KECEMERLANGAN ORGANISASI
KAJIAN KES
JABATAN PERTANIAN SABAH
Jabatan Pertanian Sabah, Kota Kinabalu
1. PENDAHULUAN
Tajuk kertas kerja yang akan disampaikan “Kecemerlangan Organisasi – Kajian Kes” telah dipilih sendiri oleh penganjur konvensyen untuk disampaikan oleh Jabatan Pertanian. Pada awalnya kami menghadapi sedikit konflik pendapat kerana sama ada kami mempunyai tauliah untuk memberi ceramah mengenai tajuk ini. Adakah kerana Jabatan Pertanian telah mendapat beberapa (7) anugerah perkidmatan kualiti berbanding dengan beberapa organisasi kerajaan yang lain dan kini mendapat persijilan MS ISO 9000, meletakkannya pada status organisasi cemerlang serta boleh melayakkannya membincang mengenai perkara ini? Walauapapun, kami di Jabatan Pertanian sedang bergiat dan bersungguh-sungguh dalam melaksanakan segala usaha untuk mencapai taraf Organisasi Cemerlang.
Tujuan kertas kerja ini adalah untuk menerangkan secara ringkas usaha-usaha yang telah, sedang dan akan dilaksanakan oleh Jabatan Pertanian dalam usaha menerap nilai-nilai kecemerlangan ke arah meletakkannya sebagai organisasi yang cemerlang berdasarkan kepada pelaksanaan PKPA.
2. TAKRIF ORGANISASI CEMERLANG
Kamus Dewan (1992) mentakrifkan “Kecemerlangan” sebagai “kejayaan, keindahan, kegemilangan”.
Kamus Dewan Inggeris-Melayu (1992) mencatatkan kecemerlangan sebagai bersamaan dengan excellence (n.).
The Concise Oxford Dictionary (9th edn., 1995) mentakrifkan excellence (n.) sebagai as the state of excelling; surpassing merit or quality.
Dimengertikan bahawa kecemerlangan organisasi adalah merujuk kepada pencapaian organisasi yang bermutu tinggi. Ini termasuk segala usaha dan proses yang dilaksanakan untuk mencapai matlamat pengeluaran produk dan/atau pemberian perkhidmatan berkualiti.
Sekiranya Jabatan Pertanian ditanggap sebagai telah mencapai kedudukan cemerlang, bolehlah ianya dirujuk sebagai telah dapat mencapai taraf pemberian perkhidmatan yang berkualiti melalui pengurusan yang effektif serta beroperasi secara cekap .
3. USAHA-USAHA DAN KESEDIAAN JABATAN
Pencapaian masa kini Jabatan Pertanian adalah hasil dari usaha yang bersemangat dan bersungguh-sungguh bukan sahaja oleh kumpulan pengurusan Jabatan, malah oleh semua anggota organisasi dalam aktiviti meningkatkan kualiti dan produktiviti. Kesungguhan ini jelas dengan melihat kepada komitmen Jabatan melaksanakan arahan-arahan semasa kerajaan untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan di sektor perkhidmatan awam. Oleh yang demikian, sejak 1994 hingga 1996, sebanyak lapan (8) Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam, PKPA telah secara menyeluruh dilaksanakan kepada semua kakitangan, manakala enam (6) PKPA dan satu (1) PP telah dilaksanakan khusus untuk kakitangan yang tertentu sahaja (Lampiran 2).
Pelaksanaan PKPA dan arahan-arahan tersebut telah menghasilkan perkara-perkara berikut:
a. Pembentukan Jawatankuasa Pengurusan Kualiti Jabatan Pertanian Sabah (Lampiran 3);
b. Penggubalan Piagam Pelanggan Jabatan, Cawangan, Seksyen, Individu
c. Penyediaan dan Menggunapakai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja untuk setiap lokasi dan anggota jabatan(Lampiran 4);
d. Penubuhan Kumpulan-kumpulan Meningkat Mutu Kerja, KMK (Lampiran 5)
e. Penubuhan Jawatan Kuasa Petugas MS-ISO 9000
Manifestasi usaha-usaha tersebut jelas, di mana usaha pelaksanaan urusan meningkatkan pengurusan kualiti dan produktiviti telah mendapat lebih penumpuan dan dinaikdarjatkan. Pada masa ini terdapat sebuah badan, yakni Jawatan Kuasa Pengurusan Kualiti dan Produktiviti Jabatan Pertanian yang khusus mengurus pelaksanaan aktiviti-aktiviti yang berkaitan. Selain daripada itu pelaksanaan aktiviti peningkatan kualiti juga mendapat komitmen sepenuhnya daripada pengurusan atasan yang juga membentuk keahlian jawatan kuasa ini. Selain daripada itu, latihan-latihan berteraskan peningkatan kualiti dapat menyebarluas kehendak kerajaan dan juga kaedah yang digunakan bagi maksud yang berkenaan. Anggota Jabatan selanjutnya lebih peka dan jelas kehendak mempertahankan dan keperluan memberikan perkhidmatan berdasarkan piagam pelanggan jabatan.
