PANDUAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN

PANDUAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN
Nota dari Arkid Negara (ANM)

KANDUNGAN
Rekod Awam dan tanggungjawab anda
Pemeliharaan Rekod
Pemindahan Rekod
Jadual Pemisahan Rekod
Pemusnahan Rekod
Rancangan Rekod Penting Kerajaan

1. REKOD AWAM DAN TANGGUNGJAWAB ANDA

APA ITU REKOD AWAM

Di bawah Akta Arkib Negara No. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua kertas, dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem, wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas-tugas rasminya.
Dengan kata lain, Rekod Awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan (recorded information) berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.

KEPENTINGAN REKOD AWAM

Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara.
Rekod Awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan. Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh Kerajaan dan orang ramai.
Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan dan individu.
Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan anda untuk menjaga dan memeliharanya. Ini bersesuaian dengan matlamat Kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan Kerajaan.

TANGGUNGJAWAB ANDA TERHADAP REKOD AWAM

Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan anda perlukan di dalam urusan harian.
Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara sistematik dan dipelihara dengan baik.
Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan.
Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod yang tidak diperlukan.
Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan atau dimusnahkan.
Mempastikan semua rekod bernilai yangtelah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
Meminta kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan rekod-rekod yang tidak bernilai.
Mendapat khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-pegawai Arkib mengenai cara pengurusan rekod di jabatan anda.
Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan, Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Kerani Rekod perlulah dilantik.

2. PEMELIHARAAN REKOD

KENAPA REKOD PERLU DIPELIHARA?

Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang.
Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.

APA DIA MUSUH-MUSUH REKOD?

Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh :
faktor-faktor fizikal
faktor bilogikal,
kimiawi dan manusia.

FAKTOR BILOGIKAL

Terdiri daripada binatang/serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan binatang-binatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus, lembab, sesak dan kotor. Kulat dan cendawan juga merupakan agen perosak rekod.

FAKTOR KIMIAWI

Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya. Begitu juga dakwat dan bahan-bahan kimia lain yang digunakan ke atas rekod-rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna, bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod. Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang-kilang perindustrian dan kenderaan, di dalam jangkamasa panjang akan mendatangkan kesan buruk ke atas rekod.

FAKTOR MANUSIA

Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dokendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.

CARA-CARA PEMELIHARAAN REKOD

Tempat simpanan rekod mestilah terdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat yang mempunyai ciri-ciri berikut:
Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.
Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air.
Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba, sistem semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu rintangan api dan sebagainya.
Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.
Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu di antara 15°C - 18°C dan kelembapan bandingannya ialah 55% - 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat hawa dingin, kipas bolehlah digunakan untuk mendapatkan peredaran udara yang sempurna.
Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu menggunakan pencuci hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu.
Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pegesanan kembali rekod-rekod tersebut.
Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.
Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan perekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semua ke dalam fail dengan segera.

3. PEMINDAHAN REKOD

APA DIA PEMINDAHAN REKOD

Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.

KENAPA REKOD PERLU DIPINDAHKAN

Mempastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan lebih selamat untuk
Menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah lebih menjimatkan perbelanjaan di samping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.
Meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja disimpan di jabatan.

KUMPULAN REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN

Kumpulan-kumpulan rekod yang diwujudkan sebelum dan pada tahun 1948.
Kumpulan-kumpulan rekod peribadi/perkhidmatan kakitangan jabatan Kerajaan.
Rekod-rekod yang bernilai yang telah mencapai usia lebih dari lima tahun dari tarikh penutupannya. Keutamaan perlu diberi kepada rekod-rekod yang telah berusia lebih dari dua puluh tahun.
Rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan.
Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semula tarafnya kepada rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

KUMPULAN REKOD YANG TIDAK BOLEH DIPINDAHKAN

Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 1986) yang belum dikelaskan semula dan belum diturunkan tarafnya kepada rekod terbuka.
Rekod-rekod tertentu perlu disimpan di Jabatan disebabkan oleh kepentingan pentadbiran atau perundangan atau tidak boleh dibuka untuk rujukan awam kerana tertakluk kepada 'Standing Instruction/Order'. Aturan Perlembagaan Kanun dan Akta Jabatan tersebut. Sungguhpun begitu jabatan berkenaan perlu mendapat kebenaran daripada Menteri berkenaan menurut seksyen 8(2) Akta Arkib Negara Bil. 44/1966.

BAGAIMANA REKOD-REKOD DIPINDAHKAN?

Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.
Mengenalpasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.
Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikuti siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan.
Menyediakan Senarai Pemindahan Rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan samada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.
Memajukan dua salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan Penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.
Mendapatkan keputusan penilaian rekod sama ada rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.
Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.
Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.
Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.

BOLEHKAH REKOD-REKOD TERSEBUT DIRUJUK?

Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc. 79) yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia.
Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksmili dengan memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.
Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri.
Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula ke Arkib Negara Malaysia setelah digunakan di dalam tempoh sebulan. Jabatan perlu menghubungi Arkib Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.
Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh tiga bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.

4.JADUAL PEMISAHAN REKOD

APA ITU JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM.

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia bertujuan memudahkan sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan (disposal) ke atas rekod-rekod mereka. Dengan adanya jadual Pemisahan Rekod Awam sesebuah Jabatan/Agensi akan dapat mengetahui dengan mudah persoalan-persoalan berikut :
Selama mana sesuatu jenis rekod harus disimpan di Jabatan/Agensi.
Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan.
Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas tempoh simpanan rekod di Jabatan/Agensi Kerajaan dipatuhi dan semua tindakan ke atasnya selesai.

