PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN
Membudayakan Kecemerlangan Dalam Perkhidmatan Awam


PENGENALAN

Kerajaan dalam usaha untuk meningkatkan produktiviti dan kecekapan pengurusan sumber manusia dalam perkhidmatan awam telah memperkenalkan Sistem Saraan Malaysia (SSM). SSM berhasrat untuk mempertingkatkan kualiti perkhidmatan awam secara menyeluruh dan merupakan satu reformasi dalam pengurusan sumber manusia untuk membentuk tenaga kerja yang berpengetahuan, kompenten dan seterusnya mewujudkan perkhidmatan yang cemerlang.

KECEMERLANGAN PERKHIDMATAN
Persekitaran dan Halatuju Perkhidmatan Awam

Perkhidmatan awam kini sedang berhadapan dengan perubahan persekitaran yang dinamik yang memerlukan pekerja yang berpengetahuan (knowledge workers) disamping ekspektasi stakeholders serta pelanggan yang semakin tinggi. Oleh itu , perkhidmatan awam perlu memberi penekanan kepada penguasaan ilmu pengetahuan, peningkatan kemahiran dan pengamalan ciri-ciri peribadi yang positif. Perkhidmatan awam juga perlu mengamalkan budaya pembelajaran yang berterusan serta pengurusan fleksibel yang berupaya bertindak secara proaktif dan berkesan.

Selaras dengan itu perkhidmatan awam memerlukan budaya yang mendorong kepada perkhidmatan cemerlang dan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan dan memenuhi ekspektasi pelanggan. Penyampaian perkhidmatan yang berkualiti cekap dan berkesan akan menyumbang ke arah pencapaian matlamat negara yang lebih cemerlang, gemilang dan terbilang.

Perubahan Peranan Perkhidmatan Awam

Peranan perkhidmatan awam telah berubah sejak era kemerdekaan hingga era teknologi maklumat seiring dengan perubahan persekitaran dan tuntutan stakeholders serta pelanggan. Evolusi peranan perkhidmatan awam dapat dilihat dengan jelas daripada sebagai fungsi pelaksana pengawal keamanan, pelaksanaan dasar kerajaan serta kutipan hasil negara kepada fungsi yang lebih luas dan mencabar sebagai peneraju (pacesetter) pertumbuhan ekonomi, regulator polisi kerajaan, serta melaksanakan peranan sebagai strategic integrator. Perubahan gaya kepimpinan daripada cara kawalan dan memberikan arahan (command and control style) kepada kepimpinan transformational yang mengarah kepada pembentukan perhubungan dengan pekerja yang kini lebih berpengetahuan (k-workers) yang merupakan intellectual capital kepada perkhidmatan awam. Kepimpinan dalam era semasa perlu lebih kreatif dan inovatif disamping terus berusaha untuk meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan serta mengkaji semula dasar dan peraturan yang digunakan seiring dengan perubahan persekitaran.

Cabaran Kepada Anggota Perkhidmatan Awam

Cabaran dan persekitaran yang semakin kompleks memerlukan perkhidmatan awam yang dinamik, fleksibel dan mantap. Kecemerlangan dalam perkhidmatan merupakan satu tahap yang perlu dicapai dan dipertingkatkan dengan pencapaian pegawai yang tinggi dan kompeten dalam bidang masing-masing. Kecemerlangan pegawai yang dihasratkan merupakan satu tahap yang tinggi yang merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang terpuji. Antara cabaran-cabaran yang perlu dihadapi dan ditangani dengan efektif oleh perkhidmatan awam adalah:

a) arus perubahan yang pantas;
b) keperluan kepada penngetahuan dan kemahiran terkini;
c) persekitaran yang pantas berubah;
d) kepantasan membuat keputusan dan tindakan;
e) keperluan memberi perhatian kepada NGOs;
f) kesediaan bertindakbalas terhadap pembangunan teknologi;
g) pengamalan budaya pembelajaran dalam organisasi; dan
h) kehendak pelanggan yang sering berubah-ubah.

Cabaran ini harus dihadapi dengan menyediakan penjawat awam yang cemerlang, berpengetahuan luas, cekap dan berdaya saing. Dengan kata lain perkhidmatan awam memerlukan pegawai yang teruji dan mampu menangani isu yang berbangkit dalam sebarang situasi dengan kemahiran, kreativiti yang tinggi dan inovatif. Justeru, perkhidmatan awam memerlukan pegawai yang:

a) tinggi penguasaan ilmu pengetahuan dalam bidang masing-masing;
b) sentiasa meningkatkan kemahiran;
c) sentiasa mengamalkan nilai dan ciri-ciri peribadi yang positif;
d) mampu melaksanakan pengurusan organisasi dengan fleksibel;
e) menerap dan mengamalkan budaya pembelajaran; dan
f) mampu memberikan perkhidmatan yang pantas, cekap dan berkesan.

KONSEP KECEMERLANGAN

Kecemerlangan merupakan satu tahap pencapaian yang tinggi merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan, kemahiran yang tinggi dalam bidang kerjanya dan ciri-ciri peribadi yang terpuji. Kecemerlangan dalam perkhidmatan awam adalah dinilai menggunakan beberapa kaedah dan antaranya adalah menerusi Penilaian Tahap Kecekapan.

SISTEM SARAAN MALAYSIA

Sistem Saraan Malaysia (SSM) adalah usaha kerajaan untuk meningkatkan keberkesanan perkhidmatan awam negara bersesuaian dengan:

a) keperluan mewujudkan pekerja berilmu dan berkemahiran yang berdaya saing, berdaya tahan dan berdaya maju;
b) memastikan perkhidmatan awam kekal relevan dan mampu melaksanakan peranannya dengan berkesan serta berupaya menghadapi keperluan dan cabaran semasa;
c) menangani ekspektasi pelanggan yang sentiasa meningkat; dan
d) memastikan perkhidmatan awam dianggotai oleh anggota yang berintegriti dan mempunyai akauntabiliti selaras dengan keperluan Good Governance yang menekankan pengurusan yang cekap, telus, adil dan berkesan.

SSM menekankan konsep pengurusan sumber manusia yang berasaskan kompetensi selaras dengan hasrat kerajaan untuk mewujudkan tenaga kerja yang tingggi penguasaan ilmu pengetahuan, kemahiran dan budaya kerja yang positif. Dalam hubungan ini, Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) merupakan elemen yang diperkenalkan di bawah SSM bagi menilai tahap kompetensi anggota perkhidmatan awam menerusi kaedah-kaedah penilaian seperti peperiksaan, kursus, amali dan lain-lain kaedah yang bersesuaian.

Cabaran Dalam Perkhidmatan Awam

Perkhidmatan awam kini berhadapan dengan cabaran utama bagi mengekalkan fungsi dan peranannya dalam era teknologi, cabaran globalisasi dan k-economy disamping tuntutan pelanggan yang tidak terbatas. Bagi memastikan perkhidmatan awam terus relavan, cabaran yang perlu ditangani adalah:

a) Perkembangan Teknologi Maklumat (ICT)
Kesan ICT kepada perkhidmatan awam amat besar. Ia telah mengubah cara kerja, ekspektasi pelanggan, perkhidmatan yang lebih pantas, keperluan automasi dalam perkhidmatan, penyampaian perkhidmatan yang berkualiti serta keperluan pelaksanaan urusan kerajaan elektronik (e- Government).

b) Globalisasi dan kesannya
Globalisasi memberi kesan besar kepada pentadbiran negara khasnya perkhidmatan awam. Kesan globalisasi adalah menyeluruh yang melibatkan geo-politik, sosio ekonomi serta tenaga manusia. Antara perkara-perkara yang perlu diberi perhatian terhadap pengaruh globalisasi adalah:
i) aliran perdagangan pelaburan maklumat dan pekerja yang merentasi sempadan negara;
ii) liberalisasi ekonomi;
iii) keputusan diputuskan diperingkat antarabangsa;
iv) pertubuhan negara serantau yang kuat; dan
v) persaingan dalam pasaran dunia.

c) Pengamalan K-Economy
Ekonomi berasaskan pengetahuan bermaksud penggunaan atau ekploitasi pengetahuan serta maklumat sebagai penjana atau penyumbang kepada pertubuhan ekonomi negara. Secara umumnya pengetahuan boleh digunakan sebagai:
i) komoditi yang boleh diperdagangkan;
ii) mereka cipta, membangun dan memasarkan produk baru;
iii) membangunkan inovasi dan teknologi; dan
iv) asas untuk mempertingkatkan produktiviti.

d) Tuntutan Amalan Tadbir Urus Yang baik (good governance)
Penglibatan rakyat dalam menentukan keputusan kerajaan semakin bertambah dan meluas dalam banyak bidang. Pertubuhan-pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO’s) dan masyarakat yang semakin matang menyuarakan pandangan serta memperjuangkan hak dan kepentingan masing-masing. Perkhidmatan Awam perlu lebih perihatin dan memberikan perhatian kepada pandangan dan tuntutan stakeholders/pelanggan. Ciri-ciri good governance adalah seperti berikut:

i) bertanggungjawab (accountable);
ii) telus (transparent);
iii) peka (responsive);
iv) sepakat (consensus oriented);
v) kesamarataan dan menyeluruh (equitable and inclusive);
vi) mengikut the rules of law;
vii) efektif dan efisen; dan
viii) penglibatan semua (participatory).

PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

Penilaian Tahap Kecekapan merupakan teras kepada Sistem Saraan Malaysia yang diperkenalkan untuk:
a) menggalakkan pembangunan diri anggota awam melalui pembelajaran berterusan;
b) menggalakkan penggunaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti, inovasi dan multi-skilling dalam pelaksanaan tugas;
c) memantapkan organisasi pembelajaran (learning organization) dalam sektor awam selaras dengan matlamat melahirkan pekerja berpengetahuan (k-workers);
d) melaksanakan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi;
e) menerapkan budaya kerja berpasukan;
e) membudayakan kecemerlangan dalam perkhidmatan awam; dan
f) membolehkan pengiktirafan diberikan kepada anggota cemerlang melalui Anjakan Gaji dan kemajuan kerjaya.

Menggalakkan penggunaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti dan inovasi
Menggalakkan pembangunan diri dan memantapkan ciri-ciri peribadi
Menerapkan budaya kerja berpasukan
Memantapkan organisasi pembelajaan
Melaksanakan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi
Memenuhi salah satu syarat Anjakan Gaji dan kenaiakan pangkat
Membudayakan kecemerlangan perkhidmatan awam

OBJEKTIF PTK

Rasional PTK

PTK telah digubal untuk memberikan penekanan terhadap penguasaan pengetahuan, peningkatan kemahiran dan penerapan ciri-ciri peribadi terpuji. Ia merupakan satu platform untuk menyahut seruan kerajaan bagi meningkatkan keupayaan diri untuk menghadapi cabaran globalisasi, meningkatkan daya saing negara, memupuk sikap dan budaya baru, menambahkan keberkesanan pelaksanaan projek, penyampaian perkhidmatan yang berkesan, meningkatkan keprihatihan terhadap isu sosial serta proaktif terhadap cabaran baru. Selaras dengan hasrat tersebut, pegawai perkhidmatan awam perlu mengubah minda, sikap dan cara bekerja yang mana ia dilaksanakan melalui pelaksanaan PTK.

Konsep Tahap Kecekapan

Tahap kecekapan bermaksud tahap gabungan aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri peribadi pegawai (sikap, nilai dan etika kerja) yang diperlukan bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan. Tahap kecekapan adalah berbeza mengikut gred memandangkan peringkat penilaian atau aras kesukaran yang ditentukan bergantung kepada kompetensi bagi gred jawatan untuk sesuatu skim perkhidmatan.

Penilaian Tahap Kecekapan

Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) pula adalah ditakrifkan sebagai pengukuran tahap pencapaian seseorang pegawai dari aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri peribadi pegawai (sikap, nilai dan etika kerja) yang perlu bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan.

PTK dengan kata lain adalah proses untuk menilai dan memastikan bahawa setiap pegawai memenuhi kriteria dan standard prestasi yang ditetapkan serta mencapai tahap kompetensi bagi jawatannya. Penilaian ini mengukur kompetensi umum yang ada pada seorang anggota, misalnya disiplin, integriti, cara berkomunikasi serta membuat keputusan disamping kompetensi khusus (functional), misalnya dfalam bidang pengurusan tanah, pengurusan sumber manusia, bidang pendidikan atau keselamatan yang kesemuanya menjurus kepada pencapaian output kerja.

Penilaian yang dilaksanakan menerusi PTK terhadap seseorang pegawai pada sesuatu Tahap Kecekapan adalah dari segi:
a) Pencapaian berdasarkan aktiviti kerja;
b) Pengetahuan dan kemahiran dalam konteks kerja; dan
c) Ciri-ciri peribadi yang perlu ada pada seseorang.

Komponen utama yang diukur dalam Penilaian Tahap Kecekapan adalah:
a) Pengetahuan;
b) Kemahiran; dan
c) Ciri-ciri peribadi.