Aktiviti-aktiviti KMK pula selain dapat menimbulkan daya kreatif di kalangan kakitangan dalam mencerna dan mencadang penyelesaian masalah serta menjana beberapa inovasi-inovasi (Lampiran 6) di dalam Jabatan, ianya telah menyediakan “empowering environment” kepada anggota Jabatan menentukan cara dan pendekatan pelaksanaan sesuatu tugasan dan tanggungjawab. Budaya sedemikian telah meresap dalam di Jabatan ini dan ini dibuktikan dengan penyediaan polisi-polisi dan prosedur-prosedur Jabatan oleh pesukan-pasukan petugas yang dibentuk.
Dengan adanya polisi-polisi dan prosedur jabatan yang menyokong Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang digubal, peranan dan tanggungjawab setiap anggota jabatan menjadi lebih tepat dan jelas. Dengan itu kepuasan dan kewajiban bertugas dikalangan anggota jabatan nyata semakin meningkat.
Perkhidmatan dan keluaran Jabatan Pertanian juga terjamin mutunya, setelah sistem pengeluaran kualiti digubal dan dilaksanakan. Keyakinan kakitangan Jabatan membekal, dan dipihak pengguna, mengguna keluaran dan perkhidmatan Jabatan Pertanian semestinya juga terus meningkat.
Jabatan Pertanian telah mencalonkan dirinya untuk dinilai prestasinya dalam usaha-usaha yang dilaksanakan tadi untuk mengukur kecapaian dan kesediaannya. Keputusannya adalah Jabatan Pertanian layak mendapat Anugerah-anugerah Kualiti Perkhidmatan (AKP) bagi kategori-kategori berikut:
a. AKP Pengurusan Projek (1997,1998 {2 projek}, 1999)
b. AKP Teknologi Maklumat (1999)
c. AKP Pengurusan Kewangan (1999)
d. AK Keindahan Pejabat (1998, 1999)
e. Anugerah Inovasi – Sistem Aplikasi Keluasan Tanaman (1999)
f. Anugerah Inovasi –Alat Pengekstrakan Lebah Madu (1999)
g. Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam Peringkat Kebangsaan (1999)
Selain dari yang di atas, penyertaan Jabatan dalam pertandingan KMK membawa kejayaan-kejayaan berikut:
a. Anugerah KMK Kategori Teknikal (Johan) Peringkat Negeri Sabah (1998) dan mewakili Negeri Sabah ke PeringkatKonvensyen Kebangsaan.
b. Anugerah KMK Kategori Teknikal (Johan) Peringkat Negeri Sabah (1999) dan mewakili Negeri Sabah ke PeringkatKonvensyen Kebangsaan.
Usaha Jabatan untuk mempersijilkan proses utama Sistem Kualiti Perkhidmatan Pengurusan dan Pembekalan Bahan Tanaman Berkualiti:Padi akhirnya berjaya setelah audit kepatuhan selesai dibuat pada bulan Ogos 2000 yang lalu.
Hakikatnya penyertaan Jabatan dalam acara-acara pertandingan dan penilaian-penilaian tadi bukan hanya sekadar mendapat penganugerahan, sijil dan piala. Malah yang penting ialah untuk Jabatan mendapat maklumbalas kecapaiannya sambil juga untuk mendedahkan kelemahan-kelamahan yang masih wujud dan perlu di atasi di dalam sistem, prosedur dan polisinya.
3. THE ENABLING ENVRONMENT
Pengalaman Jabatan dengan petani banyak mengajar dirinya bahawa usaha membawa dan memperkenalkan sesuatu pembaharuan dan perubahan sememangnya bukannya mudah. Membawa perubahan didalam pengurusan perkhidmatan, kaedah pelaksanaan tanggungjawab dan pengenalan untuk penggunaan sistem piawaian dan penilaian di dalam Jabatan sememangnya merupakan pembaharuan yang juga telah sama menerima sedikit sebanyak tentangan dalaman. Satu persekitaran yang boleh merangsang perlu wujud untuk usaha ini berjaya.
Diakui tujuh (7) prinsip pengurusan yang disarankan di bawah konsep TQM berikut adalah sesuai dan perlu diberi penekanan untuk mewujudkan “enabling environment” dalam semua usaha penerapan pengurusan kualiti organisasi:
a. Sokongan Pengurusan Atasan
Semestinya pihak pengurusan hendaklah komited sepenuhnya dalam melaksanakan aktiviti-aktiviti berkaitan peningkatan produktiviti dan kualiti dalam organisasi. Ini perlu untuk mendapat jaminan sokongan yang berterusan darinya apabila dikehendakki, memandangkan perubahan-perubahan akan berlaku dalam segala aspek organisasi seperti dasar, fasafah, sistem dan prosedur, struktur organisasi dan berkemungkinan akan mengambil masa yang lama. Di Jabatan Pertanian usaha-usaha peningkatan kualiti dan produktiviti masih terus dilaksanakan sehingga kini.
