan pula, tanggungjawab ini akan terserlah kepada seorang pengetua. Peranan kaunselor pula lebih kepada ciri perunding bagi menentukan supaya budaya dan alam psikologikal persekolahan dapat diasah kepada arah tahap yang lebih optimum.

Seorang kaunselor wajar dapat bekerjasama secara kolaboratif dengan pengetua dan pengurusan sekolah. Kerjasama secara kolaboratif ini penting bagi menjangka matlamat jangka pendek dan jangka panjang yang hendak dicapai sekolah dan menyediakan alam psikologikal yang sesuai bagi mencapai matlamat yang terancang.

Keserasian kejayaan. Dinamik kejayaan dalam pengurusan strategik sangat memerlukan satu daya upaya bagi mengenalpasti 2KPA. Kejayaan bagaimanapun tidak akan dapat dihasilkan sekiranya ciri nilai, sumber dan alam persekitaran sesuatu organisasi tidak diserasikan dengan keadaan sebenar 2KPA.

Nilai dan budaya kerja yang tinggi penting ditanam dalam alam organisasi pekerjaan. Nilai murni bagi meningkat produktiviti dan kepuasan kerja wajar dapat diasah dalam setiap sikap pekerja. Keperluan bagi persediaan alam ini akan dapat menjamin peningkatan produktiviti.

Sehubungan ini pihak pengurusan wajar dapat mengurus secara adil dan teratur sumber yang sedia ada. Di samping boleh mempertimbangkan dengan wajar tentang kekuatan dan kelemahannya serta daya mengambil peluang "advantage" yang wujud di dalam organisasi.

Keserasian ini dapat dilihat dalam Rajah 13. Dalam dinamik pengurusan strategik, pengurus hendaklah perihatin tentang "advantage" persaingan alam persekitaran yang wujud di organisasinya. Segala kekuatan dan kelemahan hendaklah diteliti di samping pengurus berupaya mengenalpasti peluang bekerjasama dengan pihak lain bagi mengatasi kelemahan serta memperkukuhkan kekuatan. Peluang seperti ini akan dapat meningkatkan nilai kemasyarakatan pada tahap yang lebih luas. Kelemaham sumber dapat diatasi dan kekuatan yang sedia ada diguna bagi meningkat mutu nialai tanggungjawab kemasyarakatan. Di samping meningkatkan imej organisasi dalam alam masyarakat, peningkatan perduktiviti akan dapat menjamin hasil keuntungan.

Thomson (1990) berpendapat perancangan strategik sebagai satu cara pengurusan bagi menjamin kesinambungan tujuan sesuatu organisasi tercapai. Model yang dikemukakan berasaskan tiga tema penting seperti analisis, membuat pilihan, dan perlaksanaan (Thomson, 1990). Tiga tema ini akan mengakibatkan seorang pengurus berhadapan secara langsung dengan proses pengurusan pada peringkat perancangan yang asas di dalam organisasinya.

Pengurusan secara ini melibatkan pengurus mengambil peranan langsung sebagai seorang yang mampu menjangkau ke arah masa hadapan serta mampu memain peranan sebagai seorang futuristik. Aspek yang dipentingkan oleh pihak pengurusan adalah proses yang paling baik bagi mengeluarkan produk yang hendak dihasilkan. Pengurusan strategik juga mengabungkan keupayaan bagi menentukan kepentingan pelbagai pihak yang mempunyai kepentingan di dalam organisasi yang sedang diurus. Di samping itu, pengurus sedia menerima bahawa perubahan memang perlu dan mesti berani menghadapi perubahan tersebut. Sehubungan ini, pihak pengurusan sentiasa bersedia, menyesuaikan keadaan serta mampu menggunakan intuisi dalaman sanubarinya bagi menangani keadaan tidak menentu yang muktakhir.

Pihak pengurusan juga semestinya peka dengan segala pengaruh yang akan dihadapi di dalam dan di luar organisasinya. Selari dengan saranan yang dikemukakan oleh Thomson (1990) berkaitan dengan analisis, membuat pilihan, dan perlaksanaan, Kurpuis, Burello, dan Rozecki (1990) telah mencadangkan satu proses perancangan strategik seperti dipaparkan dalam Rajah 14.