Komponen utama Penilaian Tahap Kecekapan


KOMPONEN

TAKRIFAN

ELEMEN YANG DIUKUR
PENGETAHUAN


Ilmu Pengetahuan
Berkaitan Organisasi
Perkhidmatan Awam dan
Jabatan Serta Pekerjaan
Yang Berkaitan Dengan
Skim Perkhidmatan
Berkenaan

Pengetahuan mengenai:

• Fungsi dan objektif jabatan
• Struktur organisasi jabatan
• Pekeliling/panduan berkaitan
• Kaedah/teori melaksanakan tugas
• Proses/aliran tugas

KEMAHIRAN

Keupayaan menggunakan
atau mengaplikasi
pengetahuan teoritikal
dan teknikal untuk
Melaksanakan tugas-tugas
yang berkaitan dengan
skim perkhidmatan


Kemahiran dari segi:

• Pemilihan peralatan bersesuaian tugas
• Mengendali/menyelenggara peralatan
• Melaksanakan tugas bercorak fizikal dengan tepat
• Mengenalpasti dan memperbaiki kerosakan
• Tempoh menyelesaikan tugas
• Kuantiti dan kualiti penghasilan output
• Kebolehan menyelesaikan kes secara praktikal

CIRI-CIRI PERIBADI
Ciri-ciri peribadi dan
kelakuan yang perlu
dihayati dan diamalkan
oleh anggota perkhidmatan awam

Ciri-ciri peribadi dari segi

• Ketrampilan
• Penampilan diri
• Motivasi diri
• Semangat kerjasama dan keprihatinan
• Sikap dan disiplin diri
• Ciri-ciri penyeliaan
• Menghormati rakan sejawat dan ketua

Kepentingan PTK

PTK mempunyai pengaruh yang besar dalam perkhidmatan awam dari segi pembangunan organisasi dan pengurusan sumber manusia iaitu:
a) sebagai satu kaedah bagi pewujudan budaya kecemerlangan dalam perkhidmatan awam;
b) sebagai satu instrumen pembentukan k-worker dan memantapkan budaya pembelajaran dalam perkhidmatan awam;
c) sebagai input kepada pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi;
d) sebagai kriteria utama dalam pengukuran kecemerlangan prestasi pegawai; dan
e) sebagai input utama dalam pembangunan kerjaya pegawai dan pergerakan gaji.

PENGURUSAN KOMPETENSI
Konsep Kompetensi

Kompetensi adalah ditakrifkan sebagai gabungan aspek pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu dimiliki serta diamalkan bagi melaksanakan sesuatu pekerjaan atau jawatan. Prinsip asas model kompetensi adalah bahawa prestasi seseorang pegawai perkhidmatan awam akan meningkat sekiranya beliau mempunyai semua kompetensi yang diperlukan bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandangnya. Sebagai contoh pengkhususan dalam sesuatu bidang dan kekerapan melaksanakan sesuatu tugas yang akan membolehkan pegawai melaksanakan tanggungjawabnya dengan berkesan dan cemerlang.
Komponen Kompetensi

Tiga komponen kompetensi yang utama adalah:

a) Pengetahuan:
Kebolehan pegawai meningkatkan pengetahuan secara berterusan bagi memperbaiki prestasi diri dengan berkesan.

b) Kemahiran
Kebolehan pegawai mengguna dan memanfaatkan (ability to use in practice) pengetahuan dan kemahiran yang diperolehi bagi melaksanakan tugas dengan cemerlang untuk mencapai objektif organisasi.

c) Ciri-ciri Peribadi
Nilai-nilai peribadi dan pelakuan (personal attributes and behaviours) yang perlu dihayati dan diamalkan oleh pegawai perkhidmatan awam.

Komponen-komponen di atas adalah digambarkan secara ilustrasi oleh Iceberg Model seperti dibawah. Pengetahuan dan kemahiran adalah merupakan komponen kompetensi yang mudah dilihat dan dikenalpasti manakala ciri-ciri peribadi merupakan komponen pendokong yang berada dibawah tetapi adalah merupakan faktor penting dalam mewujudkan pegawai cemerlang yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan dalam sesuatu jawatan.

§ Less visible
§ Largely direct and control surface behaviour
§ Characteristic that leads to long-term success Knowledge and Skills Social Role

Self concept

Traits

Motives


Ciri-ciri peribadi yang diterapkan dengan nilai-nilai positif seperti amanah, adil, telus dan bersyukur akan dapat meningkatkan kecemerlangan dan prestasi individu serta organisasi. Oleh itu, organisasi yang ingin mencapai kecemerlangan hendaklah memberi fokus kepada pembentukan sikap, motif dan konsep diri serta peranan sosial kepada anggota organisasi, iaitu:

a) Peranan sosial: Pegawai perkhidmatan awam mempunyai peranan untuk berkhidmat kepada masyarakat;
b) Konsep diri: Pegawai perkhidmatan awam perlu mempunyai semangat dan iltizam untuk sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kemahiran diri;
c) Sikap: Pegawai perkhidmatan awam perlu mempunyai nilai teras seperti mesra, cekap dan memberi layanan baik kepada pelanggan; dan
d) Motif: Pegawai perkhidmatan awam perlu mempunyai niat ikhlas untuk menyumbang kepada rakyat dan negara.

Jenis Kompetensi

Terdapat dua jenis kompetensi iaitu;

a) Kompetensi umum (Generic competencies)
Kompetensi umum adalah merupakan pengetahuan, kemahiran, dan ciri-ciri peribadi serta tata-kelakuan yang perlu dimiliki oleh setiap anggota dalam sesuatu perkhidmatan berkenaan.

b) Kompetensi Khusus (Functional competencies)
Kompetensi khusus adalah merupakan pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang spesifik bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab bagi sesuatu jawatan atau kumpulan jawatan.

MELEPASI TAHAP KOMPETENSI

Tafsiran Istilah

Bagi melaksanakan konsep Melepasi Tahap Kompetensi terdapat beberapa istilah yang digunakan dan perlu diperjelaskan iaitu:

a) ” Melepasi Tahap Kompetensi” bermaksud pegawai yang berjaya mencapai tahap yang ditetapkan bagi sesuatu tahap kecekapan yang berkenaan dan telah membuktikan pegawai memiliki tahap kompetensi yang diperlukan dari segi pengentahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi.
b) “Kriteria Penilaian” bermaksud perkara-perkara yang diberi penilaian termasuklah pecahan-pecahan di bawahnya (sub-kriteria).
c) “Lulus PTK” bermaksud melepasi tahap kompetensi yang ditetapkan bagi sesuatu peperiksaan dan kursus atau penilaian PTK.
d) “Lulus Bersyarat” bermaksud pegawai tidak mencapai markah minimum yang ditetapkan bagi melepasi tahap kompetensi dan perlu menduduki semula aspek penilaian yang gagal atau menyediakan kertas tugasan khas.
e) “Menduduki Semula (refer)” bermaksud menduduki semula aspek penilaian yang gagal atau menyediakan kertas tugasan khas.
f) “Mengulangi Kursus (repeat)” bermaksud mengikuti semula keseluruhan kursus PTK.

Tujuan Penetapan Melepasi Tahap Kompetensi

Markah untuk Melepasi Tahap Kompetensi dalam perkhidmatan awam ditetapkan pada aras yang tertentu adalah untuk:
a) menentukan pegawai yang melepasi tahap kompetensi memiliki pengetahuan, kemahiran serta sikap, nilai dan etika kerja positif yang menggambarkan tahap yang cemerlang untuk perkhidmatan dan gred jawatan berkenaan; dan
b) menyeragamkan tahap pencapaian kompetensi bagi semua perkhidmatan yang mensyaratkan PTK.

Rasional Penetapan Markah Melepasi Tahap Kompetensi

Rasional penetapan markah yang tinggi bagi Melepasi Tahap Kompetensi adalah:
a) satu tahap secara amalan diguna pakai bagi penentuan tahap cemerlang seperti dalam urusan kenaikan pangkat dan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT);
b) kualiti dan pencapaian cemerlang pegawai merupakan fokus utama bagi membentuk perkhidmatan yang cekap dan berkesan;
b) tahap kelulusan perlu lebih tinggi berbanding dengan peperiksaan perkhidmatan dan KPSL; dan
d) tahap ini adalah munasabah dan mampu dicapai oleh pegawai yang cemerlang.

Sehubungan dengan itu satu markah yang standard dan consistent dalam PTK perlu ditetapkan. Penetapan tahap kelulusan berdasarkan garis penetapan atau quartile adalah tidak sesuai oleh kerana kompetensi peserta dalam sesuatu kursus dengan yang lain adalah berbeza dan ia akan mempengaruhi tahap pencapaian bagi setiap kursus. Dengan kata lain ia akan lebih tinggi jika sebahagian besar peserta dalam sesuatu siri kursus mempunyai tahap kompetensi yang tinggi atau sebaliknya.

Kaedah dan Bidang Penilaian PTK

Kaedah dan bidang penilaian digunakan dalam PTK adalah seperti dijadual berikut:


Kaedah Penilaian
Bidang Penilaian
Peperiksaan PTK
Bahagian Umum
Bahagian Khusus
Kursus PTK
Ujian Kursus
Penilaian Individu dan kumpulan
Pengucapan Awam
Penilaian PTK
PMR/SRP
Pengetahuan / Nilai
Kemahiran


Keputusan PTK

Keputusan PTK akan dimaklumkan kepada pegawai seperti berikut:

a. lulus/Melepasi Tahap Kompetensi;
b. lulus bersyarat; dan
c. tidak melepasi tahap kompetensi.

Penjelasan lanjut mengenai keputusan PTK yang dikeluarkan adalah seperti berikut;

Keputusan
Maksud
Penjelasan
Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi
melepasi tahap kompetensi yang ditetapkan bagi sesuatu peperiksaan dan kursus atau penilaian PTK.

· Layak untuk dipertimbangkan bagi Anjakan Gaji dan/ atau kenaikan pangkat
Lulus Bersyarat
Pegawai tidak mencapai markah minimum yang ditetapkan bagi melepasi tahap kompetensi dan perlu menduduki semula aspek penilaian yang gagal atau menyediakan kertas tugasan khas

· dibenarkan untuk mengambil semula bahagian/aspek penilaian berkenaan atau lain-lain kaedah yang ditetapkan untuk melepasi tahap kecekapan di gred jawatan yang berkenaan
· pegawai perlu memohon untuk menduduki bahagian berkenaan atau penilaian yang disyaratkan
· permohonan akan diselaraskan oleh Urus setia/penganjur

Tidak Melepasi Tahap Kompetensi
Tidak mencapai markah 50% daripada markah keseluruhan PTK
· dibenarkan untuk mengambil semula PTK berkenaan mengikut syarat-syarat yang ditetapkan
· pegawai perlu memohon untuk mengikuti semula


Penilaian dan Syarat Melepasi Tahap Kompetensi

Penetapan markah Melepasi Tahap Kompetensi adalah berdasarkan kaedah penilaian yang digunakan sama ada dalam peperiksaan, kursus atau penilaian bagi pegawai dengan kelayakan masuk PMR/SRP dan be bawah.

Peperiksaan PTK

Peperiksaan PTK adalah untuk menilai kompetensi pegawai dalam dua aspek utama iaitu:
a) Kompetensi Umum; dan
b) Kompetensi Khusus.

Penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi tujuan Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Tidak Melepasi Tahap Kompetensi adalah seperti berikut:

Pencapaian
Keseluruhan
Status/Syarat
Melepasi markah
yang ditetapkan
Lulus / Melepasi Tahap Kompetensi
50% hingga
Markah yang ditetapkan
Dibenar menduduki semula peperiksaan bahagian berkenaan pada peperiksaan berikutnya
Kurang dari 50%
Dibenar menduduki semula peperiksaan bahagian berkenaan selepas satu tahun atau satu peperiksaan, mengikut mana terkemudian.


Kursus PTK

Penilaian yang ditetapkan bagi Melepasi Tahap Kompetensi bagi kursus PTK adalah:
a. pencapaian minimum yang ditetapkan untuk keseluruhan kursus;
b. pencapaian minimum yang ditetapkan bagi setiap daripada markah Penilaian dan Ujian; dan
c. pencapaian minimum -yang ditetapkan bagi Pengucapan Awam (tajuk umum atau tajuk bidang pengkhususan).
Berasaskan penetapan di atas, keputusan PTK akan mewujudkan dua kelompok utama iaitu:
a) pegawai yang Melepasi Tahap Kompetensi; dan
b) pegawai yang Lulus Bersyarat / Tidak Melepasi Tahap Kompetensi.
Dikalangan pegawai yang Lulus Bersyarat / Tidak Melepasi Tahap Kompetensi pula akan terdapat dua kelompok utama iaitu:
a) bagi pegawai yang keputusan PTK mereka adalah Lulus Bersyarat, mereka dikehendaki untuk menduduki semula bahagian penilaian yang tidak melepasi tahap yang ditetapkan atau dikehendaki mengemukakan kertas tugasan khas; dan
b) bagi pegawai yang keputusan PTK mereka adalah Tidak Melepasi Tahap Kompetensi, mereka dikehendaki untuk mengulangi semula keseluruhan kursus PTK.

Ringkasan bagi penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi tujuan Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Lulus Bersyarat adalah seperti berikut:
Pencapaian Markah
Status/Syarat
Melepasi tahap
ditetapkan
Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi
Lulus Bersyarat (menduduki semula)
• Menduduki ujian kursus PTK dalam kursus berikutnya; dan

• Dikehendaki menyediakan kertas tugasan khas. Boleh memohon selepas menerima keputusan kursus PTK

• Hasil kerja dikemukakan dalam tempoh satu (1) bulan


Disamping ketetapan di atas, syarat untuk Melepasi Tahap Kompetensi bagi pegawai yang mendapat Lulus Bersyarat adalah seperti berikut:
a) bagi pegawai yang mendapat markah ujian kursus PTK kurang daripada tahap yang ditetapkan perlu mengambil ujian PTK;
b)
bagi pegawai yang mendapat markah penilaian kursus PTK kurang daripada tahap yang ditetapkan perlu menyediakan kertas tugasan khas;
c) pegawai yang tidak mencapai tahap minimum dalam pengucapan awam dibenarkan untuk menduduki semula pengucapan awam pada sesi berikutnya; dan
d) pegawai yang gagal menunjukkan sikap yang sesuai sepanjang tempoh kursus akan ditangguh keputusan kursus PTK sehingga mendapat laporan daripada Ketua Jabatannya dalam tempoh 12 bulan selepas menghadiri kursus.