Seperti yang dinyatakan di atas, komitmen pengurusan adalah jelas di Jabatan Pertanian dengan penubuhan Jawatan Kuasa Pengurusan Kualiti dan Produktiviti yang mana telah banyak melicinkan usaha-usaha peningkatan kualiti dan produktiviti organisasi.
b. Mengadakan Perancangan Strategik Kualiti
Pengalaman Jabatan dalam usaha Persijilan MS ISO 9002:1994 Perkhidmatan Awam bagi Proses Utama Sistem Kualiti Perkhidmatan Pengurusan dan Pembekalan Bahan Tanaman Berkualiti : Padi telah memberi pengajaran yang baik mengenai aspek perancangan kualiti. Suka di maklumkan usaha ini telah mengambil satu tempoh masa lama, ya itu sejak tahun 1997 apabila pendokumentasian mengenainya bermula. Suatu ketika Jabatan Pertanian terpaksa menyemak semula dan kembali ke perkara asas seperti pengenalpastian sepuluh (10) “core businesses” jabatan bagi menetapkan “core-process” sebenar yang hendak dipersijilkan.
Dengan pengalaman ini, pihak Jabatan mempunyai cadangan di masa hadapan untuk merancang dengan rapi usaha persijilan akan datang, sambil memilih hanya satu atau dua core process sahaja, agar penumpuan yang rapi dapat dibuat dalam melaksanakannya. Jabatan Pertanian ada mempunyai rancangan untuk melaksanakan usaha persijilan dalam tempoh jangka pendek dan panjang.
Dalam membuat perancangan strategik kualiti, visi dan misi Jabatan juga perlu wujud untuk dikaji kesesuaiannya. Kedua-duanya ini memberi tujuarah dan fokus serta sebagai rujukan perancangan aktiviti kualiti organisasi. Sumbangannya nyata kepada keberkesanan pelaksanaan aktiviti-aktiviti yang berkenaan.
Visi, Misi, Objektif dan Dasar Kualti Jabatan adalah ditunjukkan dalam Lampiran 1.
c. Mengutamakan Pelanggan
Matlamat mengadakan perubahan dalam pengurusan kualiti dan produktiviti adalah kepuasan pelanggan yang dilakukan dengan cara menghasilkan produk dan/atau perkhidmatan yang memenuhi kehendak dan menepati ekspektasi mereka. Pelanggan ini adalah terdiri dari pelanggan dalaman, luaran dan juga stakeholders.
Perkara asas di sini ialah pengenalpastian pelanggan Jabatan. Ini perlu kerana ia menetapkan jenis produk dan/atau perkhidmatan yang perlu disediakan untuk memenuhi kehendak mereka. Jabatan Pertanian telah wujud sebagai satu organisasi yang pada asalnya melibatkan juga pelanggan dari sektor perikanan dan peternakan. Penjalanan masa membawa perubahan situasi dan jenis pelanggan dan oleh yang demikian, pelanggan yang disasarkan semakin menjurus kepada bidang pertanian tanaman. Dengan penubuhan beberapa agensi pertanian seperti Lembaga Industri Getah Sabah, FAMA dan Pertubuhan Peladang, peranan Jabatan menjadi bertambah khusus, tertumpu kepada hanya aktiviti-aktiviti pembangunan tanaman untuk pengeluaran komoditi makanan. Namun, Jabatan Pertanian masih terus dan diharapkan untuk memberikan perkhidmatannya bagi memenuhi keperluan pertanian am penduduk tani luarbandar.
Kejayaan mempersijilkan proses pengeluaran dan pembekalan benih padi di bawah sijil MS ISO 9000 baru-baru ini merupakan salah satu usaha terbaru untuk menepati kehendak pelanggan bagi benih padi berkualiti.
Ini membuktikan bahawa budaya mengutamakan pelanggan telah wujud di Jabatan Pertanian, di mana jenis dan kualiti perkhidmatan dan/atau keluaran adalah ditentukan oleh kehendak petani-petani disasarkan.
Keadaan ini telah selanjutnya membantu dalam pengenalpastian “core businesses” organisasi yang memerlukan tindakan pengurusan berkualiti.
d. Memberi Latihan Dan Pengiktirafan
Sumber tenaga manusia adalah merupakan faktor yang paling penting yang dapat mempengaruhi prestasi Jabatan. Hanya melaluinya sahaja, pengurusan sumber-sumber lain, seperti teknologi, kewangan dan bahan-bahan dapat dilaksanakan. Tanggungjawab Jabatan yang paling kritikal terletak pada usaha meningkatkan potensi setiap anggota Jabatan supaya mereka dapat memberi perkhidmatan dan sumbangan yang lebih baik.