Pandangan masa hadapan dan perkongsian kepercayaan

Adalah penting di dalam sebuah organisasi bagi semua ahlinya dapat berkongsi segala visi pandangan masa hadapan yang dibayangkan sebagai munasabah oleh pihak pengurusan. Syarat kepemimpinan ini akan dapat membimbing ahli di dalam satu organisasi itu bergerak sealiran dengan bayangan visi yang diilhamkan oleh ketua eksekutif organisasi tersebut. Suasana perkongsian idea dan ilham bayangan masa hadapan organisasi ini akan dapat membentukkan kesalingan harapan dan rasa tanggungjawab bagi semua yang mempunyai kepentingan di dalam organisasi tersebut.

Penglibatan perkongsian idea dan ilham masa hadapan di setiap lapis keahlian di dalam organisasi sangat penting. Setiap ahli wajar dididik tentang budaya yang terdapat di dalam organisasi tersebut serta budaya kerja yang diilhamkan bagi menjamin prestasi yang ulung yang akan dicapai oleh organisasi. Ciri ini mustahak bagi menjamin daya kreativiti akan sentiasa wujud dan berkembang di kalangan keahlian tujuan mencari cara paling baik bagi memajukan prestasi organisasi.

Missi, Matlamat dan Tujuan Organisasi

Missi organisasi mestilah jelas. Missi merupakan satu kehendak ideal yang boleh dicapai oleh organisasi dengan mengambil kira segala ilham serta budaya kerja yang dikongsi bersama semua ahli bagi memastikan produktiviti yang membena. Missi tercapai hasil daripada pembentukkan visi yang diterima secara jelas oleh para perancang strategik di dalam sesuatu organisasi. Missi yang dibentuk mesti dapat memberi haluan kehadapan yang luas bagi organisasi supaya segala elemen yang perlu boleh disalurkan ke arah matlamat yang mahu dicapai oleh organisasi.

Sebagai contoh, bagi sebuah organisasi universiti, keinginannya adalah menjadi sebuah pusat pembelajaran dan penyelidikan yang ulung. Di samping itu, instituisi universiti ini juga bukan sahaja mahu menjadi pusat penyelidikan bahkan sebagai sebuah pusat kecemerlangan yang mempunyai fokus kepada beberapa bidang kecemerlangan. Pembentukkan misi mengakibatkan para perancang strategik mengambil peranan yang proaktif dan tidak passif atau reaktif.

Dalam bidang kaunseling pula, perkhidmatan kaunseling di alam persekolahan wajar dapat mengenalpasti arah tujuan yang hendak dicapai bagi perkhidmatan kaunseling di sekolah yang berkenaan. Sekiranya kecemerlangan perkhidmatan dituntut, maka sesuatu perkhidmatan kaunseling sewajarnya dapat menyediakan secara sempurna bidang kaunseling yang diidamkan. Dalam alam sekolah, adalah penting perkhidmatan kaunseling yang menyeluruh dapat disediakan bagi menjamin pelajar bersedia dengan alam pekerjaan yang serba mencabar.

Apabila missi yang luas sudah dapat dipersetujui, maka pencarian bagi mewajarkan matlamat organisasi akan menjadi lebih mudah. Matlamat merupakan titik peralihan diantara visi dan misi yang luas pada satu penghujung dengan tujuan organisasi yang lebih berfokus serta terperinci pada satu penghujung. Gambaran yang menunjukkan proses ini dapat dilihat di dalam Rajah 15.

Matlamat melibatkan keupayaan organisasi merancang segala elemen penting yang boleh memberinya suatu pemilihan untuk bergerak ke arah tujuan sebenar teras aktiviti perniagaan organisasi. Perancangan akan hanya dapat diperolehi seandainya satu analisis yang terperinci dilakukan ke atas tiga elemen yang boleh mempengaruhi pemilihan yang strategik untuk mencapai tujuan yang diidamkan. Rajah 16 menunjukkan tiga bentuk analisis yang wajar dilakukan adalah 1) analisis luaran; 2) analisis industri; dan 3) analisis dalaman.

Pada hakikatnya, pemilihan strategik memberi peluang kepada pihak pengurusan menjamin bahawa tujuan organisasi akan tercapai hasil daripada pilihan strategi perancangan yang baik. Pemilihan strategi dapat dimulakan dengan kesedaran akan wujudnya pelbagai cabaran ancaman yang sedia ada dan yang mendatang di alam persekitaran dimana organisasi itu beroperasi.