Ringkasan bagi penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Tidak Melepasi Tahap Kompetensi adalah seperti berikut:

Pencapaian
Markah
Status/Syarat
Kurang dari
50%
• Tidak melepasi Tahap Kompetensi dan dibenarkan untuk mengulangi semula kursus

• sekiranya masih gagal, maka dibenarkan mengulangi semula kursus PTK selepas 12 bulan lagi

• Sekiranya masih gagal selepas 3 kali percubaan kursus PTK dan seterusnya, maka pegawai perlu menunggu 18 bulan sebelum dibenarkan mengulangi semula kursus kursus PTK
(mengulangi
semula)

Wajaran pemarkahan kursus PTK yang digunakan oleh perkhidmatan gunasama yang TK 6 dan TK 4 (contoh bagi kumpulan Pengurusan dan Profesional) adalah seperti berikut;

a) Ujian Kursus 30%

b) Penilaian 70%

i. Penilaian Individu 31.5%
- Pengucapan Awam
- Kertas Tugasan
- Ulasan Buku

ii. Penilaian Kumpulan 17.5%
- Persembahan Panel
- Persembahan Kertas Projek
- Kertas Projek

iii. Personaliti 17.5%

iv. Rakan Sejawat 3.5%

100%
Wajaran Pemarkahan Kursus PTK ( TK 4 )

Penilaian Bagi Pegawai Lantikan PMR/SRP
Penetapan Penilaian yang digunakan bagi pegawai lantikan PMR/SRP adalah meliputi komponen berikut:
a) Pencapaian minimum untuk keseluruhan penilaian; dan
b) terpakai untuk kedua-dua bahagian penilaian:
i) Penilaian Pengetahuan dan Nilai-nilai Peribadi,
ii) Penilaian Kemahiran
Ringkasan bagi penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi tujuan mendapat kelulusan Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Lulus Bersyarat adalah seperti berikut:
Pencapaian
Keseluruhan
Status/Syarat
Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi
Dibenar menduduki semula penilaian PTK dan berikutnya tertakluk kepada kekosongan tempat.
Melepasi tahap ditetapkan
Lulus
Bersyarat (menduduki semula)

RUMUSAN

Pelaksanaan PTK yang telus, saksama dan berkesan akan dapat memberikan output positif kepada perkhidmatan awam. Ia akan meningkatkan ketrampilan diri pegawai, mendorong peningkatan produktiviti negara, penyampaian perkhidmatan yang berkesan dan perkhidmatan awam akan terus relavan. Disamping itu hasrat untuk menerapkan budaya pembelajaran dan membudayakan kecemerlangan dalam perkhidmatan awam dapat dicapai dan perkhidmatan akan mempunyai anggota yang berdaya saing serta mempunyai ketahanan yang tinggi.
Kejayaan Penilaian Tahap Kecekapan akan memberikan gambaran terhadap keupayaan dan kompetensi anggota perkhidmatan awam dalam melaksanakan tugas di tahap yang cemerlang dan perkara ini secara tidak lansung akan menyumbang kepada hasrat mewujudkan perkhidmatan awam bertaraf dunia.

PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN
Membudayakan Kecemerlangan Dalam Perkhidmatan Awam


PENGENALAN

Kerajaan dalam usaha untuk meningkatkan produktiviti dan kecekapan pengurusan sumber manusia dalam perkhidmatan awam telah memperkenalkan Sistem Saraan Malaysia (SSM). SSM berhasrat untuk mempertingkatkan kualiti perkhidmatan awam secara menyeluruh dan merupakan satu reformasi dalam pengurusan sumber manusia untuk membentuk tenaga kerja yang berpengetahuan, kompenten dan seterusnya mewujudkan perkhidmatan yang cemerlang.

KECEMERLANGAN PERKHIDMATAN
Persekitaran dan Halatuju Perkhidmatan Awam

Perkhidmatan awam kini sedang berhadapan dengan perubahan persekitaran yang dinamik yang memerlukan pekerja yang berpengetahuan (knowledge workers) disamping ekspektasi stakeholders serta pelanggan yang semakin tinggi. Oleh itu , perkhidmatan awam perlu memberi penekanan kepada penguasaan ilmu pengetahuan, peningkatan kemahiran dan pengamalan ciri-ciri peribadi yang positif. Perkhidmatan awam juga perlu mengamalkan budaya pembelajaran yang berterusan serta pengurusan fleksibel yang berupaya bertindak secara proaktif dan berkesan.

Selaras dengan itu perkhidmatan awam memerlukan budaya yang mendorong kepada perkhidmatan cemerlang dan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan dan memenuhi ekspektasi pelanggan. Penyampaian perkhidmatan yang berkualiti cekap dan berkesan akan menyumbang ke arah pencapaian matlamat negara yang lebih cemerlang, gemilang dan terbilang.

Perubahan Peranan Perkhidmatan Awam

Peranan perkhidmatan awam telah berubah sejak era kemerdekaan hingga era teknologi maklumat seiring dengan perubahan persekitaran dan tuntutan stakeholders serta pelanggan. Evolusi peranan perkhidmatan awam dapat dilihat dengan jelas daripada sebagai fungsi pelaksana pengawal keamanan, pelaksanaan dasar kerajaan serta kutipan hasil negara kepada fungsi yang lebih luas dan mencabar sebagai peneraju (pacesetter) pertumbuhan ekonomi, regulator polisi kerajaan, serta melaksanakan peranan sebagai strategic integrator. Perubahan gaya kepimpinan daripada cara kawalan dan memberikan arahan (command and control style) kepada kepimpinan transformational yang mengarah kepada pembentukan perhubungan dengan pekerja yang kini lebih berpengetahuan (k-workers) yang merupakan intellectual capital kepada perkhidmatan awam. Kepimpinan dalam era semasa perlu lebih kreatif dan inovatif disamping terus berusaha untuk meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan serta mengkaji semula dasar dan peraturan yang digunakan seiring dengan perubahan persekitaran.

Cabaran Kepada Anggota Perkhidmatan Awam

Cabaran dan persekitaran yang semakin kompleks memerlukan perkhidmatan awam yang dinamik, fleksibel dan mantap. Kecemerlangan dalam perkhidmatan merupakan satu tahap yang perlu dicapai dan dipertingkatkan dengan pencapaian pegawai yang tinggi dan kompeten dalam bidang masing-masing. Kecemerlangan pegawai yang dihasratkan merupakan satu tahap yang tinggi yang merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang terpuji. Antara cabaran-cabaran yang perlu dihadapi dan ditangani dengan efektif oleh perkhidmatan awam adalah:

a) arus perubahan yang pantas;
b) keperluan kepada penngetahuan dan kemahiran terkini;
c) persekitaran yang pantas berubah;
d) kepantasan membuat keputusan dan tindakan;
e) keperluan memberi perhatian kepada NGOs;
f) kesediaan bertindakbalas terhadap pembangunan teknologi;
g) pengamalan budaya pembelajaran dalam organisasi; dan
h) kehendak pelanggan yang sering berubah-ubah.

Cabaran ini harus dihadapi dengan menyediakan penjawat awam yang cemerlang, berpengetahuan luas, cekap dan berdaya saing. Dengan kata lain perkhidmatan awam memerlukan pegawai yang teruji dan mampu menangani isu yang berbangkit dalam sebarang situasi dengan kemahiran, kreativiti yang tinggi dan inovatif. Justeru, perkhidmatan awam memerlukan pegawai yang:

a) tinggi penguasaan ilmu pengetahuan dalam bidang masing-masing;
b) sentiasa meningkatkan kemahiran;
c) sentiasa mengamalkan nilai dan ciri-ciri peribadi yang positif;
d) mampu melaksanakan pengurusan organisasi dengan fleksibel;
e) menerap dan mengamalkan budaya pembelajaran; dan
f) mampu memberikan perkhidmatan yang pantas, cekap dan berkesan.

KONSEP KECEMERLANGAN

Kecemerlangan merupakan satu tahap pencapaian yang tinggi merangkumi penguasaan ilmu pengetahuan, kemahiran yang tinggi dalam bidang kerjanya dan ciri-ciri peribadi yang terpuji. Kecemerlangan dalam perkhidmatan awam adalah dinilai menggunakan beberapa kaedah dan antaranya adalah menerusi Penilaian Tahap Kecekapan.

SISTEM SARAAN MALAYSIA

Sistem Saraan Malaysia (SSM) adalah usaha kerajaan untuk meningkatkan keberkesanan perkhidmatan awam negara bersesuaian dengan:

a) keperluan mewujudkan pekerja berilmu dan berkemahiran yang berdaya saing, berdaya tahan dan berdaya maju;
b) memastikan perkhidmatan awam kekal relevan dan mampu melaksanakan peranannya dengan berkesan serta berupaya menghadapi keperluan dan cabaran semasa;
c) menangani ekspektasi pelanggan yang sentiasa meningkat; dan
d) memastikan perkhidmatan awam dianggotai oleh anggota yang berintegriti dan mempunyai akauntabiliti selaras dengan keperluan Good Governance yang menekankan pengurusan yang cekap, telus, adil dan berkesan.

SSM menekankan konsep pengurusan sumber manusia yang berasaskan kompetensi selaras dengan hasrat kerajaan untuk mewujudkan tenaga kerja yang tingggi penguasaan ilmu pengetahuan, kemahiran dan budaya kerja yang positif. Dalam hubungan ini, Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) merupakan elemen yang diperkenalkan di bawah SSM bagi menilai tahap kompetensi anggota perkhidmatan awam menerusi kaedah-kaedah penilaian seperti peperiksaan, kursus, amali dan lain-lain kaedah yang bersesuaian.

Cabaran Dalam Perkhidmatan Awam

Perkhidmatan awam kini berhadapan dengan cabaran utama bagi mengekalkan fungsi dan peranannya dalam era teknologi, cabaran globalisasi dan k-economy disamping tuntutan pelanggan yang tidak terbatas. Bagi memastikan perkhidmatan awam terus relavan, cabaran yang perlu ditangani adalah:

a) Perkembangan Teknologi Maklumat (ICT)
Kesan ICT kepada perkhidmatan awam amat besar. Ia telah mengubah cara kerja, ekspektasi pelanggan, perkhidmatan yang lebih pantas, keperluan automasi dalam perkhidmatan, penyampaian perkhidmatan yang berkualiti serta keperluan pelaksanaan urusan kerajaan elektronik (e- Government).

b) Globalisasi dan kesannya
Globalisasi memberi kesan besar kepada pentadbiran negara khasnya perkhidmatan awam. Kesan globalisasi adalah menyeluruh yang melibatkan geo-politik, sosio ekonomi serta tenaga manusia. Antara perkara-perkara yang perlu diberi perhatian terhadap pengaruh globalisasi adalah:
i) aliran perdagangan pelaburan maklumat dan pekerja yang merentasi sempadan negara;
ii) liberalisasi ekonomi;
iii) keputusan diputuskan diperingkat antarabangsa;
iv) pertubuhan negara serantau yang kuat; dan
v) persaingan dalam pasaran dunia.

c) Pengamalan K-Economy
Ekonomi berasaskan pengetahuan bermaksud penggunaan atau ekploitasi pengetahuan serta maklumat sebagai penjana atau penyumbang kepada pertubuhan ekonomi negara. Secara umumnya pengetahuan boleh digunakan sebagai:
i) komoditi yang boleh diperdagangkan;
ii) mereka cipta, membangun dan memasarkan produk baru;
iii) membangunkan inovasi dan teknologi; dan
iv) asas untuk mempertingkatkan produktiviti.

d) Tuntutan Amalan Tadbir Urus Yang baik (good governance)
Penglibatan rakyat dalam menentukan keputusan kerajaan semakin bertambah dan meluas dalam banyak bidang. Pertubuhan-pertubuhan Bukan Kerajaan (NGO’s) dan masyarakat yang semakin matang menyuarakan pandangan serta memperjuangkan hak dan kepentingan masing-masing. Perkhidmatan Awam perlu lebih perihatin dan memberikan perhatian kepada pandangan dan tuntutan stakeholders/pelanggan. Ciri-ciri good governance adalah seperti berikut:

i) bertanggungjawab (accountable);
ii) telus (transparent);
iii) peka (responsive);
iv) sepakat (consensus oriented);
v) kesamarataan dan menyeluruh (equitable and inclusive);
vi) mengikut the rules of law;
vii) efektif dan efisen; dan
viii) penglibatan semua (participatory).

PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

Penilaian Tahap Kecekapan merupakan teras kepada Sistem Saraan Malaysia yang diperkenalkan untuk:
a) menggalakkan pembangunan diri anggota awam melalui pembelajaran berterusan;
b) menggalakkan penggunaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti, inovasi dan multi-skilling dalam pelaksanaan tugas;
c) memantapkan organisasi pembelajaran (learning organization) dalam sektor awam selaras dengan matlamat melahirkan pekerja berpengetahuan (k-workers);
d) melaksanakan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi;
e) menerapkan budaya kerja berpasukan;
e) membudayakan kecemerlangan dalam perkhidmatan awam; dan
f) membolehkan pengiktirafan diberikan kepada anggota cemerlang melalui Anjakan Gaji dan kemajuan kerjaya.


Menggalakkan penggunaan pengetahuan, kemahiran, kreativiti dan inovasi
Menggalakkan pembangunan diri dan memantapkan ciri-ciri peribadi
Menerapkan budaya kerja berpasukan
Memantapkan organisasi pembelajaan
Melaksanakan pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi
Memenuhi salah satu syarat Anjakan Gaji dan kenaiakan pangkat
Membudayakan kecemerlangan perkhidmatan awam

OBJEKTIF PTK



Rasional PTK

PTK telah digubal untuk memberikan penekanan terhadap penguasaan pengetahuan, peningkatan kemahiran dan penerapan ciri-ciri peribadi terpuji. Ia merupakan satu platform untuk menyahut seruan kerajaan bagi meningkatkan keupayaan diri untuk menghadapi cabaran globalisasi, meningkatkan daya saing negara, memupuk sikap dan budaya baru, menambahkan keberkesanan pelaksanaan projek, penyampaian perkhidmatan yang berkesan, meningkatkan keprihatihan terhadap isu sosial serta proaktif terhadap cabaran baru. Selaras dengan hasrat tersebut, pegawai perkhidmatan awam perlu mengubah minda, sikap dan cara bekerja yang mana ia dilaksanakan melalui pelaksanaan PTK.