Penerapan Sistem Latihan dan Lawatan (Sistem 2L) dalam Perkhidmatan Pengembangan Pertanian sejak tahun 1978 telah dapat menyediakan satu landasan latihan yang tetap dan berjadual di mana semua Juruteknik Pertanian dilatih setiap dua minggu atau sebulan sekali sebelum mengendalikan tugas dengan kumpulan-kumpulan petani. Ini menunjukkan bahawa keperluan latihan yang berterusan telah dibudayakan di Jabatan Pertanian sejak dua dekad yang lalu.
Selain daripada kursus luar Jabatan, beberapa kursus khusus formal dan tidak formal dalam Jabatan telah diadakan dan diikuti oleh anggota Jabatan. Selain daripada kursus-kursus bersifat teknikal bercirikan pertanian, kursus-kursus pengurusan organisasi, pembangunan diri, teknologi , pengurusan maklumat, statistik dan sebagainya juga diberi perhatian.
Agar semua anggota dapat turut sama menyumbang kepada semua usaha peningkat kualiti dan produktiviti, amatlah perlu bagi mereka menikuti kursus-kursus yang berkaitan. Di Jabatan, semua anggota telah mengikuti kursus TQM, KMK, MPK dan FM sejurus arahan pelaksanaan PKPA yang berkenaan dibuat. Kelicinan dalam usaha pengurusan kualiti jelas diperolehi dari latihan-latihan tadi.
Aktiviti terkini Jabatan adalah memberi latihan dan taklimat kepada semua anggota petugas MS ISO 9000 yang terlibat. Adalah dijangka anggota berkenaan yang mewakili Cawangan-cawangan di Jabatan akan selanjutnya memilih dan melaksanakan usaha persijilan proses lain di cawangan masing-masing dengan pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh melalui usaha yang sebegini.
e. Mengukuh Semangat Berpasukan
Bekerja secara berpasukan dilihat dapat meningkatkan dan melicinkan pelaksanaan dan penerapan budaya kecemerlangan di Jabatan Pertanian. Pendekatan begini mewujudkan keadaan dan perasaan “empowerment” kepada seluruh anggota Jabatan. Motivasi yang ditimbulkan akan memberi kesan yang amat positif kepada usaha pembaharuan dan perubahan yang dibawa oleh pihak pengurusan.
Bekerja berpasukan melibatkan desentralisasi dan penurunan kuasa (decentralisation and delegation). Konsep desentralisasi yang diamalkan di Jabatan ialah peralihan fungsi dan tanggungjawab daripada Ibu Pejabat ke peringkat Cawangan, Bahagian,Pejabat, Pusat, Stesen atau Unit. Perwakilan kuasa dan tanggungjawab juga diberikan kepada Jawatan-Jawatankuasa, Panel-Panel dan Pasukan Kerja di Jabatan. Kuasa dan tanggungjawab juga disertakan bagi menjamin keberkesanan proses desentralisasi. Selain daripada itu, pernyataan mengenai objektif dan sasaran tugas dan tanggungjawab yang diperwakilkan dijelaskan dengan terperinci bagi mengelakkan kekeliruan dan penyimpangan daripada pencapaian maksud yang dikehendaki. Penurunan kuasa yang telah diberikan setakat ini dapat memberi fleksibiliti kepada Timbalan Pengarah, Penolong-Penolong Pengarah, Ketua-Ketua Pegawai, Pegawai Penguasa, Pengerusi-Pengerusi dan Ketua-Ketua. Ia juga menjadikan mereka lebih dinamik di dalam melaksanakan dasar, program dan projek Jabatan.
Jabatan telah melihat bahawa desentralisasi dan penurunan kuasa membawa implikasi positif dan besar manfaatnya. Di antaranya termasuklah pembuatan keputusan yang lebih cepat dan berkesan kerana ianya berhampiran dengan sumber masalah; berlakunya perubahan peranan yang akan menjadikan pasukan kerja lebih ‘authoritative’ dan ‘accountable;’ membebaskan pihak pengurusan untuk dapat memberi perhatian yang lebih kepada usaha-usaha lain seperti menilai semula dasar, memikirkan metodologi yang lebih sesuai, memperbaiki sistem, prosedur dan peraturan, sejajar dengan peranannya; pembahagian fungsi dan tanggungjawab yang lebih jelas; dan menimbulkan rasa “togetherness” dan meningkatkan kesedaran bahawa jabatan merupakan satu entiti yang mengandungi beberapa komponen yang saling berkait, bantu membantu dan berinteraksi.
