ARAHAN PERKHIDMATAN

ARAHAN PERKHIDMATAN

• Tanggungjawab Kerajaan untuk mentadbir negara supaya kepentingan rakyat terpelihara
• Bagi melaksanakan dasar-dasar yang ditetapkan maka jabatan-jabatan telah ditubuhkan.

1. Mengemaskan Pentadbiran Pejabat

Perkara yang perlu diberi perhatian dalam jabatan
Aspek pentadbiran.
i. Carta organisasi
ii. Mencapai objektif jabatan
iii. Bimbingan dan latihan
iv. Menyelaras aktiviti (Bahagian/Unit)
v. Menyediakan panduan kerja
vi. Pembahagian kerja dan penurunan kuasa

• Menggalakkan perhubungan kakitangan yang baik
• Perhubungan baik dengan orang ramai.

• Menyemak semula fungsi-fungsi jabatan.
• Mengkaji aktiviti-aktiviti jabatan.
• Senarai tugas.
• Nasihat
* Dari jabatan lain
* Dari Bahagian Penyelarasan Perlaksanaan dan Kemajuan Pentadbiran
* Dari Jabatan Perkhidmatan Awam
• Melahirkan semangat satu pasukan.
• Latihan dalam jabatan
• Pusingan kerja antara kakitangan

• Perlu hubungan baik dengan orang ramai JANGAN
- Pilih kasih
- Mengherdik atau mencaci orang yang daif atau kurang pengetahuan
- Angkuh

• Perlu berlaku adil/saksama (boleh beri keutamaan kepada warga tua/perempuan hamil)
• Kemudahan untuk orang ramai
- Kaunter
- Mengeluarkan borang rasmi
- Menyediakan tempat menulis
- Tempat menunggu
- Tempat beratur


‹ Sistem Penilaian Prestasi melibatkan proses penetapan SKT,penilaian pelakuan dan pencapaian
pegawai dalam tempoh masa tertentu bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti jabatan.
‹ Hasil penilaian ini membolehkan pihak pengurusan mengambil tindakan, pertimbangan dan keputusan berkaitan dgn. pengurusan dan kemajuan kerjaya PYD

Menentukan penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi,kebolehan,keistimewaan
serta kemajuan pegawai

Menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat,pemangkuan,pinjaman dan
pertukaran sementara.

° Menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk pergerakan dan anjakan gaji
° Menentukan penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang kebesaran serta surat
penghargaan
° Mengenalpasti keperluan latihan
° Memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkat prestasi serta motivasi pegawai

Û Penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif,adil dan telus
Û Penilaian hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja dan tingkahlaku yang
dipamerkan oleh PYD ke arah pencapaian objektif jabatan yang ditetapkan
Û Menggalakkan persaingan positif

∑ Membolehkan prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan meyakinkan
∑ Membolehkan ketua perkhidmatan melaksanakan sistem penilaian prestasi mengikut kesesuaian perkhidmatan tertentu
∑ Membolehkan SPP digunakan dalam pelbagai fungsi pengurusan sumber manusia

Penetapan SKT

Penilaian prestasi yang objektif,adil & telus

Pengiktirafan kegiatan dan sumbangan diluar tugas rasmi

Penetapan wajaran markah mengikut aspek penilaian prestasi yang bersesuaian dengan
setiap kumpulan pegawai

Pemakaian lima jenis borang LPPT mengikut kumpulan pegawai JPA(Prestasi) 1/2002;2/2002;3/2002;4/2002 dan 5/2002

peranan Panel Pembangunan Sumber Manusia sebagai pihak yang memastikan penilaian dibuat dengan objektif,adil dan telus

PANDUAN BAGI PENILAIAN YANG OBJEKTIF, ADIL DAN TELUS

• Penilaian dibuat secara berterusan berdasarkan pencapaian kerja sebenar PYD
• tidak dibuat secara tergesa-gesa atau dilakukan di saat akhir
• dibuat tanpa dipengaruhi tahun-tahun sebelumnya
• tidak dipengaruhi oleh faktor pilih kasih

• Pegawai penilai tidak bersifat terlalu murah hati atau sebaliknya
• pegawai penilai tidak mengambil jalan mudah dengan memberi markah dalam lingkungan pertengahan
• penilaian dibuat dengan keyakinan bahawa PYD merupakan aset terpenting dan boleh dimajukan dari semasa kesemasa
• tidak memberi perhatian kepada perkara yang baru berlaku (positif atau negatif)

• Merupakan buku catatan pegawai yang mengandungi tarikh tarikh lantikan pengesahan dalam
jawatan, kemasukan dalam perjawatan berpencen, keputusan-keputusan peperiksaan, tindakan
tatatertib, kenaikan pangkat, kursus-kursus yang dihadiri, cuti tidak bergaji, pinjaman
bergaji, pinjaman perumahan, dll yang dicatit beserta dengan rujukan kuasa.

