FAIL DAN REKOD

Tafsiran


ISTILAH: Jadual Pemisahan Rekod
DEFINISI: Satu jadual yang menunjukkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesuatu Jabatan sebelum dipisahkan untuk dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara. Ia mengandungi maklumat ringkas mengenai isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pemisahan yang akan diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986.

ISTILAH: Rekod Awam
DEFINISI Rekod Awam ialah kertas, dokumen, buku daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, pita rakaman, alat perakam bunyi yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dalam menjalankan kegiatannya atau dikeluarkan oleh pegawai atau kakitangan dalam tugas rasminya.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986.
CONTOH PENGGUNAAN: Fail-fail Rasmi Jabatan

ISTILAH: Rekod 'Functional
DEFINISI: Rekod mengenai tugas dan tanggungjawab khas sesuatu Jabatan yang mencerminkan aktiviti-aktiviti asas Jabatan.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986.
CONTOH PENGGUNAAN Bahagian Saraan - Rekod mengenai gaji, elaun dan lain-lain kemudahan.

ISTILAH: Rekod 'Housekeeping'
DEFINISI Rekod mengenai hal pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, bangunan dan harta, kewangan, peralatan sesuatu Jabatan.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986.
CONTOH PENGGUNAAN Rekod Pembelian Peralatan Pejabat.

ISTILAH: Inventori Rekod
DEFINISI: Inventori rekod ialah satu borang terperinci mengenai siri-siri rekod yang diwujudkan oleh Jabatan. Dalam inventori dicatat deskripsi lengkap dan ciri-ciri penting mengenai setiap siri rekod. Inventori dibuat dengan tujuan utama untuk mengenali dengan tepat sesuatu siri rekod supaya tindakan pemisahan di masa akan datang ke atas siri rekod tersebut akan dapat dilakukan dengan sistematik.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986.

ISTILAH: Rahsia Rasmi
DEFINIS: Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai 'Rahsia Besar', 'Rahsia', 'Sulit' atau 'Terhad' mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B.
RUJUKAN: Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 1986) - Tafsiran.
CONTOH PENGGUNAAN: Keputusan Jemaah Menteri - Rahsia Besar

ISTILAH: Sambungan Kulit Fail
DEFINISI: Fail baru yang dibuka dalam siri yang sama bagi menggantikan fail lama yang ditutup.
RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan.
CONTOH PENGGUNAAN
Fail lama : JPA(Q)193/6/75 Fail baru : JPA(Q)193/6/75 Klt. II

ISTILAH: Pendaftaran Rahsia
DEFINISI: Satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen tersebut supaya ianya diuruskan secara berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat. Ia hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan - Para 42

ISTILAH Rahsia

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan

CONTOH PENGGUNAAN
a) Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing;
b) maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera;
c) maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-kegiatannya;
d) surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.

ISTILAH: Rahsia Besar

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar. RUJUKAN: Arahan Keselamatan

CONTOH PENGGUNAAN:
a) Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi;
b) maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan;
c) surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan yang sangat penting;
d) maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysia dan kaedah-kaedahnya.

ISTILAH: Terhad
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan

CONTOH PENGGUNAAN:
Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan;
a) Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan;
b) Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat kelengkapan biasa untuk tentera atau polis.

ISTILAH: Faharasat Fail
DEFINISI: Sistem Doket yang menggunakan abjad atau nombor untuk kemudahan rujukan dan pengesanan fail.
RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan
CONTOH PENGGUNAAN: Borang Am 85 dan 85A.

ISTILAH: Fail Meja (FM)
DEFINISI: Fail Meja adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/jawatan. Antara lain ianya mengandungi cara Jabatan/Pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. FM adalah panduan terperinci mengenai senarai tugas yang dijalankan oleh seseorang individu tersebut setiap hari.
RUJUKAN: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 - Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

"