Segala usaha pengurusan perlu disemak dan dinilai keberkesanannya dari semasa ke semasa. Ini adalah untuk menyemak keberkesanan usaha –usaha yang dicadangkan kepada matlamat yang diinginkan dan membuat tindakan pembetulan kepada masalah yang dikesan. Kecemerlangan organisasi melaui prinsip ini dibuktikan melalui produk atau perkhidmatan yang berkualiti dan memenuhi kehendak pelanggan serta melibatkan penjimatan kos.
Pendekatan-pendekatan yang diambil oleh Jabatan Pertanian bagi maksud ini termasuklah menggalak maklumbalas pelanggan dengan menyediakan peti-peti cadangan, berinteraksi dengan petani semasa bertugas dilapangan, temubual di rancangan radio, laporan-laporan akhbar, pertandingan, pamiran dan surat-surat yang diterima. Sesuai dengan era teknologi maklumat, Jabatan juga ada menyediakan format untuk mendapat maklumbalas dari pelanggan. Dalam pelaksanaan aktiviti kualiti MS ISO 9000 ini dibuat melalui Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).
Bagi maksud penyemakan prestasi dalaman forum-forum yang disediakan adalah melalui laporan dan taklimat dibuat semasa mesyuarat atau sebagai laporan berkala.
Yang penting di sini adalah untuk menyediakan forum dan saluran untuk menerima maklumbalas dari pelangan agar pekhidmatan dan/atau produk yang diberikan kekal cemerlang dan berkualiti seperti yang diingini.
g. Menekankan Kepastian Kualiti
Bagi memastikan kecemerlangan yang berterusan, tanggungjawab utama untuk menentukan pelanggan terus berpuas hati dengan keluaran atau perkhidmatan yang diberikan akan menjadi tumpuan utama. Dalam hai ini, adalah penting bagi organisasi untuk menyediakan keluaran dan perkhidmatan yang sentiasa dalam bentuk kualiti yang dikehendakki oleh pelanggan.
Di Jabatan Pertanian ini dilaksanakan melalui pemeriksaan di lapangan semasa lawatan luar untuk memeriksa sendiri keluaran dan perkhidmatan yang diberikan. Bagi maksud ini, kumpulan pengurusan jabatan ada menyediakan program untuk “turun gelanggang” yang bertujuan untuk memantau pencapaian dan/atau masalah dilapangan.
Jabatan juga menyediakan program latihan untuk meningkatkan kemahiran para petugas melaksanakan perkhidmatan berkualiti dalam bidang-bidang yang berkenaan. Latihan sebegini juga adalah untuk memastikan perkhidmatan yang diberikan sentiasa ditahap yang berkualiti. Kursus-kursus adalah disediakan sepanjang tahun di pusat-pusat latihan Jabatan. Kursus-kursus bersesuaian diluar Jabatan juga di hadiri.
4. USAHA MASA DEPAN
Jabatan Pertanian sentiasa bersedia untuk melaksanakan arahan-arahan kerajaan untuk melaksanakan usaha-usaha meningkatkan kecemerlangan organisasi. Ini termasuklah pelaksanaan E-Government, Reinventing Government (RG) dan Bencmarking yang sedang giat dipromosikan oleh kerajaan bagi membudayakan perkhidmatan awam yang berpengetahuan dan dihormati.
Sementara itu usaha-usaha peningkatan kualiti dan produktiviti, KMK dan persijilan MS ISO 9000 kekal dan akan terus dilaksanakan. Usaha-usaha yang akan terlibat termasuklah meningkatkan bilangan dan tahap kemahiran kumpulan petugas kualiti dan selain dari urusan-urusan pengenalpastian proses, perkhidmatan dan keluaran jabatan yang akan ditingkatkan kualitinya.
5. PENUTUP
Usaha untuk meningkatkan kecemerlangan organisasi sedang giat dilaksanakan di Jabatan Pertanian. Pelaksanaan PKPA seperti yang di arah oleh kerajaan nyata dapat mendorong Jabatan ke arah kecemerlangan dalam pelaksanaan aktiviti-aktiviti meningkatkan kualiti dan produktiviti. Diakui bahawa perjalanan jabatan masih lagi jauh memandangkan usaha perubahan dan pembaharuan sememangnya akan memakan masa yang lama. Sungguhpun demikian, segala usaha untuk menyediakan landasan dan enabling environment akan dapat mempercepatkan sedikit penerapan proses budaya cemerlang yang dimaksudkan.
Tidak disangkal bahawa yang paling utama ialah komitmen pihak pengurusan adalah ingredient penting untuk bermulanya dan berjayanya usaha untuk membudayakan pengurusan berkualiti sebuah organisasi.
