SOALAN LATIHAN DAN SKIMA JAWAPAN

Soalan 3 :
a) Jelaskan apakah yang dimaksudkan dengan manual prosedur kerja dan fail meja.
b) Nyatakan empat (4) perbezaan di antara kedua-duanya.

Soalan 7 :
Mengikut peraturan 21(1) dalam “Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) (Pindaan) 2002”, “seorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan kumpulan Pengurusan & Profesional adalah dilarang mengambil aktif dalam aktiviti politik”.
Nyatakan lima (5) aktiviti politik yang dimaksudkan itu?

Jawapan : Soalan 3 (a)
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Sebelum Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) diperkenalkan, pekerja-pekerja dalam jabatan/organisasi mejalankan tugas berasaskan pengetahuan, pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja yang lama. Dengan yang demikian, terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaaan ini melambatkan penyelesaian dalam pelaksanaan sesuatu tugas. Oleh yang demikian, MPK dan FM telah diperkenalkan.

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dua dokumen utama yang menjadi rujukan/panduan rasmi kepada pekerja-pekerja untuk menghasilkan satu sistem kerja yang lebih berkesan dan berkualiti. Kedua-duanya adalah saling berkait. MPK mengandungi maklumat-maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/organisasi seperti latarbelakang dan rasional penubuhan, objektif, fungsi, prosedur, dan pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur, manakala FM merupakan satu dokumen yang dirangka khusus untuk memberi panduan yang terperinci mengenai tugas dalam bidang-bidang tertentu yang harus dilaksanakan oleh setiap kakitangan untuk merealisasikan objektif, misi, dan fungsi sesebuah jabatan/organisasi.

MPK merupakan satu proses pendokumentasian yang sistematik dari segi susunan cara bekerja. Setiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang tidak dijalankan mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh mendatangkan kelewatan dan pembaziran masa. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat, satu cara yang sistematk perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dapat dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ianya dapat dijadikan sebagai bahan panduan. Dengan ini. cara bekerja yang jelas dan teratur akan dapat meningkatkan produktiviti jabatan/organisasi.

FM berperanan unutk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam jabatan/ organisasi. FM dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugasan yang dijalankan. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab setiap individu dalam jabatan/organisasi. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam FM merupakan garis panduan langkah demi langkah yang dapat mendorong setiap individu menjalankan tugas dengan cekap.

Peruntukan kuasa dan undang-undang yang berkait dengan tanggungjawab setiap individu turut dinyatakan dalam FM. Objektif jabatan serta objektif dan carta bahagian/unit yang menunjukkan kedudukan individu dalam bahagian/unit masing-masing akan membantu setiap individu memahami peranan mereka. Setiap individu dapat memahami peranan masing-masing dalam sesebuah jabatan/organisasi dan boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan/organisasi. FM merupakan dokumen panduan setiap individu bagi menjalankan tugas setiap hari dan harus ditempatkan di meja masing-masing.

Setelah MPK dan FM diperkenalkan, banyak kerja-kerja telah dikemaskinikan dengan lebih teratur dan kemas. Terdapat banyak kebaikan yang boleh diperolehi dari penggunaan sistem ini. Antaranya seperti semua rekod dan peraturan kerja telah dijadikan rujukan rasmi, wujud keseragaman dalam cara menjalankan kerja, mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas dan sebagainya. Adalah dijangkakan, dengan berpandukan MPK dan FM, tugas, tanggungjawab, kecekapan serta keberkesanan setiap individu dalam jabatan/organisasi dapat dipertingkatkan.

Jawapan : Soalan 3 (b)
Perbezaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian, setiap jabatan/organisasi perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini dapat dinyatakan dalam gambarajah dibawah:

Manual Prosedur Kerja

Dokumen rujukan peringkat jabatan
Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan
Satu MPK untuk satu jabatan
Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan

Fail Meja

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan
Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu
Satu FM bagi satu jawatan
Mengandungi panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

Jawapan : Soalan 7

Seorang pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan & Profesional adalah dilarang mengambil bahagian aktif dalam aktiviti politik atau memakai mana-mana lambang sesuatu parti politik, dan khususnya beliau tidak boleh:

(i) membuat apa-apa pernyataan awam, sama ada secara lisan atau bertulis, yang memberikan suatu pandangan yang berat sebelah atas apa-apa perkara yang menjadi isu di antara parti-parti politik

(ii) menerbit atau mengeliling buku, majalah atau risalah yang mengemukakan pandangannya yang berat sebelah atau pandangan orang lain, atas apa-apa perkara yang berkaitan dengan mana-mana parti politik

(iii) terlibat dalam merayu undi bagi menyokong mana-mana calon pada suatu pilihanraya umum, pilihanraya kecil, atau apa-apa pilihanraya untuk apa-apa jawatan dalam mana-mana parti politik

(iv) bertindak sebagai seorang ejen pilihanraya atau ejen tempat mengundi atau atas apa-apa sifat untuk atau bagi pihak seseorang calon dalam sesuatu pilihanraya bagi Dewan Rakyat atau mana-mana Dewan Undangan Negeri

(v) memegang atau masuk bertanding untuk apa-apa jawatan dalam mana-mana parti politik