PENGURUSAN FAIL YANG SITEMATIK

PENGURUSAN FAIL YANG SISTEMATIK

Kedudukan Sebelum Tindakan Dijalankan

1. Kerap menerima rungutan dari Pegawai-pegawai tentang masalah yang berhubungkait dengan fail.
2. Mengambil masa yang lama untuk mendapatkan sesuatu fail.
3. Kelewatan mengesan fail dan surat akan mengakibatkan sesuatu tindakan lewat atau tidak dapat diambil dengan segera yang mana akan menjejaskan imej jabatan.
4. Kesukaran menentukan kemasukan surat ke dalam fail berlaku kerana tajuk fail yang banyak.
5. Tajuk dan nombor fail yang banyak ini mengelirukan pencari fail untuk memasukkan surat-surat ke dalam fail yang tepat dan betul.
6. Kulit fail yang digunakan selalu koyak.
7. Dalam sebulan sekurang-kurangnya 3 kulit fail yang koyak.
8. Walaupun kulit fail ini dibaiki serta di gam, fail akan koyak semula.
9. Fail akan kelihatan lebih buruk apabila koyakan ini digam berulangkali.
10. Pegawai yang menggunakan fail serta keluar dan masuk fail tidak direkod dengan sempurna.
11. Perjalanan fail serta rekod-rekod keluar dan masuk fail ini tidak bersistematik.

Tindakan Yang Telah Dilaksanakan

Tempat menyimpan fail telah diubahsuai baru dengan mengambilkira akan aspek keselamatan, kecantikan dan kesesuaian dengan cara penyimpanan dan jenis kulit fail yang akan digunakan. Rak ini dapat menghindar dari ancaman anai-anai, bubuk-bubuk, tikus dan serangga serta terhindar daripada kelembapan.

Tempat penyimpanan fail baru telah dibuat dalam dua peringkat. Peringkat pertama mula dilaksanakan pada tahun 1994 di mana melibatkan fail-fail Jabatan. Peringkat kedua melibatkan fail Pekeliling Perkhidmatan, Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Am, Pekeliling kontrak serta surat-surat Pekeliling Am. Peringkat kedua telah dilaksanakan sepenuh pada Januari 1998.

Kulit fail dari jenis keras digunakan. Sebelum ini kami menggunakan kulit fail nipis Am 435 tetapi tidak berkesan kerana sukar disusun secara menegak serta nombor fail tidak dapat dilihat. Apabila kulit fail keras ini ditutup isi kandungannya dikeluarkan dan digantikan dengan kulit fail nipis Am 435 Pin 1/80 dimana kulit fail keras tersebut boleh digunakan dengan membuat jilid jilid seterusnya.

Jumlah tajuk fail dikurangkan dari 393 kepada 137. Fail yang tidak aktif dilupuskan. Fail tutup yang tidak dikehendaki lagi oleh jabatan untuk urusan harian dipindahkan ke Arkib Negara. Fail tidak aktif tetapi masih diperlukan disimpan dalam setor khas yang dibuat rak kayu dan berkunci. Apabila fail-fail ini dikurangkan bilangannya, fail lebih mudah diuruskan. Peratus fail dan surat yang lambat dikesan turut berkurangan.

Format rekod perjalanan dan penyimpanan fail digunakan. Bahagian pendaftaran fail akan merekodkan pengedaran fail dengan mencatatkan nama Pegawai atau bahagian mana fail telah diedar serta tarikh diedarkan.

Menyediakan 2 buah buku daftar surat menyurat:-

Buku 1:mencatatkan semua butir-butir seperti nombor fail, tarikh surat, perkara dan daripada siapa surat tersebut diterima. Untuk memudahkan fail dan surat dikesan bilangan faii dan rujukan dicatatkan bersebelahan rekod ini.

Buku 2:mencatatkan maklumat mengenai resit-resit dan bil yang diterima seperti tarikh resit, nombor resit, alamat pengirim dan perkara-perkara berkaitan dengan resit tersebut.
Pelekat warna digunakan untuk memudahkan fail dikenali serta diletak atau dikeluarkan dirak- rak yang disediakan kerana fail-fail ini diasingkan mengikut warna bahagian masing masing.