Sehubungan ini, pengurusan wajar dapat mengenalpasti empat elemen penting tunggak analisis dalam usaha membuat pemilihan strategik seperti berikut 1) Kekuatan 2) Kelemahan 3) Peluang 4) Ancaman yang wujud berkaitan dengan organisasinya. Elemen persekitaran luaran, industri dan dalaman perlu diteliti secara terperinci oleh pengurusan bagi mengenalpasti empat tunggak analisis yang akan mempengaruhi pemilihan yang paling strategik bagi menghasilkan tujuan organisasi yang diidamkan.

Setiap organisasi mahukan pencapaian yang cemerlang menggabungkan kedua-dua kuantiti dan kualiti. Di samping idaman ini, budaya kejayaan dan kepekaan terhadap etika kerja yang murni perlu juga disanjungi. Bagi mencapai kecemerlangan tadi, sudah tentunya organisasi mesti mencari satu tempat yang istimewa dalam alam persekitaran teras perniagaannya agar mampu bersaing dengan organisasi lain yang juga menawarkan produk yang serupa.

Dalam alam mencari pemilihan strategik, organisasi mesti mampu mengenalpasti produk yang istimewa itu bagi memastikan keupayaan persaingannya dengan organisasi pesaing yang lain. Elemen luaran yang boleh mempengaruhi pemilihan strategik lebih menumpu kepada peluang yang boleh diambil oleh pengurusan bagi menjamin kesinambungan kewujudan organisasinya dalam pasaran. Di samping itu juga, pengurusan tidak boleh lepa dengan ancaman yang muncul dalam pasaran akibat dari kegiatan pesaing lain. Ancaman ini boleh mengambil pelbagai rupa seperti cara pemasaran, pasaran yang baru, produk yang baru, penghargaan produk yang lebih menarik bagi pengguna, kos pengeluaran yang berkurangan dan sebagainya.

Bagi menjamin persaingan dalam pasaran dengan pesaing yang lain, pengurusan mesti faham akan kekuatan dan kelemahan organisasi yang sedia ada baik di dalam mahu pun di luar organisasi. Kelemahan yang boleh menggugat keupayaan organisasi bagi menjamin produknya laku di dalam pasaran mesti dikenalpasti dan tindakan diambil bagi memulihkannya secara segera. Perimbangan kekuatan organisasi tidak dapat disangkal sebagai penting kerana kekuatan yang ada mesti dipelihara dan dibangunkan.

Kaunselor boleh memainkan peranan yang penting bagi mengenalpasti kelemahan dan kekuatan yang wujud di dalam organisasinya. Contohnya di alam persekolahan, hasil dari analisis keperluan suasana alam akademik persekolahan dan juga keiltizaman para pengajarnya, kekuatan dan kelemahan berkaitan potensi prestasi sekolah boleh dijangka. Gunakan maklomat ini bagi membuat perancangan dan pemilihan strategik supaya dapat meningkatkan keupayaan sekolah ke arah satu budaya kerja dan prestasi yang lebih baik.

Tujuan merupakan satu hasil yang hendak dicapai setelah matlamat terhasil. Tujuan adalah lebih spesifik serta lebih terfokus berbanding matlamat. Bagi menghasilkan kehendak yang terfokus ini akan memerlukan suatu pembentukan dasar yang dapat meyakinkan strategi yang terancang ke arah kejayaan.

Strategi dan Pelan Tindakan. Perancangan strategi melibatkan empat faktor utama yang perlu diberi perhatian. Empat faktor penting dalah 1) pengurusan pemasaran; 2) pengurusan sumber manusia; 3) pengurusan kewangan; dan 4) pengurusan maklomat (Thomson, 1990). Bagi mana-mana organisasi yang menuju ke arah tujuan berfokus, perancangan strategiknya tidak dapat ketepikan. Perancangan strategik yang melibatkan empat faktor tadi memberi satu nadi terarah bagi memastikan keyakinan akan tercapainya tujuan yang diidamkan.