C. SIJIL PERKHIDMATAN DAN SURAT TAKZIM

• Dikeluarkan bagi menghargai jasa dan sumbangan atas perkhidmatan seseorang pegawai
• Dikeluarkan apabila meninggalkan perkhidmatan atas sebab-sebab persaraan atau berhenti dengan rekod yang baik

• Perlantikan dan kenaikan pangkat kumpulan Pengurusan dan Profesional
• Perlantikan mengikut undang-undang
• Pengosongan Jawatan tanpa cuti atau lain-lain sebab yang munasabah

• Sistem Baru Penilaian Prestasi Anggota Perkhidmatan Awam, Malaysia
PERKARA-PERKARA PERKHIDMATAN

KENYATAAN PERKHIDMATAN
• Kenyataan Perkhidmatan perlu direkod penuh
• Kenyataan Perkhidmatan Induk
• Sijil Perkhidmatan Dan Surat Takzim

Takzim
- Persaraan Persaraan
• Mengeluarkan perlantikan kenaikan pangkat dan pengosongan jawatan.


• Sejenis komunikasi bertulis secara sehala bagi menyampaikan suatu pesanan dari satu pihak
kepada pihak yang lain

• Tujuan untuk memberi kefahaman dan menambah pengetahuan mengenai peraturan
membuat surat,mengirim surat dan menerima surat.
• pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan satu aspek yang paling penting.

• Terbuka - dokumen rasmi yang tidak diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad
• Terhad- Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkat rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan
Contoh:
• Buku-buku jabatan bagi maksud arahan
• Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa jabatan

Sulit
• Dokumen rasmi ,maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika dideadahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau menguntungkan sebuah kuasa asing.

Contoh dokumen sulit
• Laporan-laporan perisikan biasa
• Laporan kenaikan pangkat
• Kertas soalan/keputusan peperiksaan
• dokumen tender
• keputusan PPG

Rahsia
• Dokumen rasmi,maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara,menyebabkan kerosakan besar kepada
kepentingan dan martabat sesebuah kuasa asing.

Contoh Dokumen Rahsia

• Surat-surat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting
• maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-
kegiatannya
• Kertas untuk pertimbangan Jemaah Menteri seperti permohonan penyelarasan gaji

Rahsia Besar
• Dokumen rasmi,maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan akerosakan yang amat besar kepada Malaysia.

Contoh Dokumen Rahsia Besar
• Maklumat-maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan
penempatan barisan peperangan angkatan tentera jika berlaku peperangan.
• Kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan
perkara-perkara politik dan ekonomi.

• Poskad
• Surat biasa
• Surat berdaftar
• Surat berdaftar akuan terima
• Bungkusan

Membuat Surat Rasmi

• Kepala Surat - muka petama hendaklah ditaip di atas kertas yang mempunyai nama dan
alamat jabatan
• Nombor fail dan Tajuk Surat - setiap surat perlu ada nombor fail, tarikh dan tajuk Ini
dapat mengesan surat-surat dan untuk mengambil tindakan lanjut

• Rujukan Silang- jika suatu surat itu merupakan jawapan kepada surat yang di terima, maka perlu menyebut rujukan surat yang dibalas itu.
• Kata-kata Hormat - mulakan dengan ‘Tuan /Puan’ dan akhiri dengan ‘Saya yang menurut
perintah’

• Tajuk Surat - satu surat dihadkan kepada satu tajuk sahaja. Tajuk membayangkan kandungan
surat yang berkenaan.
• Kandungan Yang Jelas - tiap-tiap surat itu akan terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan pembaca
• Perenggan Bernombor dan Muka Surat
• Tanda Pengkelasan - Sulit, Rahsia

Surat-surat yang diterima
• Asingkan surat-surat

œ Persendirian
œ Jabatan
œ Untuk Perhatian
œ Tersalah Alamat

• Buka Surat (Jabatan)
– Cop tarikh terima
– masukkan ke dalam fail berkenaan
– minit
• Mengkandungkan Surat
– tentukan tajuk
– dapatkan fail
– tebuk lubang sebelah kiri
– nombor kandungan
– buat catatan di kertas minit

• Menulis Minit
* Kepentingan
* Cara Menulis Minit
-Nombor setiap perenggan
- Ditulis jelas
-Minit yang panjang ditaip (jika lebih 1 muka surat – dikandungkan)
-Ditandatangan dan ringkasan jawatan

Melayani surat-surat yang diterima
• Memerlukan perhatian segera
• patut beri kepada pegawai pada hari diterima
• masukkan surat dalam fail berkenaan dan edar pada pegawai untuk tindakan
• rekod surat yang diterima
• surat mengandungi wang/barang berharga-daftar ikut AP 71