Konsep Tahap Kecekapan

Tahap kecekapan bermaksud tahap gabungan aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri peribadi pegawai (sikap, nilai dan etika kerja) yang diperlukan bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan. Tahap kecekapan adalah berbeza mengikut gred memandangkan peringkat penilaian atau aras kesukaran yang ditentukan bergantung kepada kompetensi bagi gred jawatan untuk sesuatu skim perkhidmatan.

Penilaian Tahap Kecekapan

Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) pula adalah ditakrifkan sebagai pengukuran tahap pencapaian seseorang pegawai dari aspek pengetahuan, kemahiran serta ciri-ciri peribadi pegawai (sikap, nilai dan etika kerja) yang perlu bagi sesuatu pekerjaan atau jawatan.

PTK dengan kata lain adalah proses untuk menilai dan memastikan bahawa setiap pegawai memenuhi kriteria dan standard prestasi yang ditetapkan serta mencapai tahap kompetensi bagi jawatannya. Penilaian ini mengukur kompetensi umum yang ada pada seorang anggota, misalnya disiplin, integriti, cara berkomunikasi serta membuat keputusan disamping kompetensi khusus (functional), misalnya dfalam bidang pengurusan tanah, pengurusan sumber manusia, bidang pendidikan atau keselamatan yang kesemuanya menjurus kepada pencapaian output kerja.

Penilaian yang dilaksanakan menerusi PTK terhadap seseorang pegawai pada sesuatu Tahap Kecekapan adalah dari segi:
a) Pencapaian berdasarkan aktiviti kerja;
b) Pengetahuan dan kemahiran dalam konteks kerja; dan
c) Ciri-ciri peribadi yang perlu ada pada seseorang.

Komponen utama yang diukur dalam Penilaian Tahap Kecekapan adalah:
a) Pengetahuan;
b) Kemahiran; dan
c) Ciri-ciri peribadi.

Komponen utama Penilaian Tahap Kecekapan


KOMPONEN DAN TAKRIFAN

ELEMEN YANG DIUKUR
PENGETAHUAN


Ilmu Pengetahuan
Berkaitan Organisasi
Perkhidmatan Awam dan
Jabatan Serta Pekerjaan
Yang Berkaitan Dengan
Skim Perkhidmatan
Berkenaan

Pengetahuan mengenai:

• Fungsi dan objektif jabatan
• Struktur organisasi jabatan
• Pekeliling/panduan berkaitan
• Kaedah/teori melaksanakan tugas
• Proses/aliran tugas

KEMAHIRAN

Keupayaan menggunakan atau mengaplikasi pengetahuan teoritikal dan teknikal untuk
Melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan skim perkhidmatan

Kemahiran dari segi:

• Pemilihan peralatan bersesuaian tugas
• Mengendali/menyelenggara peralatan
• Melaksanakan tugas bercorak fizikal dengan tepat
• Mengenalpasti dan memperbaiki kerosakan
• Tempoh menyelesaikan tugas
• Kuantiti dan kualiti penghasilan output
• Kebolehan menyelesaikan kes secara praktikal

CIRI-CIRI PERIBADI

Ciri-ciri peribadi dan kelakuan yang perlu dihayati dan diamalkan oleh anggota perkhidmatan
awam


Ciri-ciri peribadi dari segi

• Ketrampilan
• Penampilan diri
• Motivasi diri
• Semangat kerjasama dan keprihatinan
• Sikap dan disiplin diri
• Ciri-ciri penyeliaan
• Menghormati rakan sejawat dan ketua


Kepentingan PTK

PTK mempunyai pengaruh yang besar dalam perkhidmatan awam dari segi pembangunan organisasi dan pengurusan sumber manusia iaitu:

a) sebagai satu kaedah bagi pewujudan budaya kecemerlangan dalam perkhidmatan awam;
b) sebagai satu instrumen pembentukan k-worker dan memantapkan budaya pembelajaran dalam perkhidmatan awam;
c) sebagai input kepada pengurusan sumber manusia berasaskan kompetensi;
d) sebagai kriteria utama dalam pengukuran kecemerlangan prestasi pegawai; dan
e) sebagai input utama dalam pembangunan kerjaya pegawai dan pergerakan gaji.

PENGURUSAN KOMPETENSI
Konsep Kompetensi

Kompetensi adalah ditakrifkan sebagai gabungan aspek pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu dimiliki serta diamalkan bagi melaksanakan sesuatu pekerjaan atau jawatan. Prinsip asas model kompetensi adalah bahawa prestasi seseorang pegawai perkhidmatan awam akan meningkat sekiranya beliau mempunyai semua kompetensi yang diperlukan bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab jawatan yang disandangnya. Sebagai contoh pengkhususan dalam sesuatu bidang dan kekerapan melaksanakan sesuatu tugas yang akan membolehkan pegawai melaksanakan tanggungjawabnya dengan berkesan dan cemerlang.

Komponen Kompetensi

Tiga komponen kompetensi yang utama adalah:
a) Pengetahuan:
Kebolehan pegawai meningkatkan pengetahuan secara berterusan bagi memperbaiki prestasi diri dengan berkesan.
b) Kemahiran
Kebolehan pegawai mengguna dan memanfaatkan (ability to use in practice) pengetahuan dan kemahiran yang diperolehi bagi melaksanakan tugas dengan cemerlang untuk mencapai objektif organisasi.
c) Ciri-ciri Peribadi
Nilai-nilai peribadi dan pelakuan (personal attributes and behaviours) yang perlu dihayati dan diamalkan oleh pegawai perkhidmatan awam.

Komponen-komponen di atas adalah digambarkan secara ilustrasi oleh Iceberg Model seperti dibawah. Pengetahuan dan kemahiran adalah merupakan komponen kompetensi yang mudah dilihat dan dikenalpasti manakala ciri-ciri peribadi merupakan komponen pendokong yang berada dibawah tetapi adalah merupakan faktor penting dalam mewujudkan pegawai cemerlang yang mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan dalam sesuatu jawatan.


§ Less visible
§ Largely direct and control surface behaviour
§ Characteristic that leads to long-term success

Knowledge and Skills
Social Role
Self concept
Traits
Motives

Ciri-ciri peribadi yang diterapkan dengan nilai-nilai positif seperti amanah, adil, telus dan bersyukur akan dapat meningkatkan kecemerlangan dan prestasi individu serta organisasi. Oleh itu, organisasi yang ingin mencapai kecemerlangan hendaklah memberi fokus kepada pembentukan sikap, motif dan konsep diri serta peranan sosial kepada anggota organisasi, iaitu:

a) Peranan sosial: Pegawai perkhidmatan awam mempunyai peranan untuk berkhidmat kepada masyarakat;
b) Konsep diri: Pegawai perkhidmatan awam perlu mempunyai semangat dan iltizam untuk sentiasa meningkatkan pengetahuan dan kemahiran diri;
c) Sikap: Pegawai perkhidmatan awam perlu mempunyai nilai teras seperti mesra, cekap dan memberi layanan baik kepada pelanggan; dan
d) Motif: Pegawai perkhidmatan awam perlu mempunyai niat ikhlas untuk menyumbang kepada rakyat dan negara.

Jenis Kompetensi

Terdapat dua jenis kompetensi iaitu;

a) Kompetensi umum (Generic competencies)
Kompetensi umum adalah merupakan pengetahuan, kemahiran, dan ciri-ciri peribadi serta tata-kelakuan yang perlu dimiliki oleh setiap anggota dalam sesuatu perkhidmatan berkenaan.

b) Kompetensi Khusus (Functional competencies)
Kompetensi khusus adalah merupakan pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang spesifik bagi menjalankan tugas dan tanggungjawab bagi sesuatu jawatan atau kumpulan jawatan.

MELEPASI TAHAP KOMPETENSI

Tafsiran Istilah

Bagi melaksanakan konsep Melepasi Tahap Kompetensi terdapat beberapa istilah yang digunakan dan perlu diperjelaskan iaitu:

a) ” Melepasi Tahap Kompetensi” bermaksud pegawai yang berjaya mencapai tahap yang ditetapkan bagi sesuatu tahap kecekapan yang berkenaan dan telah membuktikan pegawai memiliki tahap kompetensi yang diperlukan dari segi pengentahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi.
b) “Kriteria Penilaian” bermaksud perkara-perkara yang diberi penilaian termasuklah pecahan-pecahan di bawahnya (sub-kriteria).
c) “Lulus PTK” bermaksud melepasi tahap kompetensi yang ditetapkan bagi sesuatu peperiksaan dan kursus atau penilaian PTK.
d) “Lulus Bersyarat” bermaksud pegawai tidak mencapai markah minimum yang ditetapkan bagi melepasi tahap kompetensi dan perlu menduduki semula aspek penilaian yang gagal atau menyediakan kertas tugasan khas.
e) “Menduduki Semula (refer)” bermaksud menduduki semula aspek penilaian yang gagal atau menyediakan kertas tugasan khas.
f) “Mengulangi Kursus (repeat)” bermaksud mengikuti semula keseluruhan kursus PTK.

Tujuan Penetapan Melepasi Tahap Kompetensi

Markah untuk Melepasi Tahap Kompetensi dalam perkhidmatan awam ditetapkan pada aras yang tertentu adalah untuk:
a) menentukan pegawai yang melepasi tahap kompetensi memiliki pengetahuan, kemahiran serta sikap, nilai dan etika kerja positif yang menggambarkan tahap yang cemerlang untuk perkhidmatan dan gred jawatan berkenaan; dan
b) menyeragamkan tahap pencapaian kompetensi bagi semua perkhidmatan yang mensyaratkan PTK.

Rasional Penetapan Markah Melepasi Tahap Kompetensi

Rasional penetapan markah yang tinggi bagi Melepasi Tahap Kompetensi adalah:
a) satu tahap secara amalan diguna pakai bagi penentuan tahap cemerlang seperti dalam urusan kenaikan pangkat dan Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT);
b) kualiti dan pencapaian cemerlang pegawai merupakan fokus utama bagi membentuk perkhidmatan yang cekap dan berkesan;
b) tahap kelulusan perlu lebih tinggi berbanding dengan peperiksaan perkhidmatan dan KPSL; dan
d) tahap ini adalah munasabah dan mampu dicapai oleh pegawai yang cemerlang.

Sehubungan dengan itu satu markah yang standard dan consistent dalam PTK perlu ditetapkan. Penetapan tahap kelulusan berdasarkan garis penetapan atau quartile adalah tidak sesuai oleh kerana kompetensi peserta dalam sesuatu kursus dengan yang lain adalah berbeza dan ia akan mempengaruhi tahap pencapaian bagi setiap kursus. Dengan kata lain ia akan lebih tinggi jika sebahagian besar peserta dalam sesuatu siri kursus mempunyai tahap kompetensi yang tinggi atau sebaliknya.

Kaedah dan Bidang Penilaian PTK

Kaedah dan bidang penilaian digunakan dalam PTK adalah seperti dijadual berikut:


Kaedah Penilaian
Bidang Penilaian
Peperiksaan PTK
Bahagian Umum
Bahagian Khusus
Kursus PTK
Ujian Kursus
Penilaian Individu dan kumpulan
Pengucapan Awam
Penilaian PTK
PMR/SRP
Pengetahuan / Nilai
Kemahiran


Keputusan PTK

Keputusan PTK akan dimaklumkan kepada pegawai seperti berikut:

a. lulus/Melepasi Tahap Kompetensi;
b. lulus bersyarat; dan
c. tidak melepasi tahap kompetensi.

Penjelasan lanjut mengenai keputusan PTK yang dikeluarkan adalah seperti berikut;

Keputusan
Maksud
Penjelasan
Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi
melepasi tahap kompetensi yang ditetapkan bagi sesuatu peperiksaan dan kursus atau penilaian PTK.

· Layak untuk dipertimbangkan bagi Anjakan Gaji dan/ atau kenaikan pangkat
Lulus Bersyarat
Pegawai tidak mencapai markah minimum yang ditetapkan bagi melepasi tahap kompetensi dan perlu menduduki semula aspek penilaian yang gagal atau menyediakan kertas tugasan khas

· dibenarkan untuk mengambil semula bahagian/aspek penilaian berkenaan atau lain-lain kaedah yang ditetapkan untuk melepasi tahap kecekapan di gred jawatan yang berkenaan
· pegawai perlu memohon untuk menduduki bahagian berkenaan atau penilaian yang disyaratkan
· permohonan akan diselaraskan oleh Urus setia/penganjur

Tidak Melepasi Tahap Kompetensi
Tidak mencapai markah 50% daripada markah keseluruhan PTK
· dibenarkan untuk mengambil semula PTK berkenaan mengikut syarat-syarat yang ditetapkan
· pegawai perlu memohon untuk mengikuti semula


Penilaian dan Syarat Melepasi Tahap Kompetensi

Penetapan markah Melepasi Tahap Kompetensi adalah berdasarkan kaedah penilaian yang digunakan sama ada dalam peperiksaan, kursus atau penilaian bagi pegawai dengan kelayakan masuk PMR/SRP dan be bawah.

Peperiksaan PTK

Peperiksaan PTK adalah untuk menilai kompetensi pegawai dalam dua aspek utama iaitu:
a) Kompetensi Umum; dan
b) Kompetensi Khusus.

Penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi tujuan Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Tidak Melepasi Tahap Kompetensi adalah seperti berikut:

Pencapaian
Keseluruhan
Status/Syarat
Melepasi markah
yang ditetapkan
Lulus / Melepasi Tahap Kompetensi
50% hingga
Markah yang ditetapkan
Dibenar menduduki semula peperiksaan bahagian berkenaan pada peperiksaan berikutnya
Kurang dari 50%
Dibenar menduduki semula peperiksaan bahagian berkenaan selepas satu tahun atau satu peperiksaan, mengikut mana terkemudian.


Kursus PTK

Penilaian yang ditetapkan bagi Melepasi Tahap Kompetensi bagi kursus PTK adalah:
a. pencapaian minimum yang ditetapkan untuk keseluruhan kursus;
b. pencapaian minimum yang ditetapkan bagi setiap daripada markah Penilaian dan Ujian; dan
c. pencapaian minimum -yang ditetapkan bagi Pengucapan Awam (tajuk umum atau tajuk bidang pengkhususan).
Berasaskan penetapan di atas, keputusan PTK akan mewujudkan dua kelompok utama iaitu:
a) pegawai yang Melepasi Tahap Kompetensi; dan
b) pegawai yang Lulus Bersyarat / Tidak Melepasi Tahap Kompetensi.
Dikalangan pegawai yang Lulus Bersyarat / Tidak Melepasi Tahap Kompetensi pula akan terdapat dua kelompok utama iaitu:
a) bagi pegawai yang keputusan PTK mereka adalah Lulus Bersyarat, mereka dikehendaki untuk menduduki semula bahagian penilaian yang tidak melepasi tahap yang ditetapkan atau dikehendaki mengemukakan kertas tugasan khas; dan
b) bagi pegawai yang keputusan PTK mereka adalah Tidak Melepasi Tahap Kompetensi, mereka dikehendaki untuk mengulangi semula keseluruhan kursus PTK.

Ringkasan bagi penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi tujuan Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Lulus Bersyarat adalah seperti berikut:
Pencapaian
Markah
Status/Syarat
Melepasi tahap
ditetapkan
Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi
Lulus
Bersyarat
(menduduki
semula)
• Menduduki ujian kursus PTK dalam kursus berikutnya; dan

• Dikehendaki menyediakan kertas tugasan khas. Boleh memohon selepas menerima keputusan kursus PTK

• Hasil kerja dikemukakan dalam tempoh satu (1) bulan


Disamping ketetapan di atas, syarat untuk Melepasi Tahap Kompetensi bagi pegawai yang mendapat Lulus Bersyarat adalah seperti berikut:
a) bagi pegawai yang mendapat markah ujian kursus PTK kurang daripada tahap yang ditetapkan perlu mengambil ujian PTK;
b)
bagi pegawai yang mendapat markah penilaian kursus PTK kurang daripada tahap yang ditetapkan perlu menyediakan kertas tugasan khas;
c) pegawai yang tidak mencapai tahap minimum dalam pengucapan awam dibenarkan untuk menduduki semula pengucapan awam pada sesi berikutnya; dan
d) pegawai yang gagal menunjukkan sikap yang sesuai sepanjang tempoh kursus akan ditangguh keputusan kursus PTK sehingga mendapat laporan daripada Ketua Jabatannya dalam tempoh 12 bulan selepas menghadiri kursus.

Ringkasan bagi penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Tidak Melepasi Tahap Kompetensi adalah seperti berikut:

Pencapaian Markah
Status/Syarat
Kurang dari 50%

• Tidak melepasi Tahap Kompetensi dan dibenarkan untuk mengulangi semula kursus

• sekiranya masih gagal, maka dibenarkan mengulangi semula kursus PTK selepas 12 bulan lagi

• Sekiranya masih gagal selepas 3 kali percubaan kursus PTK dan seterusnya, maka pegawai perlu menunggu 18 bulan sebelum dibenarkan mengulangi semula kursus kursus PTK
(mengulangi
semula)


Wajaran pemarkahan kursus PTK yang digunakan oleh perkhidmatan gunasama yang TK 6 dan TK 4 (contoh bagi kumpulan Pengurusan dan Profesional) adalah seperti berikut;

a) Ujian Kursus 30%

b) Penilaian 70%

i. Penilaian Individu 31.5%
- Pengucapan Awam
- Kertas Tugasan
- Ulasan Buku

ii. Penilaian Kumpulan 17.5%
- Persembahan Panel
- Persembahan Kertas Projek
- Kertas Projek

iii. Personaliti 17.5%

iv. Rakan Sejawat 3.5%

100%
Wajaran Pemarkahan Kursus PTK ( TK 4 )

Penilaian Bagi Pegawai Lantikan PMR/SRP
Penetapan Penilaian yang digunakan bagi pegawai lantikan PMR/SRP adalah meliputi komponen berikut:
a) Pencapaian minimum untuk keseluruhan penilaian; dan
b) terpakai untuk kedua-dua bahagian penilaian:
i) Penilaian Pengetahuan dan Nilai-nilai Peribadi,
ii) Penilaian Kemahiran

Ringkasan bagi penilaian yang ditetapkan dan syarat bagi tujuan mendapat kelulusan Melepasi Tahap Kompetensi yang dikenakan bagi pegawai yang Lulus Bersyarat adalah seperti berikut:
Pencapaian Keseluruhan
Status/Syarat
Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi
Dibenar menduduki semula penilaian PTK dan berikutnya tertakluk kepada kekosongan tempat.
Melepasi tahap ditetapkan
Lulus Bersyarat (menduduki semula)


RUMUSAN

Pelaksanaan PTK yang telus, saksama dan berkesan akan dapat memberikan output positif kepada perkhidmatan awam. Ia akan meningkatkan ketrampilan diri pegawai, mendorong peningkatan produktiviti negara, penyampaian perkhidmatan yang berkesan dan perkhidmatan awam akan terus relavan. Disamping itu hasrat untuk menerapkan budaya pembelajaran dan membudayakan kecemerlangan dalam perkhidmatan awam dapat dicapai dan perkhidmatan akan mempunyai anggota yang berdaya saing serta mempunyai ketahanan yang tinggi.
Kejayaan Penilaian Tahap Kecekapan akan memberikan gambaran terhadap keupayaan dan kompetensi anggota perkhidmatan awam dalam melaksanakan tugas di tahap yang cemerlang dan perkara ini secara tidak lansung akan menyumbang kepada hasrat mewujudkan perkhidmatan awam bertaraf dunia.

PENGURUSAN FAIL YANG SITEMATIK

PENGURUSAN FAIL YANG SISTEMATIK

Kedudukan Sebelum Tindakan Dijalankan

1. Kerap menerima rungutan dari Pegawai-pegawai tentang masalah yang berhubungkait dengan fail.
2. Mengambil masa yang lama untuk mendapatkan sesuatu fail.
3. Kelewatan mengesan fail dan surat akan mengakibatkan sesuatu tindakan lewat atau tidak dapat diambil dengan segera yang mana akan menjejaskan imej jabatan.
4. Kesukaran menentukan kemasukan surat ke dalam fail berlaku kerana tajuk fail yang banyak.
5. Tajuk dan nombor fail yang banyak ini mengelirukan pencari fail untuk memasukkan surat-surat ke dalam fail yang tepat dan betul.
6. Kulit fail yang digunakan selalu koyak.
7. Dalam sebulan sekurang-kurangnya 3 kulit fail yang koyak.
8. Walaupun kulit fail ini dibaiki serta di gam, fail akan koyak semula.
9. Fail akan kelihatan lebih buruk apabila koyakan ini digam berulangkali.
10. Pegawai yang menggunakan fail serta keluar dan masuk fail tidak direkod dengan sempurna.
11. Perjalanan fail serta rekod-rekod keluar dan masuk fail ini tidak bersistematik.

Tindakan Yang Telah Dilaksanakan

Tempat menyimpan fail telah diubahsuai baru dengan mengambilkira akan aspek keselamatan, kecantikan dan kesesuaian dengan cara penyimpanan dan jenis kulit fail yang akan digunakan. Rak ini dapat menghindar dari ancaman anai-anai, bubuk-bubuk, tikus dan serangga serta terhindar daripada kelembapan.

Tempat penyimpanan fail baru telah dibuat dalam dua peringkat. Peringkat pertama mula dilaksanakan pada tahun 1994 di mana melibatkan fail-fail Jabatan. Peringkat kedua melibatkan fail Pekeliling Perkhidmatan, Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Am, Pekeliling kontrak serta surat-surat Pekeliling Am. Peringkat kedua telah dilaksanakan sepenuh pada Januari 1998.

Kulit fail dari jenis keras digunakan. Sebelum ini kami menggunakan kulit fail nipis Am 435 tetapi tidak berkesan kerana sukar disusun secara menegak serta nombor fail tidak dapat dilihat. Apabila kulit fail keras ini ditutup isi kandungannya dikeluarkan dan digantikan dengan kulit fail nipis Am 435 Pin 1/80 dimana kulit fail keras tersebut boleh digunakan dengan membuat jilid jilid seterusnya.

Jumlah tajuk fail dikurangkan dari 393 kepada 137. Fail yang tidak aktif dilupuskan. Fail tutup yang tidak dikehendaki lagi oleh jabatan untuk urusan harian dipindahkan ke Arkib Negara. Fail tidak aktif tetapi masih diperlukan disimpan dalam setor khas yang dibuat rak kayu dan berkunci. Apabila fail-fail ini dikurangkan bilangannya, fail lebih mudah diuruskan. Peratus fail dan surat yang lambat dikesan turut berkurangan.

Format rekod perjalanan dan penyimpanan fail digunakan. Bahagian pendaftaran fail akan merekodkan pengedaran fail dengan mencatatkan nama Pegawai atau bahagian mana fail telah diedar serta tarikh diedarkan.

Menyediakan 2 buah buku daftar surat menyurat:-

Buku 1:mencatatkan semua butir-butir seperti nombor fail, tarikh surat, perkara dan daripada siapa surat tersebut diterima. Untuk memudahkan fail dan surat dikesan bilangan faii dan rujukan dicatatkan bersebelahan rekod ini.

Buku 2:mencatatkan maklumat mengenai resit-resit dan bil yang diterima seperti tarikh resit, nombor resit, alamat pengirim dan perkara-perkara berkaitan dengan resit tersebut.
Pelekat warna digunakan untuk memudahkan fail dikenali serta diletak atau dikeluarkan dirak- rak yang disediakan kerana fail-fail ini diasingkan mengikut warna bahagian masing masing.

SOALAN LATIHAN DAN SKIMA JAWAPAN

SOALAN TUGASAN SECARA BERKUMPULAN :

Dalam latihan ini, peserta akan berbincang dalam kumpulan masing-masing. Segala perbincagan dan jawapan yang telah di persetujui bersama dicatatkan dalam kerja kursus dan buat persediaan untuk persembahan (presentasi).

Prosidur tugasan:

1. Nama Kumpulan dan Ahli-Ahli dalam kumpulan
2. Pastikan Nama Huruf Besar, No Kad Pengenalan dan Gred Jawatan
3. Taipkan dengan jarak langkau 2.
4. Guna "Arial" font 12
5. Setiap muka surat diberi no.
6. Berikan Rujukan yang jelas (sekiranya mendapat maklumat dari laman web nyata laman web dengan jelas).
7. Kompalkan dengan kemas dan serahkan tugasan anda ke meja urusetia pada hari yang di tetapkan.

SOALAN TUGASAN

• Huraikan tiga peringkat tahap pengurusan dalam sesebuah organisasi dan tunjukkan perbezaan yang terdapat di antara tahap-tahap pengurusan tersebut?

• Pengurusan bukanlah tanggungjawab seseorang Pengurus Besar atau Pengarah semata-mata tetapi juga tanggungjawab pentadbir bahagian. Dalam konteks ini, huraikan empat fungsi pengurusan yang perlu dilaksanakan.

• Terangkan maksud organisasi? Pada pandangan anda apakah kebaikan Carta Organisasi di sesebuah Jabatan?

• Gaya Kepimpinan adalah merujuk kepada cara seseorang pemimpin mempengaruhi pekerjanya. Huraikan tiga bentuk gaya kepimpinan yang biasa digunakan?

• Kuasa sering dikaitkan dengan pemimpin. Huraikan 5 jenis kuasa yang perlu ada pada seorang pemimpin bagi memimpin kakitangan bawahannya?

• Henry Mintzberg dalam bukunya, The Manager’s job, menjelaskan peranan Pengurus dibahagikan kepada tiga bahagian. Huraikan ketiga-tiga peranan itu?
  
  

SEMOGA ANDA BERJAYA

SOALAN LATIHAN DAN SKIMA JAWAPAN

Soalan 3 :
a) Jelaskan apakah yang dimaksudkan dengan manual prosedur kerja dan fail meja.
b) Nyatakan empat (4) perbezaan di antara kedua-duanya.

Soalan 7 :
Mengikut peraturan 21(1) dalam “Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) (Pindaan) 2002”, “seorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan kumpulan Pengurusan & Profesional adalah dilarang mengambil aktif dalam aktiviti politik”.
Nyatakan lima (5) aktiviti politik yang dimaksudkan itu?

Jawapan : Soalan 3 (a)
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Sebelum Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) diperkenalkan, pekerja-pekerja dalam jabatan/organisasi mejalankan tugas berasaskan pengetahuan, pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja yang lama. Dengan yang demikian, terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaaan ini melambatkan penyelesaian dalam pelaksanaan sesuatu tugas. Oleh yang demikian, MPK dan FM telah diperkenalkan.

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dua dokumen utama yang menjadi rujukan/panduan rasmi kepada pekerja-pekerja untuk menghasilkan satu sistem kerja yang lebih berkesan dan berkualiti. Kedua-duanya adalah saling berkait. MPK mengandungi maklumat-maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/organisasi seperti latarbelakang dan rasional penubuhan, objektif, fungsi, prosedur, dan pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur, manakala FM merupakan satu dokumen yang dirangka khusus untuk memberi panduan yang terperinci mengenai tugas dalam bidang-bidang tertentu yang harus dilaksanakan oleh setiap kakitangan untuk merealisasikan objektif, misi, dan fungsi sesebuah jabatan/organisasi.