Lampiran 1
VISI JABATAN PERTANIAN
Menjadi peneraju dan penyumbang utama teknologi dan perkhidmatan pertanian di Negeri Sabah
MISI JABATAN PERTANIAN
Mewujudkan sektor pertanian yang berdaya saing dan mapan menerusi penghasilan dan penyaluran teknologi dan perkhidmatan profesional berorientasikan pertanian yang mementingkan pelanggan dan persekitaran
DASAR KUALITI JABATAN PERTANIAN
Kami adalah komited kepada penyediaan perkhidmatan berkualiti dan profesional ke arah kemajuan industri pertanian yang tersusun, berdaya saing dan mapan di Negeri Sabah
OBJEKTIF-OBJEKTIF JABATAN PERTANIAN
1. Untuk menggalak dan mempercepatkan pembangunan pertanian tanaman dan masyarakat tani
2. Untuk menggalak pertumbuhan industri pertanian tanaman yang teratur dan seimbang dengan mengambilkira aspek alam sekitar
3. Untuk mendorong para pengusaha pertaian tanaman meingatkan daya pengeluaran dan pendapatan mereka
4. Untuk memangkin pencapaian tahap kecukupan yang dikehendakki dalam pengeluaran bahan-bahan makanan utama
Lampiran 2
PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM (PKPA) DAN PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) DILAKSANAKAN OLEH
JABATAN PERTANIAN SABAH
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) dan Pekeliling Perbendaharaan (PP) yang telah dilaksanakan oleh Jabatan Pertanian Sabah
1. Secara menyeluruh
a) PKPA 1/1992 : Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Bagi Perkhidmatan Awam
2. Untuk kakitangan berkaitan sahaja
a) PKPA 1/1991 : Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Melalui Telefon
b) PKPA 2/1991 : Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan
c) PKPA 5/1991 : Panduan Mengenai Sistem Penjadualan Yang Bersepadu (SIAP)
d) PKPA 10/1991 : Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter
e) PP 2/1991 : Penggunaan Borang-borang Baru Bagi Pengurusan Harta Modal, Inventori Dan Bekalan Pejabat
f) PKPA 1/1993 : Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi
g) PKPA 2/1996 : Panduan Pelaksanaan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam
Lampiran 3
JAWATANKUASA PEGURUSAN KUALITI DAN PRODUKTIVITI
JABATAN PERTANIAN SABAH
a. Peringkat Pengurusan
b. Peringkat Jawatankuasa
c. Peringkat Cawangan
Jawatankuasa Penyelaras Pelaksanaan Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) Jawatankuasa Penyelaras Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Jawatankuasa Penyelaras Penandaarasan (Benchmarking) PKPPA = Pengurusan Kualiti & Produktiviti Perkhidmatan Awam
Lampiran 4
PELAKSANAAN MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
DI JABATAN PERTANIAN SABAH
CAWANGAN PENGEMBANGAN
| Bil. | Bahagian / Seksyen / Unit | MPK | FM | Catatan |
| 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. | Unit Khas Pengembangan Seksyen Pembangunan - Bahagian Pembangunan Tanaman - SPK Inanam - SPK Papar - SPK Tenom Seksyen Usahawan Tani Seksyen Pembangunan Keluarga Tani Mekanisasi Padi Unit Subsidi Padi Pejabat Pertanian Daerah | Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada | Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada Ada | Masih perlu dikemaskini dari segi format dan penaipan |
CAWANGAN LATIHAN
| Bil. | Bahagian / Seksyen / Unit | MPK | FM | Catatan |
| 1. 2. 3. 4. 5. 6. | KLPTM IATC Penampang AVTC Lahad Datu FTC FTC Tenom FTC | Ada Ada Ada Ada Ada Ada | Ada Ada Ada Ada Ada Ada | |
CAWANGAN PERANCANGAN
| Bil. | Bahagian / Seksyen / Unit | MPK | FM | Catatan |