Menghantar surat
• Surat biasa
– pastikan surat lengkap
– asing mengikut tempat
– sampul surat rasmi
– cop jabatan

• Surat Berdaftar
œ Perkataan BERDAFTAR
œ Buku kira-kira belanja pos
œ Resit pos

• Dengan Tangan/Segera/Fak
– copkan Hantar Dengan
Tangan/Segera/Fak
– catatkan dalam buku ‘despatch’
– jarak kurang daripada 25 KM

Fungsi Surat
• Alat Perhubungan
• Sebagai Rekod
• Barang Bukti
• Imej


FAEDAH PENGGUNAAN
• Semua maklumat, surat, permohonan berkenaan sesuatu perkara akan dikumpul dalam satu fail
• Memudahkan pengesanan maklumat untuk tindakan
• Memudahkan latihan kepada kakitangan baru
• Memudahkan pertukaran kakitangan

UNTUK MENYENANGKAN TATACARA PENDAFTARAN DAN PENGENDALIAN FAIL
DENGAN CARA MENGGUNAKAN SENARAI PENGKELASAN YANG TELAH DITENTUKAN
DAN DIBERIKAN NOMBOR KOD MASING-MASING

BILA FAIL BOLEH DIWUJUDKAN

ß PERKARA BARU
ß FAIL LAMA DITUTUP

PEMBUKAAN FAIL BARU

V Tentukan tajuk fail
V Tentukan nombor rujukan fail
V Tentukan/pilih kulit fail mengikut taraf keselamatan
V Tuliskan tajuk fail & nombor rujukan fail pada kulit fail baru
V Buat catatan atas kertas minit
V Kandungkan surat dalam fail

PENYAMBUNGAN FAIL

• BILA FAIL LAMA DITUTUP
‹ tebal fail satu inci
‹ nombor kandungan/folio sampai kepada angka seratus

• GUNA TAJUK YANG SAMA
• GUNA NOMBOR RUJUKAN SAMA TAPI JILID BERIKUTNYA

SISTEM FAIL

DEFINISI:

• PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA
FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.
• TUJUANNYA ADALAH UNTUK KECEKAPAN SESUATU JABATAN

JENIS KUMPULAN FAIL

• ‘Housekeeping’ Meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perjawatan dan senarai kakitangan
• ‘Operational’ Meliputi fail-fail tentang fungsi asas sesuatu organisasi seperti rekod tanah untuk Pejabat Tanah, rekod pendapatan untuk Jabatan Hasil Dalam Negeri dsb.

TARAF KESELAMATAN FAIL

‹ TERBUKA
‹ TERHAD
‹ SULIT
‹ RAHSIA
‹ RAHSIA BESAR

WARNA KULIT FAIL

• Terbuka – Putih
• Terhad – Putih dan tercatit perkataan TERHAD
• Sulit – Hijau dan tercatit perkataan SULIT
• Rahsia – Merah jambu berpalang dan tercatit perkataan RAHSIA
• Rahsia Besar – Kuning dan berpalang merah dan tercatit perkataan RAHSIA BESAR

KAEDAH PENDAFTARAN

∑ MENGIKUT SIRI
∑ MENGIKUT TAHUN
∑ MENGIKUT PENGKELASAN PERKARA
∑ MENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

PERGERAKAN FAIL

° FAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARAN
° PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSI
° PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN

KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK

ß Kepadatan - Seboleh-bolehnya menggunakan ruang yang minima
ß Asesibiliti - Mudah untuk dirujuk
ß Ekonomi - Menentukan sistem penyimpanan fail adalah dengan kos yang minima
ß Keanjalan - Bagi maksud pembesaran ruang di masa hadapan

ß Rujukan Silang - Supaya memberi kemudahan dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau
rekod dapat di-cari di bawah berbagai tajuk
ß Jadual Pengasingan - Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan
ß Kelasifikasi - Untuk memberi kemudahan di dalam membuat rujukan

PENYEDIAAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

Nama Organisasi/Bah(TK)/Kod Organisasi/Kod Perkara Utama/Kod Pecahan Perkara Utama/Kod Pecahan Kecil Perkara Utama

PENGEDARAN FAIL

ß fail keluar/masuk direkodkan
ß fail telah digunakan hantar ke bilik pendaftaran
ß fail tebal diberikan jilid
ß fail berperingkat diasingkan
ß simpan dalam perhatian (sdp)

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP)

∑ Fail diperlukan pada masa atau tarikh yang ditetapkan oleh pegawai
∑ Kerani fail catat SDP fail yang diperlukan dalam buku harian rasmi atau buku daftar
∑ Fail diperolehi dari tempat simpanan pada masa dan tarikh yang diperlukan