APA ITU REKOD AWAM.

Di bawah Akta Arkib Negara Malaysia no. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua jenis kertas, dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain yang diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan aktiviti-aktiviti rasmi jabatan atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai atau kakitangan awam semasa menjalankan tugas-tugas rasmi.

APAKAH KEPENTINGAN JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM.

Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Jabatan/Agensi Kerajaan.
Mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan/sejarah untuk disimpan di Arkib Negara Malaysia sebagai bahan penyelidikan.
Memberikan kelulusan kepada Jabatan/Agensi Kerajaan memusnahkan dengan segera rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.
Mengenalpasti rekod-rekod penting Kerajaan.
Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat.
Mengatasi masalah kesesakan ruang.

BAGAIMANA JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM DISEDIAKAN

Tindakan Jabatan/Agensi Kerajaan
Melantik Pegawai Rekod Jabatan.
Mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangan-cawangannya.
Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam.
Mengumpul maklumat mengenai akta, organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan/Agensi Kerajaan.
Mengenalpasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan.
Mengisi borang Inventori Rekod (Contoh borang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia)
Mengkaji rekod untuk menentukan nilainya.
Mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod.
Mendapatkan pengesahan dari Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan.
Memajukan 3 salinan borang Inventori rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan.
Mengedarkan Jadual Pemisahan Rekod Awam ke bahagian-bahagian untuk pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.
Mengkaji semula Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah disediakan setiap lima tahun.
Tindakan Arkib Negara Malaysia
Menyediakan draf jadual Pemisahan Rekod Awam berdasarkan borang Inventori rekod yang diterima dari Jabatan/Agensi Kerajaan untuk kajian Jawatankuasa Inventori/Jadual Pemisahan Rekod Awam Arkib Negara Malaysia.
Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atas Jadual Pemisahan Rekod Awam.
Menyediakan salinan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah diluluskan untuk simpanan dan edaran Jabatan/Agensi Kerajaan.
Memajukan sesalinan borang Inventori Rekod ke Jabatan/Agensi Kerajaan untuk simpanan.

Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu tanggungjawab yang penting dan harus diberi keutamaan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan. Kerjasama di antara Jabatan/Agensi Kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk menjayakannya.

5. PEMUSNAHAN REKOD AWAM

TAKRIF PEMUSNAHAN REKOD

Pemusnahan Rekod adalah proses akhir dalam pengurusan rekod di mana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.
Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi serta tidak mempunyai nilai utama (primary value) seperti nilai penyelidikan dan perundangan
Rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi.
Rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut Jadual Pemisahan Rekod Jabatan dan Jadual Pemisahan Rekod Am yang telah dipersetujui oleh Arkib Negara Malaysia dan Jabatan berkenaan.
Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun, resit, baucer lejer, jernal dan lain-lain lagi menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150).

KEPERLUAN PEMUSNAHAN REKOD

Mengatasi masalah kesesakan ruang pejabat.
Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat.
Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod.
Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.

PROSIDUR PEMUSNAHAN REKOD

Pemusnahan rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan.
Mempastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan yang ditetapkan.
Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang musnah dari rekod-rekod yang masih duperlukan untuk rujukan.
AMempastikan rekod-rekod yang hendak dimusnahkan mempunyai nombor dan tajuk/perkara seperti yang terdapat di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan Rekod Am atau borang-borang Inventori Rekod.
Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang dimusnahkan kepada Arkib Negara Malaysia dalam ukuran meter panjang/padu (ukuran bertimbun).
Pemusnahan Rekod yang tidak mempunyai Jadual Pemisahan
Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.
Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.
Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadangkan musnah oleh Arkib Negara Malaysia.
Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.
Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang musnah menurut Seksyen 10, Akta Arkib Negara Malaysia bil. 44/1966.
Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.
Pemusnahan rekod-rekod Kewangan
Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150). Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.
Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

CARA-CARA PEMUSNAHAN REKOD

Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975.
Dibakar atau menggunakan mesin perincih.
Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.

PENALTI KERANA MELANGGAR AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA NO. 44/1966

Pelanggaran peruntukan seksyen 10 Akta Arkib Negara Makaysia akan didenda sebanyak RM1,000 atau 6 bulan penjara atau kedua-duanya sekali menurut Seksyen 18 Akta Arkib Negara Malaysia No. 44/1966.

6. RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN

APA ITU REKOD PENTING KERAJAAN

Rekod Penting Kerajaan adalah rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera Kerajaan serta melindungi kepentingan Kerajaan dan hak-hak asasi individu.

APAKAH TUJUAN RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN?

Mengenalpasti Rekod-rekod Penting Kerajaan.
Menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama semasa kecemasan/bencana.

APAKAH JENIS KECEMASAN/BENCANA YANG BOLEH MEROSAKKAN REKOD?

Kecemasan/bencana yang boleh menyebabkan kerosakan kepada rekod-rekod adalah seperti berikut :
Kekacauan dan peperangan
Kebakaran
Kecurian/kehilangan/kerosakan
Bencana alam seperti banjir, ribut, tanah runtuh, gempa bumi dan sebagainya

APAKAH CARA-CARA MEMELIHARA REKOD PENTING KERAJAAN

Cara-cara untuk memelihara Rekod Penting Kerajaan adalah seperti berikut :
Menyimpan dan memelihara salinan asal Rekod Penting Kerajaan di tempat yang selamat.
Membuat salinan Keselamatan Rekod Penting Kerajaan dalam bentuk mikrofilem, mikrofis dan sebagainya.
Menyimpan salinan-salinan keselamatan di tempat yang selamat.