MESYUARAT (TUGASAN)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
SOALAN TUGASAN INDIVIDU:
KURSUS INDUKSI UMUM
DISEDIAKAN OLEH: CHE NORLIAH SAAD

SOALAN:
Jelaskan tindakan2 yg perlu diambil oleh Urusetia Mesyuarat pada peringkat pra-mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat.

1.0 PENGENALAN

Mesyuarat merupakan komunikasi lisan yang paling popular dan paling baik untuk melaksanakan sesuatu kerja supaya menjadi lebih mudah. Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan atau organisasi. Sebuah urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil. 2/1991 dikeluarkan bertujuan untuk menyampaikan panduan bagi membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan menjalankan dan melaksanakan tanggungjawab dengan lebih cekap dan berkesan. Disamping itu, urusetia bertanggungjawab menwujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through keatas keputusan-keputusan jawatankuasa.

2.0 TANGGUNGJAWAB URUSETIA

Tanggungjawab urusetia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat, iaitu :

• Tindakan-tindakan pra mesyuarat (tindakan dan persediaan awal sebelum sesuatu mesyuarat dijalankan)
• Tindakan-tindakan semasa mesyuarat (tindakan dan penyediaan yang perlu dilakukan semasa mesyuarat dijalankan, menyediakan tugas-tugas urusetia mencatat minit, PA sistem, slides show dan lain-lain kelengkapan semasa mesyuarat berjalan.
• Tindakan-tindakan selepas mesyuarat (tindakan setiausaha/urusetia menyediakan draf minit mesyuarat.

3.0 TINDAKAN PRA MESYUARAT

3.1 Urusetia berbincang menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi Jawatankuasa.
3.2 Apabila persetujuan dicapai semasa perbincangan dengan Pengerusi Mesyuarat urusetia akan membuat tempahan bilik mesyuarat.

• Tempahan secara bertulis
• Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan jenis minuman ringan (jika perlu).

3.3 Menentukan mana-mana kertas kerja untuk perbincangan dalam mesyuarat.. Urusetia hendaklah memberitahu pada yang bertanggungjawab menyediakan kertaskerja berkenaan:

• Setiap Kertas kerja diterima sekurang-kurangnya dalam tempoh 15 hari sebelum mesyuarat
• Urusetia akan mentukan jumlah bilangan salinan kertas kerja (mengikut jumlah ahli mesyuarat yang akan hadir).
• Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja itu melebihi 15 muka surat

3.4 Urusetia mesyuarat akan menghantar surat jemputan mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat.

• Edarkan Surat Jemputan Mesyuarat 10 hari sebelum mesyuarat diadakan.
• Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi Mesyuarat dengan jelas dan jenis pakaian yang perlu dipakai semasa mesyuarat.

Agenda Mesyuarat disusun seperti berikut :

• Perutusan pengerusi
• Pengesahan minit mesyuarat yang lepas
• Perkara-perkara berbangkit
• Pembentangan kertas kerja (sekiranya ada)
• Agenda yang perlu dibincangkan
• Hal-hal lain
• Penutup

Dalam surat jemputan mesyuarat, urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekira dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan bagi memudahkan pihak urusetia menyusun tempat duduk dan salutasi (panggilan penghormatan) wakil berkenaan.

3.5 Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat

• Bilik bersih dan kemas
• Tempat duduk mencukupi, mengikut kekananan dan tanda nama/jawatan.
• Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, LCD dan pembesar suara dalam keadaan baik (berfungsi). Ujian dibuat.
• Memastikan tempahan minuman ringan dibuat
• Menentukan perkara di atas disediakan sekurang-kurangnya 1 jam sebelum mesyuarat.

3.6 Menentukan kehadiran ahli mesyuarat

• Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
• Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

3.7 Perbincangan pra mesyuarat

• Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah (seeloknya 2 hari sebelum mesyuarat).

3.8 Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat

• Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi
• Menepati masa
• Minta izin dari Pengerusi/Setiausaha jika perlu meninggalkan mesyuarat

4.0 TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

4.1 Sesebuah mesyuarat, urusetia mencatit minit mesyuarat, sepanjang mesyuarat bersidang.
Catatan minit mesyuarat

• Senarai kehadiran mesyuarat
• Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat
• Keputusan yang dibuat
• Tindakan susulan yang perlu diambil

5.0 TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

5.1 Penyediaan Minit, draf minit untuk mendapat kululusan Pengurusi Mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada Pengurusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 (tiga) hari selepas tarikh mesyuarat diadakan.

• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat yang hadir dan juga yang tidak hadir.
• Edaran dibuat tidak melebihi 1 (satu) minggu selepas tarikh mesyuarat

5.2 Format Minit Mesyuarat

• Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

5.3 Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir
• Senaraikan yang turut hadir
• Tidak hadir dengan maaf
• Tidak hadir

5.4 Catatan Perbincangan

• Direkodkan secara padat, tepat dan jelas
• Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja

5.5 Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

• Bilangan – nombor secara bersiri
• Rujukan minit – rujukan bilangan minit mesyuarat
• Perkara – tajuk seperti tercatat dalam minit mesyuarat
• Tarikh hantar – kepada kementerian/jabatan
• Kementerian atau jabatan – yang diperlukan maklumbalas
• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia
• Tarikh maklumbalas dibentangkan dalam mesyuarat
• Status – telah selesai / perlu tindakan susulan

5.6 Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

• Cabutan keputusan – taip semula keputusan mesyuarat
• Ringkasan dan ulasan urusetia – analisa maklumbalas / keputusan
• Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan
• Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas

5.7 Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan

• Cabutan keputusan – taip semula keputusan mesyuarat
• Kedudukan masakini – tindakan yang telah diambil
• Peringkat pelaksanaan / pencapaian – perbandingan pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan
• Masalah pelaksanaan
• Cadangan penyelesaian masalah

5.8 Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan bertanggungjawab

• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program
• Laporan makumbalas hendaklah disediakan dalam tempoh 2 minggu.

6.0 RUMUSAN
Pengurusan mesyuarat yang berkesan memerlukan gabungan antara teori dan praktikal. Panduan yang disediakan membantu urusetia menjalankan tugas yang efisien kepada sesebuah jawatankuasa. Manakala pelaksanaannya pula adalah satu keperluan untuk meningkatkan kecemerlangan prestasi perkhidmatan awam.

7.0 RUJUKAN

1. Buku Panduan Untuk Peperiksaan Am Kerajaan, Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia,2010.
2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991, ‘Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan’.
3. PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI
4. Excellence Meeting Management
5. www.scribd.com/doc/2965359
6. Panduan Pengurusan Mesyuarat
7. PENCERAMAH : PN. HAJAH FARIDAH BT. DARUS
8. www.scribd.com/doc/4991369
9. PKPA91 2 Pengurusan Mesyuarat.
10. www.docstoc.com/