PERKARA YANG PERLU DIAMBIL PERHATIAN
BILA BUKA FAIL
• beri tajuk ringkas yang sesuai
• satu fail satu perkara
• satu tajuk jangan ada lebih fail induk
• beri pengkelasan yang sesuai


PENGURUSAN REKOD KERAJAAN

DEFINASI
SEMUA JENIS GAMBAR, SURAT, DOKUMEN, REKOD, DAFTAR, BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN, GAMBAR, MIKROFILEM, FILEM WAYANG GAMBAR DAN RAKAMAN SUARA YANG DITERIMA ATAU DIKELUARKAN OLEH MANA-
MANA JABATAN KERAJAAN DALAM APA JUA BENTUK UNTUK TUJUAN MENJALANKAN DAN MENUNAIKAN URUSAN RESMI MEREKA.
(AKTA ARKIB NEGARA 1966)

REKOD
o Tidak boleh dimusnahkan tanpa kelulusan dari Ketua Pengarah Arkib Negara
o Ketua jabatan bertanggungjawab melakukan kajian semula setiap tahun
(Surat Pekeliling Am 1/97 – Ketua Jabatan bertanggungjawab melakukan Kajian Semula setiap
tahun bagi menyenaraipindahkan semua rekod yang berusia 5 tahun dari tarikh ianya ditutup)

PEMELIHARAAN REKOD
‹
TERHINDAR DARI AIR, PANCARAN MATAHARI TERUS MENERUS
‹
BILIK BERHAWA DINGIN
‹
PUNYA PEREDARAN UDARA YANG BAIK JIKA TIADA HAWA DINGIN
‹
DIBERSIHKAN SELALU
‹
SETIAP ENAM BULAN PERIKSA TEMPAT SIMPANAN REKOD
‹
PERSEKITARAN DISEMBUR RACUN SERANGGA

PEMELIHARAAN REKOD
‹
DILARANG MAKAN, MINUM, MEROKOK, LEPAK
‹
DILARANG JADI STOR PENYIMPANAN BARANGAN LAIN TERUTAMA BERBENTUK
CECAIR
‹
SIMPAN REKOD ATAS RAK YANG PUNYA JARAK 6 INCI DARI ARAS LANTAI
‹
JANGAN SUSUN TERLALU PADAT
‹
KERINGKAN REKOD DENGAN DIANGINKAN

MUSUHMUSUH-MUSUH REKOD

MUSUH REKOD
ß TIKUS
ß LIPAS
ß ANAI-ANAI
ß MANUSIA
ß HABA/SUHU
ß KELEMBAPAN
ß SILVERFISH
ß BOOKLICE
ß DLL

°
REKOD YANG TERUS DISIMPAN DI JABATAN ATAS KEPERLUAN TETAPI
TELAH MENCAPAI USIA 20 TAHUN DARI TARIKH IANYA DIWUJUDKAN PERLU
MENDAPAT KELULUSAN KHAS DARI JABATAN ARKIB NEGARA UNTUK TERUS
MENYIMPANNYA


i. Perkhidmatan Am
1. Kemudahan Perhubungan untuk urusan Kerajaan sahaja
2. Perhubungan Cepat Digalakkan
ii. Perkhidmatan Pos
iii. Peraturan-Peraturan Telegram
iv. Penggunaan Telefon


i. Alatulis
* Kawalan
* Pemeriksaan Bekalan
ii. Borang-borang Dan Rekod-rekod Bercetak
* Bersiri
* Rujukan Jabatan Peguam Negara (melibatkan perundangan)
* Borang kewangan – Akauntan Negara
* Dicetak oleh Percetakan Nasional

iii. Memesan Bekalan alatulis dan Borang-borang Bercetak
* Cetak – Percetakan Nasional
* Pemborong Yang Dhulurkan
iv. Mesin-mesin Pejabat
* Membeli
* Menyelenggara
v. Lain-lain Perkakas Pejabat
* Pesanan mengikut kontrak perbendaharaan


i.
Peraturan Am
* Buku Kedatangan (Punch Kad)
* Kebakaran
-
Mencegah (Latihan)
-
Pemeriksaan Tahunan Pemadam Api
-
Bilik Tahan Api
* Rekod perlu ditulis dalam dakwat kekal
* Bilik-bilik (saiz bilik)
* Kebersihan pejabat
* Mengemukakan Warta Kerajaan
* Menyemak bahan cetak
* Nasihat undang-undang

ii. Hubungan Dengan Pentadbiran Negeri
* Hubungan dengan Pegawai Daerah
* Lawatan Ketua Jabatan ke Daerah
* Hubungan dengan Setiausaha Kerajaan

SOALAN?