Pengurusan pemasaran adalah penting bagi menjamin produk yang terhasil dapat dipasarkan secara optimum. Pemasaran sesuatu produk bergantung kepada objektif yang dikaitkan dengan strategi keseluruhan organisasi. Contohnya, suatu fakulti di dalam sebuah institusi pengajian tinggi yang perlu memasarkan produk akademiknya mesti dapat memastikan strategi yang selari dengan dasar induk institusi. Kesalingan sokongan sangat perlu bagi mengukuhkan perancangan strategi di peringkat fakulti serta perlu wujudnya penurunan kuasa yang optima. Contoh ini selari dengan dasar pemasaran program Masters yang dikendalikan secara pengajaran di luar kampus oleh Fakulti Pengajian Pendidikan Universiti Putra Malaysia mulai pada tahun 1997. Pihak universiti menggalakkan setiap fakulti agar dapat memastikan pasaran yang bukan konvensional bagi produk akademiknya. Dalam strategi yang dilaksanakan, produknya iaitu program Masters Sains merupakan satu produk yang berjaya dipasarkan mengguna strategi percampuran pemasaran yang klasikal. Strategi melibatkan daya menentukan agihan tempat pengajaran di luar kampus. Ini menepati dengan konsep pengedaran optima dalam pengertian strategi pemasaran. Tempat perintis bagi melaksanakan program dipilih agar permintaan terjamin, di samping adanya percampuran produk yang menarik bagi konsumer.

Tempat pertama yang dipilih bagi pelancaran produk adalah di Pantai Timur, iaitu di Kuala Trengganu, Trengganu. Sebagai satu bandar yang jauh dari kampus induk di Serdang, Selangor, kawasan Kuala Trengganu mempunyai potensi kawasan takungan permintaan calon bagi program Master Sains dalam dua bidang, a) Bimbingan dan Kaunseling dan 2) Pentadbiran Pendidikan. Strategi pemilihan ini juga disokong dengan cara menepati kehendak konsumer supaya produk dapat diajukan dengan satu pakej yang baik serta menarik. Sekali gus dapat mematahkan persaingan daripada produk program Masters yang ditawarkan oleh sebuah institusi lain yang sudah bertapak di Kuala Trengganu.

Pentingnya disini adalah keupayaan menyajikan satu pakej program Masters yang berkualiti di samping menjaga keupayaan konsumer boleh membelinya dengan harga yang berpatutan. Perletakkan penghargaan yang berpatutan tanpa mengaut keuntungan yang berlebihan bagi satu konsumer adalah sebagai satu strategi kewangan yang berkesan. Daya penglibatan konsumer dan potensi ramai bilangan konsumer yang tertarik dengan pakej tersebut dapat memastikan pulangan kos serta menjamin peningkatan pulangan keuntungan.

Penjualan sesuatu produk juga bergantung kepada upaya bagi menyampaikan seberapa luas maklomat tentang produk serta segala kebaikannya. Cara mempromosikan produk tadi adalah secara konvensional iaitu menggunakan konsep pemasaran langsung. Interaksi antara pihak universiti sebagai pembekal dengan konsumer atau bakal pelajar diutamakan. Kepercayaan dan kesetiaan dapat dijalin secara ikhlas dan wujud kesalingan menghormati produk yang bermutu tanpa didagangkan secara komesial melalui pengiklanan media.

Kejayaan pemasaran produk Master Sains yang ditawarkan oleh Fakulti Pengajian Pendidikan, UPM itu tidak terhad hanya kepada Kuala Trengganu. Strategi yang serupa juga diterapkan di kawasan Jitra, Kedah di utara Semenanjung Malaysia. Kelainannya, strategi pemasaran menerap penggunaan mempelbagaikan produk dan dalam masa yang sama membahagikan kawasan pasaran. Kawasan pasaran dikenalpasti pembahagiannya 1) di kawasan timur, 2) kawasan selatan, 3) tengah semenanjung, 4) Sabah dan Sarawak, dan 5) kawasan utara.

Strategi mempelbagaikan produk adalah penting bagi memastikan penggunaan sumber pengajar akademik secara optima sebagai sumber manusia yang penting dalam penawaran program Master. Perhubungan antara strategi pemasaran dengan strategi penggunaan sumber manusia sangat rapat dalam pemasaran program akademik. Keterampilan akademik tidak dapat dinafikan sebagai faktor utama dalam pembekalan produk yang bermutu tinggi seperti program Master ini. Kepakaran dalam pengajaran sesuatu subjek di samping masa yang boleh disedia serta digunakan oleh sumber pengajar tersebut adalah di antara kekangan yang mewajarkan strategi menyediakan kepelbagaian produk. Standard pengajaran dan standard Master tetap terjamin.