| 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. | Seksyen Ekonomi Seksyen Belanjawan Seksyen Stor dan Bekalan Seksyen Pengurusan Kontrak dan Projek Seksyen Perangkaan Seksyen Sosioekonomi Seksyen Pelan Pembangunan Tanah Seksyen Perkhidmatan Komputer | Ada Ada Ada Ada Ada Ada | Ada Ada Ada Ada Ada Ada | |
CAWANGAN PENYELIDIKAN
| Bil. | Bahagian / Seksyen / Unit | MPK | FM | Catatan |
| 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. | ARC, Tuaran ARS, Tenom ARS, Quoin Hill ARS, Ulu Dusun Stesen Kelapa Menumbok Seksyen Guna Tanah Stesen Pertanian Kundasang | Ada Ada Ada Ada Ada Ada - | Ada Ada Ada Ada Ada Ada - | |
BAHAGIAN PERKHIDMATAN
| Bil. | Bahagian / Seksyen / Unit | MPK | FM | Catatan |
| 1. 2. 3. 4. | Seksyen Akaun Seksyen Penerangan Seksyen Pentadbiran Seksyen Kuarantin | - | - | |
Lampiran 5
KUMPULAN-KUMPULAN MENINGKAT MUTU KERJA (KMK)
JABATAN PERTANIAN
1. KMK PRISMA – Pusat Latihan Bersepadu Penampang
2. KMK TUN TUL – Pejabat Pertanian Tuaran
3. KMK PLUMUL – Stesen Penyelidikan Pertanian Ulu Dusun, Sandakan
4. KMK TUNAS SUBUR – Pejabat Pertanian Sandakan, Sandakan
5. PLAN 8 – Bahagian Perancangan, Ibu Pejabat
6. KMK JALUR GEMILANG – Institut Pertanian Sabah, Kota Belud
7. KMK ERA BARU – Seksyen Penerangan, Ibu Pejabat
8. KMK USAHAWAN – Seksyen Usahawan Tani
9. KMK LEBAH MADU – Stesen Penyelidikan Pertanian Lagud Sebrang, Tenom
10. KMK LABAH-LABAH - Pusat Latihan Petani Damai, Kota Marudu
11. KMK PREMIER – Stesen Penyelidikan Pertanian Bukit Quoin, Tawau
12. KMK SRI BADAK – Pejabat Pertanian Lahad Datu
13. KMK SAHMURA - Pusat Latihan Petani Ulu Dusun, Sandakan
14. KMK MILLICHEM - Pusat Penyelidikan Pertanian Tuaran
15. KMK JALUR GEMILANG 2 - Institut Pertanian Sabah, Kota Belud
16. KMK KINABALU - Pejabat Pertanian Ranau
17. KMK AKAUN – Bahagian Akaun, Ibu Pejabat
Lampiran 6
TAJUK-TAJUK PROJEK KUMPULAN MENINGKAT MUTU KERJA
JABATAN PERTANIAN SABAH
Projek-projek Yang Dijalankan Oleh Kumpulan Meningkat Mutu Kerja Jabatan (KMK)
1. “ Mengatasi Masalah Banyak Telur Itik Pecah ” pada tahun 1996 oleh
KMK PRISMA – Pusat Latihan Pertanian Bersepadu Penampang
2. “ Mengatasi Masalah Pengagihan Kenderaan Di Pusat Penyelidikan Pertanian Tuaran ” pada tahun 1996 oleh Pusat Penyelidikan Pertanian, Tuaran
3. “ Mengatasi Masalah Penyediaan Baucer Yang Tidak Memenuhi Standard Di Ibu Pejabat ” pada tahun 1996 oleh Seksyen Perakaunan, Ibu Pejabat
4. “ Mengatasi Ketidakhadiran Penuntut Ke Kuliah / Latihamal Di IPS ” pada tahun 1996 oleh KMK Jalur Gemilang Institut Pertanian Sabah, Timbang Menggaris Kota Belud
5. “ Mengatasi Masalah Serangan Siput Gondang Emas Di Kawasan Tabur Terus ” pada tahun 1996 oleh KMK TUN TUL – Pejabat Pertanian Tuaran
6. “ Mengatasi Masalah Kelambatan Pengeluaran Biji Benih Cambah Kelapa Sawit” pada tahun 1997 oleh KMK PLUMUL – Stesen Penyelidikan Pertanian, Sandakan
7. “ Mengatasi Masalah Kematian Anak Cantuman Durian Di Peringkat Propagator” pada tahun 1997 oleh KMK TUNAS SUBUR – Pejabat Pertanian Sandakan
8. “ Mengatasi Masalah Kesukaran Mendapatkan Maklumat Perangkaan Asas Pertanian Yang Tepat Dan Terkini ” pada tahun 1997 oleh Seksyen Stastistik Ibu Pejabat
9. “ Mengatasi Masalah Kelewatan Penyiapan / Penyediaan Buletin-buletin Pertanian Di Seksyen Penerangan ” pada tahun 1997 oleh KMK ERA BARU – Seksyen Penerangan Ibu Pejabat
10. “ Mengatasi Masalah Kesukaran Penganalisisan Data / Maklumat Hasil-hasil Pertanian Terpilih ” pada tahun 1997 oleh KMK USAHAWAN – Seksyen Usahawan Tani
11. “ Mengatasi Masalah Ketidaktepatan Penyediaan Baucer Di PLPB ” pada tahun 1997 oleh KMK PRISMA – Pusat Latihan Pertanian Bersepadu