MPK merupakan satu proses pendokumentasian yang sistematik dari segi susunan cara bekerja. Setiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang tidak dijalankan mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh mendatangkan kelewatan dan pembaziran masa. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat, satu cara yang sistematk perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dapat dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ianya dapat dijadikan sebagai bahan panduan. Dengan ini. cara bekerja yang jelas dan teratur akan dapat meningkatkan produktiviti jabatan/organisasi.

FM berperanan unutk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam jabatan/ organisasi. FM dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugasan yang dijalankan. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab setiap individu dalam jabatan/organisasi. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam FM merupakan garis panduan langkah demi langkah yang dapat mendorong setiap individu menjalankan tugas dengan cekap.

Peruntukan kuasa dan undang-undang yang berkait dengan tanggungjawab setiap individu turut dinyatakan dalam FM. Objektif jabatan serta objektif dan carta bahagian/unit yang menunjukkan kedudukan individu dalam bahagian/unit masing-masing akan membantu setiap individu memahami peranan mereka. Setiap individu dapat memahami peranan masing-masing dalam sesebuah jabatan/organisasi dan boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan/organisasi. FM merupakan dokumen panduan setiap individu bagi menjalankan tugas setiap hari dan harus ditempatkan di meja masing-masing.

Setelah MPK dan FM diperkenalkan, banyak kerja-kerja telah dikemaskinikan dengan lebih teratur dan kemas. Terdapat banyak kebaikan yang boleh diperolehi dari penggunaan sistem ini. Antaranya seperti semua rekod dan peraturan kerja telah dijadikan rujukan rasmi, wujud keseragaman dalam cara menjalankan kerja, mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas dan sebagainya. Adalah dijangkakan, dengan berpandukan MPK dan FM, tugas, tanggungjawab, kecekapan serta keberkesanan setiap individu dalam jabatan/organisasi dapat dipertingkatkan.

Jawapan : Soalan 3 (b)
Perbezaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian, setiap jabatan/organisasi perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini dapat dinyatakan dalam gambarajah dibawah:

Manual Prosedur Kerja

Dokumen rujukan peringkat jabatan
Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan
Satu MPK untuk satu jabatan
Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan

Fail Meja

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan
Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu
Satu FM bagi satu jawatan
Mengandungi panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

Jawapan : Soalan 7

Seorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan & Profesional adalah dilarang mengambil bahagian aktif dalam aktiviti politik atau memakai mana-mana lambang sesuatu parti politik, dan khususnya beliau tidak boleh:

(i) membuat apa-apa pernyataan awam, sama ada secara lisan atau bertulis, yang memberikan suatu pandangan yang berat sebelah atas apa-apa perkara yang menjadi isu di antara parti-parti politik

(ii) menerbit atau mengeliling buku, majalah atau risalah yang mengemukakan pandangannya yang berat sebelah atau pandangan orang lain, atas apa-apa perkara yang berkaitan dengan mana-mana parti politik

(iii) terlibat dalam merayu undi bagi menyokong mana-mana calon pada suatu pilihanraya umum, pilihanraya kecil, atau apa-apa pilihanraya untuk apa-apa jawatan dalam mana-mana parti politik

(iv) bertindak sebagai seorang ejen pilihanraya atau ejen tempat mengundi atau atas apa-apa sifat untuk atau bagi pihak seseorang calon dalam sesuatu pilihanraya bagi Dewan Rakyat atau mana-mana Dewan Undangan Negeri

(v) memegang atau masuk bertanding untuk apa-apa jawatan dalam mana-mana parti politik

PANDUAN MENINGKATKAN KUALITI LAYANAN TELEFON

PANDUAN MENINGKATKAN KUALITI
LAYANAN URUSAN MELALUI TELEFON
PENCERAMAH EN AWALUDIN BAKAR
(Lampiran kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 1 Tahun 1991)


A. TUJUAN
Panduan ini mengutarakan pendekatan empat peringkat bagi meningkatkan perkhidmatan yang diberi oleh semua yang terlibat dengan layanan urusan melalui telefon. Ianya bukan sahaja ditujukan kepada operator telefon yang khusus ditugaskan untuk menyambut dan menyambung panggilan-panggilan, malahan juga kepada semua staf dan pegawai dalam organisasi seperti pembantu khas, ketua kerani dan pegawai-pegawai yang terlibat menyambut panggilan telefon. Keempat-empat peringkat dalam panduan ini ialah:
Peringkat Pertama
Persediaan
Peringkat Kedua
Sambutan Panggilan
Peringkat Ketiga
Pengendalian Panggilan
Peringkat Keempat
Menamatkan Panggilan

Amalan dan senarai semak mengenai langkah serta tindakan yang terdapat dalam keempat-empat peringkat dalam panduan ini bertujuan untuk memberi panduan mengenai bagaimana operator telefon perlu bersedia sebelum memulakan tugas dan juga cara mana semua pihak yang terlibat dalam urusan melalui telefon melayani panggilan-panggilan telefon.
Dengan menghayati dan mengamalkan langkah dan tindakan seperti yang dikemukakan dalam panduan ini adalah diharapkan kualiti perkhidmatan yang diberi oleh pegawai dan staf yang berurusan melalui telefon dapat ditingkatkan dan pelanggan akan merasa puas hati dengan perkhidmatan yang diterima.

B. PERKHIDMATAN TELEFON YANG BERKUALITI
Telefon merupakan alat perhubungan moden yang sangat penting. Alat ini jika dikendalikan dengan baik akan dapat mewujud dan mengekalkan perhubungan baik dengan pelanggan serta dapat meningkatkan imej organisasi di kacamata orang ramai.
Perkhidmatan telefon yang berkualiti perlu mempunyai ciri-ciri berikut:
Sistem telefon yang memudahkan perhubungan
Layanan urusan telefon yang berkualiti
Operator telefon, pembantu khas dan pegawai-pegawai yang berpengetahuan
Sistem Telefon Yang Memudahkan Perhubungan
Sistem telefon yang memudahkan perhubungan mesti dilengkapi dengan ciri-ciri moden dan kebolehan-kebolehan tertentu antaranya:
Boleh menyusun panggilan masuk mengikut giliran.
Boleh menyalurkan panggilan ke satu sambungan yang telah ditetapkan jika queue panggilan masuk adalah melebihi 3, operator telefon tidak berada di tempatnya atau selepas waktu pejabat.
Sambungan penting boleh berfungsi sebagai talian terus bagi menerima panggilan masuk tanpa melalui operator telefon.
Boleh memainkan muzik atau menyampaikan maklumat yang telah dirakamkan, semasa menunggu panggilan disambungkan.
Boleh memutarkan kembali pesanan sekiranya panggilan masih belum dilayan selepas satu jangkamasa yang telah ditetapkan, misalnya "Kami minta maaf kerana talian masih sibuk. Kami akan melayan anda sebentar lagi".
Kemudahan untuk operator telefon mengganggu sesuatu sambungan jika ada panggilan yang mustahak.
Boleh berfungsi semasa ketiadaan bekalan elektrik. Dalam keadaan ini, sambungan-sambungan tertentu akan berfungsi sebagai talian terus secara automatis.
Boleh memindahkan panggilan masuk daripada operator telefon yang sibuk kepada telefon yang tidak sibuk secara automatis.
Layanan Yang Berkualiti
Layanan urusan melalui telefon yang berkualiti boleh terhasil apabila beberapa amalan penting seperti berikut dilakukan:
Layanan yang mesra, bersopan dan bertanggungjawab.
Bercakap dengan mengamalkan ciri-ciri suara yang baik, antaranya:
Suara yang sederhana iaitu tidak terlalu kuat dan tidak terlalu perlahan, menyenangkan pendengaran pemanggil.
Sebutan yang terang dan jelas akan menyenangkan perhubungan.
Suara yang ramah menyenangkan hati pelanggan untuk perhubungan.
Tekanan suara yang lembut dan menarik memberi gambaran yang baik mengenai personaliti kita.
Senyum semasa bercakap.
Elakkan daripada kedengaran bosan dan keletihan semasa melayan panggilan.
Jangan biarkan emosi mempengaruhi tugas.
Sentiasa ingati nama pemanggil yang sering membuat panggilan dan sambut panggilan dengan menyebut nama mereka.
Jangan membiarkan pemanggil tertunggu-tunggu tanpa alasan.
Sentiasa memohon maaf jika terpaksa membiarkan pemanggil menunggu lama.
Bersedia membantu tanpa diminta.
Pegawai dan staf berkenaan hendaklah sentiasa bersedia mengambil pesanan bagi pihak pegawai-pegawai lain yang tidak dapat dihubungi.
Operator Telefon, Pembantu Khas dan Pegawai Yang Berpengetahuan
Setiap pihak yang terlibat dengan pengendalian urusan melalui telefon semestinya mempunyai pengetahuan yang mencukupi mengenai organisasi sendiri. Antara perkara yang perlu diberi perhatian termasuklah:
o Lengkapkan diri dengan maklumat yang terkini mengenai organisasi.
o Baca semua risalah dan penerbitan-penerbitan mengenai organisasi.
o Pastikan anda berpengetahuan dalam semua perkara yang pihak pengurusan mahu anda mengetahui. Jika anda berpengetahuan anda dapat menyampaikan apa sahaja maklumat mengenai organisasi anda dengan profesional.
Dengan sistem telefon yang memudahkan perhubungan disertai pula dengan amalan-amalan seperti di atas, kualiti layanan urusan melalui telefon akan dapat ditingkatkan ke tahap yang cemerlang.
Terdapat beberapa bentuk hubungan melalui telefon yang diamalkan di agensi-agensi Kerajaan. Empat bentuk yang biasa terdapat adalah seperti di rajah Empat Bentuk Hubungan.
Adalah penting kualiti layanan urusan melalui telefon di tiap-tiap peringkat dalam keempat-empat bentuk ini dipastikan. Lihat rajah Pendekatan Empat Peringkat.