Pengurusan Secara Objektif. Di dalam parameter perancangan strategik, ada juga penerapan pengurusan secara berobjektif bagi menentukan supaya tugas kecil dapat diselenggarakan secara effisien. Perancangan strategik secara keseluruhan penting, namun kejayaan menghasilkan tugas kecil merupakan kunci dalam perlaksanaan yang licin dan optima sesuatu perlaksanaan projek. Perlaksanaan tugas-tugas kecil ini tidak akan berjaya tanpa kerja secara kolaboratif dan wujud satu pembentukan kerja berpasukan.

Ganjaran tetap merupakan satu daya motivasi dalam perlaksanaan tugas. Kesedaran akan menjayakan projek dan pentingnya bagi meningkatkan integriti fakulti sebagai satu pusat yang boleh maju ke hadapan dalam bidang pendidikan negara juga merangsang kegigihan personnel. Di samping itu, keterampilan personnel juga meningkat hasil keperluan persediaan modul pengajaran yang mencabar.

Tugas kecil juga melibatkan usaha pengurusan kewangan yang rapi kerana setiap pergerakkan aliran wang tunai mesti dikawal bagi memastikan kos tetap dan kos berulang adalah dalam kawalseliaan yang munasabah. Pengaliran masuk kewangan sebagai sumber menjana pendapatan bagi fakulti berasaskan kepada penentuan jangkaan antara kadar pertumbuhan pasaran dengan Bahagian Relatif Perkongsian Pasar seperti yang dapat dilihat dalam Rajah 17 .

Pemilihan penjualan produk mengikut pasaran adalah penting bagi menjamin pulangan yang menguntungkan. Pengurus wajar dapat menentukan kadar pertumbuhan pasaran, di samping memantau bagaimana penjanaan wang berdasar pembahagian relatif pasaran boleh mempengaruhi keuntungan. Pasaran yang tinggi kadar pertumbuhan akan menyebabkan pembahagian pasaran produk yang rendah. Kemungkinan produk yang baru apabila diperkenalkan tidak mungkin dapat pulangan balik modal, malahan kerugian -- Petak K. Dalam kes Fakulti Pengajian Pendidikan, UPM, ada persaingan yang sederhana dalam produk Master di antara institusi lain. Namun, pelbagaian dan perbezaan produk dari segi pakej modular telah dapat menandingi produk dari institusi yang lain. Proses kata putus yang penting adalah bagi memilih produk yang boleh mendatangkan pulangan keuntungan yang paling optima dalam peringkat pelancaran projek supaya pasaran yang terjamin tetap dalam kawasan Petak U -- Untung. Ini merupakan strategi peneguhan janaan kewangan pelancaran dan cara pembayaran yuran pembelajaran secara beransur dalam tiga peringkat selama satu tahun semasa belajar juga memastikan sistemnya menarik dan fleksibel. Sistem pembayaran ini juga telah dapat mengekalkan bilangan peserta dengan tahap pengguguran pembelajaran terkawal pada kurang 5 peratus.

Walau pun strategi pelbagaian dan perbezaan serta pembahagian pasar diterapkan, namun wujud juga produk pengkhususan dalam program Master yang sukar dipasarkan di dalam pasaran bidang pendidikan secara amnya. Produk yang kurang pasarannya tetap masih ditawarkan di dalam kampus bagi menjamin kesinambungan penawaran secara konvensional.

Penyemakan. Sesuatu perancangan tindakan akan memerlukan penilaian ke atas perlaksanaannya. Perancangan strategik juga tidak mengenepikan pentingnya faktor penyemakan dan penilaian. Penyemakan perlu kerana tujuan strategik yang hendak dihasilkan dalam waktu jangka panjang mesti dapat diukur sama ada tercapai atau pun tidak. Pencapaian matlamat strategik yang telah dirancang akan menjadi petunjuk sama ada tujuan lebih jauh itu realistik.

Apabila berlakunya kepincangan dalam perlaksanaan dan perlaksanaan tersekat, maka punca sebenar mesti ditangani.

Segala 2KPA perlu dikaji semula dan ditangani secara sistematik. Tujuan berobjektif hendaklah disemak dan diselaraskan agar matlamat secara keseluruhan mudah dicapai semula. Cara pengurusan perancangan strategik sudah pasti dapat menghasilkan idaman tujuan dalam jangka masa panjang. Pengurus menjadi lebih peka dengan keadaan alam persaingan produknya di samping para pekerja dapat menjana satu visi bersama dengan pihak pengurusan.