12. “ Pengekstrakan Madu Yang Mengakibatkan Hasil Dan Kualiti Madu Terjejas ” pada tahun 1998 oleh KMK LEBAH MADU – Stesen Penyelidikan Pertanian Lagud Sebrang
13. “ Masalah Kakitangan Yang Lewat Ke Pejabat ” pada tahun 1998 oleh Seksyen Perakaunan Ibu Pejabat
14. “ Masalah Pencemaran Makanan Diawet Yang Dikeringkan ” pada tahun 1998 oleh KMK PRISMA – Pusat Latihan Pertanian Bersepadu Penampang
15. “ Masalah Data / Maklumat Pertanian Terpilih Tidak Dapat Diproses Dengan Tepat ” pada tahun 1998 oleh KMK USAHAWAN – Seksyen Usahawan Tani
16. “ Masalah Ketiadaan Meja Jualan Untuk Penjualan Hasil-hasil Pertanian Pelatih Projek Pengkhususan ” pada tahun 1999 oleh KMK PRISMA – Pusat Latihan Pertanian Bersepadu
17. “ Masalah Anak Cantuman Mati Di Peringkat Propagator (Durian) ” pada tahun 1999 oleh KMK TUNAS SUBUR – Pejabat Pertanian Sandakan
18. “ Mengatasi Masalah Kecurian Barang-barang Di Pusat Latihan Petani Damai, Kota Marudu ” pada tahun 1999 oleh KMK LABAH_LABAH – Pusat Latihan Petani Kota Marudu
19. “ Produktiviti Koko Tua Hybrid ” pada tahun 1999 oleh KMK PREMIER – Stesen Penyelidikan Pertanian Bukit Quin Hill Tawau
20. “ Masalah Peratus Kejayaan Cantuman Durian Rendah ” pada tahun 1999 oleh KMK SRI BADAK – Pejabat Pertanian Lahad Datu
21. “Masalah Hasil Projek Tanaman Jjagung Tidak Mencapai 4-6 tan/hektar” oleh KMK Sahmura, Pusat Latihan Petani, Ulu Dusun Sandakan.
22. “Kegagalan Mencapai Sasaran Kerja Analisis Kation Tukarganti Sebanyak 120 Sampel Tanah Sebulan” oleh KMK Millichem, Pusat Penyelidikan Pertanian , Tuaran.
23. Masalah Penuaian Buah Kelapa Sawit oleh KMK Jalur Gemilang 2, KLPTM Timbang Menggaris Koata Belud
24. Masalah Kemudahkesanan Pengeluar Sayuir Yang Mengeluarkan Sayur Mengandungi Sisa Racun Perosak Melebihi Tahap Yang Ditetapkan (MRL) oleh KMK Kinabalu , Pejabat Pertanian Ranau
Lampiran 7
1/2
SENARAI POLISI DAN PROSEDUR/GARISPANDUAN
JABATAN PERTANIAN SABAH
TAJUK TAHUN DIGUBAL
Garispanduian Penyediaaan Laporan-Laporan Peringkat daerah 1989
Garis Panduan Pelaksanaan Projek Petak Demonstrasi 1995
Pengeluaran Padi Berjentera.
2. Polisi dan Prosedur Pelaksanaan Aktiviti Penyediaan Ulasan 1995
Kesesuaian Tanah.
3. Polisis dan Prosedur Pelaksanaan Pemeriksaan Tanah 1995
4. Garis Panduan Pelaksanaan Projek Berkelompok Daerah 1996
5. Garis Panduan Pelaksanaan Projek Demonstrasi Daerah 1996
6. Garis Panduan Pelaksanaan Projek Perintis Cawangan 1996
Pengembangan.
7. Garis Panduan Pelaksanaan Sistem Penanda Bagi 1996
Pengeksportan Sayur-sayuran dari Sabah ke Negeri Sarawak
dan Negara Brunei Darussalam.
8. Garis Panduan Pelaksanaan Projek Khas Tanaman Jangka 1996
Pendek Daerah.
9. Polisi dan Prosedur Pelaksanaan Pemeriksaan Tanah bagi 1996
Tujuan Penilaian Tanaman.
10. Polisi dan Prosedur Bantuan Akibat Bencana Alam 1997
11. Prosedur Pelaksanaan Projek Pembekalan Benih Kelapa Sawit 1997
secara percuma.
12. Polisi dan Prosedur Subsidi Untuk Tanaman Padi 1997
2/2
TAJUK TAHUN DIGUBAL
13. Cadangan Kadar Caj Khidmat Analisis Kimia Bahagian Kimia 1997
Pusat Penyelidikan Pertanian Tuaran.
14. Polisis dan Prosedur Pelaksanaan Pengambilan Pelatih dan 1997
Penempatan Lulusan Kursus Enam Bulan Petani Muda (PLP)
Dan Kursus Kemahiran Pertanian Bersepadu (PLPB)
15. Garis Panduan Untuk Memproses Permohonan dan 1998
Pembekalan Bijih Benih Kelapa Sawit (Kacukan DxP)
dari Jabatan Pertanian Negeri Sabah
16. Prosedur Mempromosi Penemuan Penyelidikan Jabatan 1999
Pertanian Sabah.
17. Cadangan Polisi dan Prosedur Pengendalian Senjatapi 1998