C. PENDEKATAN EMPAT PERINGKAT

Peringkat 1 - Persediaan
Peringkat Persediaan ini adalah khusus untuk operator telefon. Peringkat ini bertujuan untuk mengingatkan operator telefon mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil sebelum memulakan tugas pada hari tersebut. Antara tindakan penting yang perlu diamalkan adalah:
Berada di papan suis telefon lima minit sebelum waktu pejabat dibuka.
Pastikan papan suis telefon dalam keadaan boleh berfungsi.
Pastikan buku panduan telefon yang terkini dan senarai-senarai nombor berikut ada di sisi setiap masa:
Semua pegawai dan staf dalam agensi mengikut bahagian/fungsi/projek masing-masing bagi memudahkan pemindahan panggilan. Senarai ini hendaklah dikemaskini jika ada perubahan.
Agensi-agensi yang sering dihubungi.
Polis, Bomba, Hospital dan Pengurusan Bangunan.
Pembekal peralatan dan kelengkapan dalam pejabat.
Pastikan dokumen berkaitan profail organisasi diletakkan di sisi bagi memudahkan rujukan.
Sediakan borang dan pen untuk mencatatkan pesanan untuk pegawai/staf secukupnya. (Contoh borang pesanan adalah seperti di bawah).
Pastikan persekitaran tempat letak telefon dalam keadaan bersih dan teratur.
Pastikan buku daftar pergerakan staf disediakan, jika operator telefon mengendalikan kaunter penyambut tetamu.
Maklumkan kepada pegawai pentadbir sekiranya perlu meninggalkan kaunter.
Pastikan ada pengganti sebelum meninggalkan papan suis telefon.
Peringkat 2 - Sambutan Panggilan
Peringkat ini melibatkan semua pihak yang terlibat dengan sambutan panggilan telefon iaitu operator telefon, pembantu khas dan pegawai. Ia bermula apabila pemanggil dapat berhubung dengan pihak-pihak yang menyambut panggilan tersebut. Peringkat ini sangat penting kerana ini merupakan peringkat perhubungan yang pertama di antara organisasi dengan pelanggan. Gambaran pertama yang baik boleh meningkatkan persepsi pelanggan terhadap organisasi. Peringkat ini bertujuan untuk memberi panduan kepada mereka yang terlibat dengan sambutan panggilan telefon mengenai amalan-amalan baik semasa melayani panggilan daripada pelanggan. Antara contoh-contoh amalan yang perlu dilakukan adalah :
Menjawab panggilan dengan segera iaitu sebelum dering kedua atau selewat-lewatnya semasa dering ketiga.
Pegang gagang telefon kira-kira 11/2 inci daripada mulut bila menjawab panggilan supaya suara dapat didengar dengan jelas oleh pemanggil.
Jawab tiap-tiap panggilan dengan ucapan selamat diikuti oleh nama organisasi, nama pejabat atau nama sendiri dengan nada suara yang ramah sebaik sahaja anda mengangkat gagang telefon.
Contoh beberapa sebutan adalah seperti berikut:
Bagi Operator Telefon
Sebut ucapan selamat diikuti dengan nama organisasi
Contoh:
"Selamat pagi, Kementerian Perusahaan Awam"
Bagi Pembantu Khas
Sebut ucapan selamat diikuti dengan nama pejabat atau nama gelaran pegawai anda
Contoh:
"Selamat pagi, Pejabat Ketua Pengarah, Pembantu Khas bercakap"
atau
"Selamat pagi, Pembantu Khas Pengarah Operasi"
atau
"Selamat pagi, Pejabat Dr. Azman".
Bagi Pegawai-pegawai
Sebut ucapan selamat diikuti dengan nama jawatan atau nama individu
Contoh:
"Selamat pagi, Ketua Kerani bercakap"
atau
"Selamat pagi, Mazlan bercakap"
Peringkat 3 - Pengendalian Panggilan
Seperti peringkat sambutan panggilan, peringkat pengendalian panggilan juga melibatkan operator telefon, pembantu khas dan pegawai. Peringkat ini ialah peringkat di mana pihak-pihak yang terlibat dengan pengendalian panggilan mula memberi perkhidmatan kepada pelanggan. Oleh yang demikian adalah penting untuk memberi layanan yang bersopan dan memenuhi kehendak pelanggan supaya mereka akan gembira untuk berurusan dengan organisasi kita. Peringkat ini bertujuan untuk memberi panduan kepada mereka yang terlibat dengan cara-cara yang terbaik untuk mengendalikan panggilan. Contoh amalan-amalan yang perlu dilakukan oleh pihak-pihak yang terlibat adalah seperti berikut:
Operator Telefon
Jika pemanggil ingin mendapatkan maklumat umum mengenai organisasi, beri maklumat yang tepat setakat yang anda ketahui.
Jika pemanggil masih memerlukan maklumat lanjut, maklumkan kepada pemanggil nama pegawai bertanggungjawab.
Jika pegawai bertanggungjawab berada di pejabat sambungkan panggilan. Semasa menyambung panggilan perkara perkara berikut perlu diberi perhatian:
Beritahu pemanggil kepada siapa panggilan itu disambungkan.
Sambungkan telefon kepada pegawai berkenaan dengan segera.
Jika pegawai berkenaan tidak ada di pejabat atau sambungannya sibuk, dapatkan pesanan sekiranya pesanannya ringkas. Bagi pesanan yang rumit, sambungkan panggilan kepada pegawai yang telah dikenalpasti (ketua kerani atau kerani di sesuatu bahagian) untuk melayani panggilan atau mengambil pesanan bagi pihak pegawai bahagiannya. Semua pesanan boleh dicatat dengan menggunakan borang pesanan (seperti contoh di m.s. 6). Antara perkara yang perlu diberi perhatian semasa mengisi borang pesanan:
Ø Eja nama pegawai yang akan menerima pesanan dan nama pemanggil dengan betul.
Ø Catatkan nombor telefon pemanggil, tarikh dan masa panggilan dengan betul.
Ø Ambil pesanan dengan tepat.
Ø Bacakan semula kepada pemanggil pesanan yang diberi untuk mengesahkan ketepatan pesanan.
Elakkan daripada memindahkan panggilan dari seorang pegawai kepada pegawai-pegawai lain tanpa mengambil berat pegawai mana yang benar-benar bertanggungjawab sehingga membuat pemanggil menunggu terlalu lama sebelum dapat bercakap dengan pegawai yang dikehendaki.
Jika pemanggil perlu menunggu lebih daripada 1 minit, tanya pemanggil sama ada mahu terus menunggu.
Jika pemanggil mahu terus menunggu, beritahu pemanggil dari semasa ke semasa bahawa panggilan masih belum dapat disambungkan.
Jika pemanggil mahu meninggalkan pesanan, catatkan pesanan ke dalam borang pesanan.
Sambungkan panggilan dengan serta merta apabila pegawai berkenaan telah menamatkan panggilan telefonnya yang terdahulu.
Serahkan borang pesanan kepada pegawai berkenaan dengan segera.
Pembantu Khas
Jika pemanggil hanya ingin mendapatkan maklumat tertentu beri maklumat tersebut dengan tepat.
Jika pemanggil ingin bercakap dengan pegawai anda, perkara berikut perlu diberi perhatian:
i. Pastikan sama ada pegawai anda mempunyai masa untuk menjawab panggilan telefon itu atau tidak. Jika beliau tidak mempunyai masa pada ketika itu beri alasan yang sesuai kepada pemanggil.
Contoh kata-kata yang sesuai ialah:
"Dr. Azmir sedang berbincang dengan pegawainya. Boleh saya dapatkan nama dan nombor telefon tuan, supaya Dr. dapat menelefon anda semula"
ii. Sekiranya panggilan boleh disambungkan kepada pegawai, contoh sebutan seperti berikut adalah sesuai:
Contoh kata-kata yang sesuai ialah:
"Tunggu sebentar, saya sambungkan panggilan"
Jika pemanggil mahu meninggalkan pesanan, catatkan pesanan ke dalam borang pesanan. Serahkan pesanan kepada pegawai berkenaan dengan segera.
Pegawai-pegawai
Jika pemanggil ingin mendapatkan maklumat terperinci mengenai sesuatu perkara khusus, bantu setakat yang anda ketahui.
Jika tidak mempunyai maklumat secukupnya ambil tindakan-tindakan berikut:
Ø Minta pegawai yang mempunyai maklumat untuk meneruskan penerangan.
Ø Jika maklumat terperinci memerlukan rujukan lanjut maklumkan kepada pemanggil bahawa maklumat tersebut akan disampaikan kemudian.
Ø Dapatkan butir-butir diri pemanggil bagi membolehkan beliau dihubungi semula apabila maklumat diperlukan telah disediakan.
Jangan membiarkan pemanggil menunggu lebih dari 1 minit tanpa alasan.
Jika pemanggil ingin bercakap dengan pegawai yang tidak ada di pejabat dapatkan pesanan (jika ada) dengan menggunakan borang pesanan.
Beberapa contoh kata-kata yang sopan seperti berikut boleh dijadikan panduan oleh pihak-pihak yang terlibat semasa menyambut panggilan.
o "Dr. Hamid tidak ada di pejabat, boleh saya beritahu beliau siapa yang memanggil?"
o "Dr. Musa tidak ada di pejabat pada masa ini, boleh saya mengambil pesanan untuknya?"
o "En. Aziz baru keluar dari pejabat, boleh saya beritahu dia siapa yang memanggil supaya beliau boleh membuat panggilan kembali?"
o "En. Idris bercuti sehingga hari Sabtu minggu depan, bolehkah saya tolong Encik?"
o "En. Mazlan meminta saya memaklumkan bahawa beliau tidak dapat hadir ke mesyuarat pada pagi ini."
Beberapa contoh kata-kata yang perlu dielakkan semasa menjawab telefon:
o "Beliau belum sampai di pejabat lagi."
o "Beliau sudah balik."
o "Bye-bye."
o "Beliau sedang minum."
o "Apa nama awak?"
o "Ulang balik, saya tak dapat pesanan tadi."
o "Bagaimana mengejanya?"
o "Siapa telefon?"
o "Tunggu dulu."
o "Dia tak beritahu saya pun mana dia pergi."
o "Saya tidak tahu mana dia pergi, saya tak jaga dia."
o "Cepat cakap, saya sibuk sekarang."
o "Awak tahu apa maksud saya?"
Peringkat 4 Menamatkan Panggilan
o Peringkat ini juga melibatkan operator telefon, pembantu khas dan pegawai-pegawai. Ia bermula apabila perkhidmatan telah diberikan dan panggilan perlu ditamatkan. Peringkat ini bertujuan untuk memberitahu mengenai cara yang terbaik untuk menamatkan panggilan kerana kesemua hubungan baik yang telah dibina semasa perbualan telefon boleh musnah sekiranya panggilan tidak ditamatkan dengan bijaksana.
o Contoh amalan yang boleh dilakukan oleh semua mereka yang terlibat adalah:
Tamatkan panggilan dengan bersopan dan tidak tergesa-gesa. Ini akan memberi gambaran kepada pemanggil yang anda suka melayan panggilan mereka.
Tamatkan setiap perbualan dengan ucapan yang sesuai seperti contoh berikut:
"Terima kasih dan sila berhubung kembali jika ada sebarang masalah."

D. USAHA-USAHA BERTERUSAN UNTUK MENINGKATKAN KUALITI LAYANAN URUSAN MELALUI TELEFON
Untuk memastikan kualiti layanan urusan melalui telefon dipertingkatkan, usaha-usaha penambahbaikan perlu dilakukan secara berterusan. Usaha-usaha ini termasuklah:
Menyediakan peralatan telefon yang moden dan memudahkan perhubungan. Peralatan yang baik dan dibekalkan dengan selengkapnya dapat membantu semua pihak trelibat menjalankan tugas mereka dengan cekap dan berkesan.
Memberi latihan kepada operator telefon mengenai:
o cara mengendalikan alat dan panggilan telefon.
o cara melayan urusan telefon yang bersopan.
Memberi penerangan kepada operator telefon mengenai tugas, fungsi serta struktur organisasi dari semasa ke semasa supaya pemindahan panggilan dapat dilakukan dengan lebih tepat dan berkesan dan maklumat yang tepat dan terkini dapat disampaikan kepada pelanggan.

Mewujudkan satu sistem bagi merekod pergerakan keluar masuk staf jika operator telefon adalah juga penyambut tetamu di kaunter pintu masuk. Maklumat dari rekod ini boleh dirujuk oleh operator telefon untuk mengetahui sama ada pegawai/staf berkenaan ada atau tidak ada di pejabat.

E. Penutup
o Perhubungan telefon adalah salah satu bentuk komunikasi utama yang digunakan oleh semua pihak dalam mengendalikan urusan perhubungan setiap hari. Layanan yang memuaskan hati pelanggan adalah kunci bagi memupuk perhubungan yang baik dengan pelanggan dan sesama anggota dalam organisasi. Perkhidmatan telefon yang berkualiti akan hanya dapat diwujudkan sekiranya ada usaha-usaha bersepadu dan berterusan dari semua pihak yang terlibat.
o Adalah menjadi hasrat Kerajaan untuk memberikan perkhidmatan yang berkualiti kepada rakyat. Dengan yang demikian sewajarnyalah agensi Kerajaan meningkatkan kesedaran dan mengamalkan semua ciri-ciri perkhidmatan telefon yang berkualiti. Amalan ini seharusnya dilakukan bukan sahaja semasa melayani panggilan daripada pelanggan yang bersopan malahan akan lebih dihargai sekiranya dilakukan semasa melayan panggilan daripada pelanggan yang kurang bersopan.
o Dengan memberi perhatian dan keutamaan yang serius mengenai aspek ini, beberapa kebaikan seperti berikut dapat dicapai:
o Imej pejabat Kerajaan dapat ditingkatkan;
o Pelanggan akan berpuas hati dan gembira dengan perkhidmatan yang diterima;
o Aliran dan penyaluran maklumat berkesan; dan
o Suasana kerja yang baik diwujudkan.

o Walaupun sebahagian dari kita beranggapan bahawa perkhidmatan telefon adalah perkara remeh temeh, namun jika perkhidmatan tersebut dapat diberi dengan baik dan memuaskan hati pelanggan ianya akan dapat memberi gambaran baik mengenai imej organisasi berkenaan. Sebaliknya jika perkhidmatan yang diberikan adalah tidak berkualiti, imej organisasi akan terjejas di mata pelanggan. Segala usaha untuk memperbaiki urusan melalui telefon merupakan satu lagi langkah untuk menghayati budaya kerja cemerlang.

KEPIMPINAN

KEPIMPINAN

Pendahuluan

Penerimaan Islam secara meluas di Nusantara pada abad ke 13 masihi telah mengubah banyak nilai dalam masyarakat tempatan, termasuk yang berkait dengan "kepimpinan". Bermula daripada waktu itu Islam telah mengambil peranan kepimpinan yang meluas dan merangkumi hampir semua kegiatan hidup termasuk keagamaan, Ibadat, keilmuan, sosial, politik dan sebagainya.1

Asas utama kepada kepimpinan yang meluas ini 1alah sifat Islam sendiri yang menyeluruh. Misalnya, akidah atau pegangan hidup yang dibawa oleh Islam bukan sekadar menyentuh soal ketuhanan dan alam metafizika sahaja, tetapi juga merangkumi alam dan manusia. Dalam konsep yang luas ini, syirik iaitu pelanggaran terhadap prinsip tauhid yang menjadi asas aqidah berkenaan, bukan sahaja boleh berlaku disebabkan oleh penyembahan berhala atau memuja kuasa-kuasa ghaib semata-mata tetapi juga meliputi pemujaan terhadap sesama manusia dan kuasa-kuasa material dalam kehidupan biasa.

Berasaskan akidah ini Islam menegaskan bahawa alam dan manusia bukan suatu mistri, tetapi boleh difahami. Manusia adalah hamba Tuhan yang diberi peranan sebagai khalifah dibumi ini. Sedangkan alam dicipta untuk faedah dan kepentingan manusia.

Dalam hubungannya dengan hidup dan kebudayaan, akidah merupakan asas pemikiran bagi sistem keilmuan dan kemasyarakatan, termasuk sosial, ekonomi, politik dan sebagainya.

Bagi melaksanakan kepimipinan tersebut, dari segi akidah dan kepercayaan, Islam mengubah pandangan orang Melayu daripada mempercayai dewa-dewa seperti yang mereka anuti di zaman Hindu kepada mempercayai tuhan yang Maha Esa. Disamping itu mereka dibimbing mempercayai Nabi-Nabi, Rasul, Malaikat, Kitab-Kitab Suci, Hari Kiamat dan Qadha dan Qadar. Kemudian diikuti oleh kepimpinan kearah menunaikan amal Ibadat seperti yang terkandung dalam rukun Islam yang lima dan yang selain daripada itu.2

Di bidang adat dan istiadat pula, bagi mengubah tradisi animisme dan Hinduisme, agama Islam telah memimpin orang-orang Melayu kearah mengenali dan mengamalkan adat istiadat Islam sebagai ganti. Adat istiadat itu dilakukan sejak daripada individu itu lahir ke dunia hinggalah ke hari kematiannya.3

Dalam aspek keilmuan, Islam telah memimpin masyarakat Melayu kearah menenali pengetahuan yang bercorak falsafah.4 Dengan itu Islam telah memperkenalkan pemikiran yang bercorak rasional dan intelektual dalam masyarakat Melayu. Tamadun Islam telah mengubah penekanan daripada unsur-unsur estetika dalam kebudayaan Melayu seperti yang biasa berlaku pada zaman Hindu kepada pemikiran yang bercorak akliah.5 Dengan itu Islam mengubah tasawwur orang Melayu daripada yang bercorak metologi fantasi kepada pemikiran yang bercorak intelektual yang berdasarkan falsafah Islam dan mistik yang rasional dan ilmiah. Dengan itu Islam menekankan kedua-kedua aspek jasmani dan rohani untuk membangunkan masyarakat Melayu.

Dari segi sosial pula Islam menekankan unsur-unsur persamaan, keadilan dan sebagainya. Dengan itu Islam telah membawa satu perubahan yang radikal sebagai ganti kepada sistem Kasta Hindu yang membahagikan penduduk alam Melayu kepada beberapa susun lapis seperti di India. Islam juga menghapuskan semangat kedaerahan dan membentuk perpaduan dikalangan penduduk alam Melayu melaui konsep ummah atau masyarakat Islam.6

Dari segi politik pula, Islam telah membawa banyak perubahan. Misalnya, sistem feudalisme Hindu digantikan dengan sistem feudalisme yang diperkenalkan pada zaman kerajaan Abbasiah. Islam telah memberi corak keislaman dalam sistem kesultanan Melayu. Misalnya konsep Diraja telah diubah sifatnya daripada penjelmaan dewa kepada seorang pemerintah atau pemimpin rakyat sahaja. Sultan dalam pengertian Islam seharusnya menjalankan pemerintahan dengan adil dan bertimbang rasa kepada rakyat serta bertindak mengikut perintah Allah, membuat kebaikan dan mencegah kejahatan.7

Dalam bidang kesenian Islam telah mempengaruhi semua bidang kesenian Melayu, baik dalam seni lagu, seni tari, seni ukir, seni bina, seni hiasan, maupun seni drama. Begitulah juga dalam hal kesusasteraan.8

Kepimpinan Yang Menyeluruh

Kepimpinan biasa dihuraikan sebagai peranan sosial yang dimainkan oleh pemimpin dan diterima secara sepontan oleh pihak yang dipimpin berasaskan proses interaksi antara kedua belah pihak.9 Dalam konteks kertas kerja ini Islam dilihat sebagai suatu institusi kepimpinan yang memainkan peranannya berasaskan penerimaan masyarakat umum secara sepontan melaui proses interaksi yang tertentu.

Ternyata daripada apa yang dihuraikan di atas bahawa Islam, sejak mula kedatangannya lagi ke Nusantara telah memainkan peranan kepimpinan yang meluas, bukan sekadar sebagai agama dalam konsepnya yang sempit tetapi juga sebagai cara hidup dalam konsepnya yang luas dan menyeluruh.

Berdasarkan kepimpinan yang luas dan menyeluruh seperti itulah Islam berjaya menubuhkan masyarakat dan negara Islam di rantau ini. Di Malaysia, masyarakat dan negara Islam seperti itu mula ditubuhkan di Melaka pada awal abad ke Lima belas.10 Kemudian ia berkembang ke merata tempat diseluruh semenanjung, begitu juga ke Sabah dan Sarawak.11

Bagaimanapun, tempoh kepimpinan Islam yang menyeluruh ini tidak kekal lama. Bermula daripada kejatuhan Melaka ke tangan penjajah Portugis pada tahun 1511 M. Kepimpinan Islam di rantau ini mula tersingkir, bukan sahaja dalam aspek politik dan pemerintahan, tetapi juga dalam aspek-aspek yang lain termasuk pendidikan dan tamadun.

Terutama di bawah penjajahan Inggeris, Islam tidak lagi memainkan peranan pemimpin di Malaysia kecuali dalam hal-hal Ibadat ritual dan pendidikan agama dalam konsepnya yang sempit.

Malah, apabila Malaysia mencapai kemerdekaan dengan merdekanya Tanah Melayu pada tahun 1957, kepimpinan Islam di rantau ini gagal dibangkitkan kembali. Sebelum pemergian mereka, penjajah telah selesai menyiapkan pelapis dari kalangan penduduk Malaysia sendiri yang bakal mengambil alih kepimpinan berasaskan Sekularisme/Libralisme barat. Dengan itu kepimpinan Islam kekal di takok lama iaitu berfungsi hanya dalam aspek Ibadat ritual dan keagamaan dalam konsepnya yang sempit sahaja. Malah ia begitu terpinggir dan tidak termasuk dalam "arus perdana".

Penerimaan masyarkat Islam di Malaysia terhadap sekularisme barat telah meletakkan Islam sebagai satu "agama" pada suatu pihak disamping urusan kenegaraan di pihak yang satu lagi. Dualisme ini telah mempengaruhi corak umum kehidupan bermasyarakat dan bernegara dan menyukarkan kepimpinan Islam yang sebenarnya untuk berfungsi sepertimana sepatutnya.

Fenomena ini bukan sahaja lahir akibat daripada pengaruh barat, tetapi diperkukuhkan lagi oleh masyarakat Islam sendiri, termasuk mereka yang komited dengan pengajaran Islam. Bagi menghadapi kekuasaan penjajahan di negara ini para pemimpin Islam sendiri telah membina benteng pemisah antara Islam dan kehidupan harian dalam negara dengan alasan bahawa apa yang diamalkan di bawah kuasa penjajahan itu bertentangan dengan ajaran Islam dan perlu dijauhi.

Usaha Kebangkitan Semula Kepimpinan Islam

Dengan lain perkataan, secara umumnya, sejak kekuasaan penjajah sampai sesudah merdeka, Islam di Malaysia telah diletakkan oleh para penganutnya pada kedudukan difensif. Kedudukan yang negatif ini telah menjadikan kepimpinan Islam seolah-olah kehilangan fungsi dan tidak berdaya lagi untuk kembali berperanan terutama kerana masyarakat telah jauh lebih maju daripada cita-cita kepimpinan Islam sendiri yang ada.

Malah, apabila umat Islam sedar dan berhasrat untuk mengembalikan kepimpinan Islam ke tampuknya yang asal mereka berpecah kepada berbagai aliran pemikiran yang menjadi asas kepada corak kepimpinan yang mahu dipulihkan itu. Secara umumnya aliran-aliran tersebut biasa dikenali sebagai aliran tradisional, aliran moden dan aliran reformasi.12

Aliran tradisional bersikap konservatif dan mempertahankan yang lama. Bagi aliran ini sejarah adalah sumber aspirasi dan perlu dipertahankan. Kerana itu mereka bersikap negatif terhadap pembaharuan dan perubahan. Pada pandangan mereka ini kepimpinan Islam perlu berkait rapat dengan tradisi dan tidak boleh menyerap nilai-nilai baru yang dikatakan banyak dipengaruhi oleh Barat.13

Aliran moden banyak dipengaruhi oleh kebudayaan dan pemikiran Barat moden. Antara nilai yang menjadi asas kepada kepimpinan corak ini ialah penolakan terhadap soal-soal emosi, kekudusan dan tindakan yang tidak rasional.14

Sementara aliran reformasi pula menekankan perkembalian kepada ajaran Islam yang murni bagi membersihkan kepimpinan Islam daripada pemalsuan dan penyelewengan. Dari segi ini ia mempunyai banyak persamaan dengan aliran tradisional. Bagaimanapun, aliran ini berkait erat dengan ijtihad baru. Dalam konteks ini ia berbeza daripada aliran tradisional.15

Sehingga abad ke 19 kepimpinan Islam di Malaysia lebih bercorak tradisi. Aliran ini terus memainkan peranannya sehingga ke abad 20 melalui para ulama yang gigih menyambung tradisi sebelumnya. la berasaskan kepada pemikiran tradisional yang disebarkan di pusat-pusat pengajian agama (pondok) yang berserakan di seluruh Malaysia.16 Kepimpinan corak ini menekankan nilai-nilai tradisi yang tersimpul dalam konsep fardhu ain, iaitu pembinaan peribadi muslim berasaskan akidah, fiqh, akhlak dan tasawuf.

Dalam melalui proses perkembangan seterusnya aliran kepimpinan tradisional ini pernah mengalami pembaharuan. la terutama sekali dihasilkan oleh gerakan-gerakan dakwah, seperti Gerakan Jamaah Tabligh dan Pertubuhan al-Arqam. 8erbeza dengan kepimpinan tradisional konservatif sebelumnya, gerakan tradisional baru ini memberi tumpuan yang agak serius kepada soal-soal pembinaan masyarakat Islam. Mereka memberi tumpuan yang banyak kepada soal-soal pendidikan, sosial, ekonomi dan malah politik.

Corak kepimpinan modermis pula lahir pada akhir abad ke Sembilan belas apabila pertubuhan-pertubuhan Islam lahir di Tanah Melayu. Secara umumnya kepimpinan corak ini merupakan reaksi terhadap proses modernisasi yang dilaksanakan oleh penjajah barat di Tanah Melayu pada waktu itu.17

Kepimpinan corak ini lahir dalam bentuk pertubuhan-pertubuhan seperti pertubuhan-pertubuhan sosial dan pertubuhan-pertubuhan politik. Antara pertubuhan-pertubuhan sosial yang berpengaruh ialah gerakan sosial moden yang didokong atau dilindungi oleh kerajaan Inggeris. Selain daripada itu ialah pertubuhan bahasa dan sastera, persatuan guru dan persatuan pelajar.18

Dalam politik, kepimpinan bercorak modernis ini berkait rapat dengan faham kebangsaan atau nasionalisme.19 Di Malaysia, nasionalisme dapat dibahagikan kepada dua iaitu konservatif dan radikal.

Di antara organisasi politik awal yang bercorak nasionalisme konservatif ialah pertubuhan Melayu Bersatu (UMNO) 1946. Sifat konservatif UMNO bukan hanya sekadar mempertahankan tradisi kebangsaan Melayu, tetapi juga mempertahankan tradisi kerjasama dengan pihak penjajah. Kerana corak kepimpinan yang konservatif inilah penjajah Inggeris bersetuju mengadakan perbincangan dengan UMNO yang kemudiannya menghasilkan perlembagaan persekutuan Tanah Melayu pada tahun 1948.20 Berasaskan corak kepimpinan seperti itulah juga UMNO menang mutlak dalam pilihanraya umum 1955.

Sementara yang bercorak nasionalisme radikal pula ialah seperti Kesatuan Melayu Muda (KMM) (1937).21 Kerana coraknya yang radikal ini ia telah dihapuskan oleh penjajah Inggeris pada tahun 1941 dengan menangkap para pemimpinnya. Nasib yang sama dialami oleh pertubuhan- pertubuhan radikal yang lain seperti Parti Kebangsaan Melayu Melayu (PKMM) (1945), Angkatan Pemuda Insaf (API) (1946) dan Parti Rakyat Malaya (PRM) (1955).

Kepimpinan bercorak reformasi atau Islah pula tumbuh dan berkembang melalui tokoh-tokoh agama yang menerima perkembangan baru dalam pemikiran Islam. Antara mereka ialah Syekh Muhamad Tahir Jalaluddin (1869-1956), Syed Syekh al-Hadi, Tok Khurasan (1875-1944), Haji Wan Musa bin Abdul Samad (1895-1957) dan ramai lagi.22 Kepimpinan bercorak ini dikembangkan melalui penulisan, seperti Majalah al-Imam23 (1906-1908), al-Ikhwan (1926), Saudara (1928) dan Pengurusan (1918-sekarang).24 la juga dikembangkan melalui madrasah-madrasah atau sekolah-sekolah agama yang mengajar ilmu-ilmu agama dan menawarkan juga ilmu-ilmu semasa.25

Kepimpinan bercorak ini kemudiannya berkembang melalui parti- parti politik Islam yang ditubuhkan. Paling awal ialah Hizbul Muslimin (HAMIM) yang ditubuhkan pada 1948 oleh Ustaz Abu Bakar al-Baqir. Bagaimanapun parti ini dibubarkan apabila tokoh-tokoh utamanya ditangkap di bawah perintah darurat 1948.26

Pada tahun 1951 sayap agama dalam UMNO menubuhkan Persatuan Ulama Malaya yang kemudiannya berubah menjadi Persatuan Islam se Tanah Melayu (PAS) yang benar-benar terpisah daripada UMNO.27 Antara tokoh-tokoh utama yang pernah memimpin parti ini ialah Dr Burhanuddin al-Helmi, Ustaz Zulkifli Muhammad dan Dato' Muhammad Asri Haji Muda. Bagaimanapun, berbanding dengan UMNO parti ini kurang berjaya dalam perjuangan politiknya.

Selain politik, kepimpinan bercorak reformasi ini juga terbentuk dalam gerakan dakwah dan pertubuhan-pertubuhan pelajar. Antaranya ialah gerakan al-Imam yang ditubuhkan pada 1928.28 Persatuan Mahasiswa Islam Universiti Malaya (PMIUM) yang ditubuhkan pada 1956, Persatuan Kebangsaan Pelajar-Pelajar Islam Malaysia (PKPIM) (1965), Pertubuhan al-Rahmaniyah (1963) dan Angkatan Belia Islam Malaysia (ABIM) (1971).

Penutup

Nyatalah daripada huraian di atas bahawa kepimpinan Islam di Malaysia telah mengalami sejarah perkembangan yang tersendiri. Perkembangan ini tentu sekali didorong oleh berbagai-bagai faktor samada yang bersifat tempatan atau antara bangsa.

Apa yang penting disebut disini ialah kepimpinan yang berbagai corak ini di Malaysia sekarang secara umumnya bertelingkah antara satu sama lain. Adalah suatu kenyataan yang tepat apabila dikatakan bahawa krisis yang dihadapi oleh umat Islam di Malaysia sekarang bukan berpunca daripada penerimaan atau penolakan terhadap Islam sebagai dasar hidup, tetapi lebih kepada krisis kepimpinan.

Adalah menjadi tanggungjawab umat Islam yang insaf di Malaysia sekarang untuk mencari jalan kearah persefahaman diantara corak-corak kepimpinan yang ada ini.